Foto oleh Mike Stoll di Unsplash
Di kantor yang dokumennya mulai menumpuk, pertanyaan yang sama selalu muncul: “Yang terbaru yang mana?” dan “Dokumen ini nomor berapa?” Tanpa sistem penomoran, dua orang bisa memberi nama berbeda untuk dokumen yang sama, atau memakai nomor yang sama untuk dokumen berbeda.
Artikel ini membahas cara menyusun penomoran dokumen: komponen yang umum dipakai, contoh format, langkah membuatnya, dan cara menjaganya tetap konsisten. Contoh format di sini bersifat ilustrasi. Sesuaikan dengan struktur organisasi, jenis dokumen, dan kebijakan di tempat Anda.
Apa Itu Penomoran Dokumen?
Penomoran dokumen adalah aturan pemberian kode unik pada setiap dokumen kerja agar mudah dikenali, dicari, dan dirujuk. Yang dimaksud di sini adalah dokumen internal seperti SOP, instruksi kerja, formulir, kebijakan, laporan, dan kontrak.
Jangan tertukar dengan nomor surat. Nomor surat melekat pada satu surat keluar atau masuk, mengikuti tata naskah dinas, dan urutannya berjalan per tahun. Nomor dokumen melekat pada dokumen yang terus dipakai dan bisa direvisi berkali-kali. Cara menyusun nomor surat dibahas terpisah di penomoran surat yang benar.
Mengapa Dokumen Perlu Diberi Nomor
- Mudah dicari: satu kode cukup untuk menemukan dokumen, tanpa menebak nama file.
- Tidak ada dokumen kembar: setiap dokumen punya identitas yang tidak dipakai dokumen lain.
- Rujukan yang jelas: SOP bisa menyebut “lihat formulir FRM-HRD-003” tanpa membingungkan pembaca.
- Siap diaudit: ISO 9001:2015 klausul 7.5.2 meminta informasi terdokumentasi diberi identifikasi dan deskripsi yang sesuai, misalnya judul, tanggal, penulis, atau nomor referensi. Nomor dokumen adalah cara paling sederhana untuk memenuhinya.
Komponen Nomor Dokumen
Tidak ada format baku yang berlaku untuk semua organisasi. Yang umum dipakai adalah gabungan beberapa segmen yang dipisah tanda hubung atau garis miring:
- Kode jenis dokumen: misalnya SOP, IK (instruksi kerja), FRM (formulir), KBJ (kebijakan).
- Kode unit atau departemen: misalnya HRD, FIN, IT, OPS.
- Nomor urut: angka berurutan dengan jumlah digit tetap, misalnya 001, 002.
- Kode revisi: menunjukkan versi, misalnya Rev.00, Rev.01. Sebaiknya dipisah dari nomor dokumen, alasannya ada di bagian bawah.
- Tahun (opsional): dipakai bila nomor urut di-reset tiap tahun. Untuk dokumen yang berlaku bertahun-tahun, tahun justru bisa membingungkan.
Contoh Format Penomoran
Contoh pola sederhana: [Jenis]-[Unit]-[Urut], dengan revisi dicatat di kolom terpisah pada header dokumen.
- SOP-HRD-001: SOP Departemen HRD urutan pertama.
- IK-OPS-004: Instruksi kerja Operasional urutan keempat.
- FRM-FIN-012: Formulir Keuangan urutan ke-12.
- KBJ-IT-002: Kebijakan IT urutan kedua.
Organisasi yang lebih besar kadang menambah kode lokasi atau anak perusahaan di depan, misalnya JKT-SOP-HRD-001. Tambahkan segmen hanya bila memang dibutuhkan untuk membedakan dokumen. Semakin panjang nomor, semakin besar kemungkinan salah ketik.
Butuh solusi digital untuk bisnis Anda?
Langkah Menyusun Sistem Penomoran
- Inventarisasi jenis dokumen. Daftar semua jenis dokumen yang ada: kebijakan, SOP, instruksi kerja, formulir, laporan, kontrak.
- Tentukan segmen dan singkatannya. Pakai singkatan yang mudah diingat dan tidak ambigu. Catat arti setiap kode dalam satu tabel acuan.
- Tetapkan aturan nomor urut. Urut per jenis, per unit, atau per jenis dan unit sekaligus. Tentukan juga jumlah digit supaya urutan di daftar tetap rapi.
- Tunjuk pemegang daftar induk. Satu orang atau satu fungsi, biasanya document control, yang menerbitkan nomor dan memelihara daftar induk. Tanpa pemilik, nomor akan dipakai ganda.
- Tulis aturannya di SOP pengendalian dokumen. Aturan yang hanya diingat orang akan hilang saat orangnya pindah. Rujukan penyusunannya ada di SOP pengendalian dokumen.
- Terapkan ke dokumen lama secara bertahap. Beri nomor dokumen yang masih dipakai lebih dulu, lalu arsipkan sisanya. Memberi nomor ulang pada semua arsip lama biasanya tidak sebanding dengan manfaatnya.
Nomor Dokumen dan Nomor Revisi: Pisahkan
Kesalahan yang paling sering terjadi adalah memasukkan revisi ke dalam nomor dokumen, sehingga SOP-HRD-001 menjadi SOP-HRD-001-R2. Akibatnya, tiap revisi tampak sebagai dokumen baru dan rujukan di dokumen lain ikut patah.
Lebih rapi bila nomor dokumen tetap sama sepanjang hidup dokumen, sedangkan revisi, tanggal berlaku, dan penyetuju dicatat di tabel riwayat revisi pada halaman depan atau header. Dokumen lain cukup merujuk nomor dokumennya. Cara mengelola versi dibahas di version control dokumen.
Kesalahan yang Sering Terjadi
- Nomor dipakai ulang. Nomor dokumen yang dicabut tidak boleh diberikan ke dokumen lain. Tandai statusnya “tidak berlaku” di daftar induk.
- Penerbit nomor lebih dari satu. Dua departemen sama-sama menerbitkan nomor urut yang sama tanpa koordinasi.
- Kode terlalu rumit. Segmen yang terlalu banyak membuat orang malas memakainya dan mulai menamai file dengan cara sendiri.
- Nama file tidak mengikuti nomor. Nomor ada di header dokumen, tetapi nama file di folder berbeda sehingga pencarian tetap sulit. Jadikan nomor dokumen sebagai awal nama file.
- Daftar induk tidak diperbarui. Dokumen terbit, tetapi tidak dicatat sehingga nomor berikutnya bentrok.
Spreadsheet atau Sistem Manajemen Dokumen?
Untuk puluhan dokumen, daftar induk di spreadsheet masih memadai selama ada satu penanggung jawab dan aturan edit yang jelas. Masalah muncul saat dokumen mencapai ratusan, banyak orang menerbitkan dokumen sekaligus, atau revisi dan persetujuan harus ditelusuri untuk audit.
Pada tahap itu, sistem manajemen dokumen membantu karena nomor dapat dibuat otomatis sesuai pola, revisi tersimpan bersama riwayatnya, dan hak akses dapat dibatasi. Gambaran fungsinya ada di document management system dan fungsinya serta peran petugasnya di document control. Bila Anda membutuhkan penomoran yang mengikuti pola khusus organisasi, Sekawan Media mengembangkan document control software dan document management system yang dapat disesuaikan.
Penomoran juga berkaitan dengan masa simpan. Setelah dokumen tidak lagi berlaku, tentukan berapa lama disimpan sebelum dimusnahkan, seperti dijelaskan di jadwal retensi arsip.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Apa bedanya nomor dokumen dan nomor surat?
Nomor surat melekat pada satu surat dan urutannya biasanya berjalan per tahun. Nomor dokumen melekat pada dokumen kerja yang terus dipakai, seperti SOP atau formulir, dan tetap sama walau dokumennya direvisi.
Apakah ada format penomoran dokumen yang baku?
Tidak ada format tunggal yang wajib untuk semua organisasi. Standar seperti ISO 9001 hanya meminta dokumen teridentifikasi dengan jelas, sedangkan bentuk kodenya ditentukan organisasi sendiri.
Haruskah revisi dimasukkan ke dalam nomor dokumen?
Lebih baik tidak. Pisahkan nomor dokumen dari nomor revisi supaya rujukan antar dokumen tidak berubah setiap kali ada pembaruan. Catat revisi di tabel riwayat pada dokumen.
Siapa yang berhak menerbitkan nomor dokumen?
Sebaiknya satu fungsi saja, biasanya document control atau admin yang ditunjuk. Dengan satu penerbit, nomor tidak bentrok dan daftar induk selalu terbarui.
Bagaimana dengan dokumen lama yang belum bernomor?
Beri nomor dokumen yang masih dipakai lebih dulu, lalu arsipkan yang sudah tidak berlaku sesuai jadwal retensi. Memberi nomor ulang pada seluruh arsip lama jarang sebanding dengan tenaga yang dibutuhkan.
Punya kebutuhan aplikasi, website, atau sistem untuk bisnis Anda?
Sekawan Media menyediakan layanan pengembangan aplikasi, website, sistem informasi, hingga infrastruktur IT - dari pemetaan kebutuhan sampai implementasi. Ceritakan kebutuhan Anda, tim kami akan bantu mencarikan solusinya.
