Timah Electronic Office (TEO)

Customer : PT. Timah Tbk
Lokasi : Pangkalpinang & Jakarta

Timah Electronic Office (TEO) adalah sebuah sistem E-Office yang dibuat khusus untuk PT. Timah Tbk.
yang dibuat untuk dapat mengkomodasi kebutuhan manajemen persuratan seperti proses pencatatan, pendistribusian, pembuatan surat sampai dengan pengarsipan surat

Timah Electronic Office (TEO) TEO adalah pengembangan dari produk SIPAS (Enterprise) yang dibangun dengan konsep taylormade dan adaptif, sehingga penerapan sistem TEO dapat sesuai dengan kondisi existing pada PT. Timah.

Permasalahan

Sistem persuratan masih menggunakan sistem manual sehingga memiliki beberapa kelemahan seperti :
  • Distribusi/Disposisi surat yang membutuhkan effort besar baik dari segi biaya, tenaga dan waktu proses distribusi
  • Kebutuhan penggunaan kertas tinggi
  • Pengarsipan kurang tertata
  • Pencarian arsip membutuhkan waktu yang lama

Solusi

Diterapkannya sistem E-Office yang sehingga dapat menyelesaikan permasalahan-permasalahan diatas, sistem yang diterapkan haruslah memiliki beberapa beberapa kelebihan seperti :
  • Adaptif, sehingga dengan mudah menyesuaikan kondisi dan kebutuhan pengguna
  • Reliable, karena akan digunakan oleh banyak pengguna
  • Easy to Use, sistem yang digunakan harus mudah untuk digunakan

Fitur Sistem

  • SURAT MASUK
    Surat yang diterima oleh instansi lain
  • DISPOSISI
    Pendistribusian surat masuk kepenerima terkait dalam internal kantor
  • EKSPEDISI
    Rincian Alur Distribusi Surat Menyeluruh
  • SURAT KELUAR
    Surat yang dikeluarkan untuk dikirimkan kepada instansi lain
  • KONSEP SURAT
    Rancangan untuk surat keluar
  • KORESPONDENSI SURAT
    Penyampaian surat dari satu pihak ke pihak lain
  • ARSIP BEBAS
    Pengarsipan file atau dokumen kantor
  • BANK SURAT
    Kumpulan dari semua surat
  • SURAT INTERNAL
    kebutuhan untuh pendistribusian surat dilingkungan internal kantor
  • PENOMORAN OTOMATIS
    Pemberian nomor surat secara otomatis
  • HAK AKSES
    Kemudahan pengaturan otoritas pengguna
  • PELAPORAN
    Sajian akurat data rekapitulasi surat

Spesifikasi Teknis

Programming Languange
  • PHP (Codeigniter), JavaScript
Markup Language
  • ExtJS, CSS 3, HTML 5
Database
  • MYSQL
Operating System Server
  • Ubuntu Server