Otomatisasi Perhitungan Overtime Berbasis HRIS Real-Time

Magnific

Mengelola jam kerja tambahan dan perhitungan overtime secara manual dapat menyita waktu tim HR, terutama saat banyak karyawan bekerja di luar jadwal normal.

Artikel ini memberikan gambaran tentang otomatisasi overtime berbasis HRIS real-time, mulai dari pencatatan kehadiran, persetujuan lembur, kalkulasi upah, hingga integrasinya dengan payroll perusahaan. Anda dapat membaca juga: Perbedaan HRIS dan Payroll System, Sering Dikira Sama

Masalah Klasik Perhitungan Lembur Manual di Perusahaan

Pengelolaan lembur membutuhkan catatan kehadiran yang akurat. Ketika pencatatan masih mengandalkan spreadsheet atau formulir terpisah, tim HR harus mencocokkan banyak informasi sebelum payroll diproses.

Situasinya semakin rumit saat jumlah tenaga kerja bertambah. Setiap divisi dapat memiliki jadwal dan alur persetujuan berbeda sehingga pengecekan membutuhkan waktu lebih panjang.

Risiko Human Error dan Selisih Kalkulasi Jam Lembur

Kesalahan input dapat terjadi saat HR memindahkan catatan presensi, melakukan perhitungan overtime, atau memasukkan nominal pembayaran. Kekeliruan kecil pun bisa menghasilkan selisih pada upah yang diterima karyawan.

Misalnya, seorang pekerja tercatat pulang pukul 18.00, padahal menyelesaikan tugas hingga 19.00. Jika catatan tersebut tidak diperbaiki, satu jam kerja tambahan dapat terlewat.

Kondisi serupa juga bisa terjadi ketika seseorang mengajukan lembur berdasarkan perkiraan, sedangkan waktu aktualnya berbeda. Tanpa pemeriksaan yang rapi, perbedaan tersebut berpotensi memengaruhi rekap akhir.

Keterlambatan Rekapitulasi Data Saat Cut-Off Payroll

Menjelang cut-off payroll, HR perlu memastikan seluruh pengajuan overtime telah masuk dan memperoleh persetujuan. Jika setiap atasan mengirim laporan melalui kanal berbeda, proses pemeriksaan menjadi lebih panjang.

Tim administrasi juga harus mengejar laporan yang belum lengkap atau menghubungi pekerja ketika terdapat perbedaan antara pengajuan dan catatan kehadiran.

Integrasi presensi dengan payroll dapat memangkas tahapan pemindahan informasi. Catatan yang sudah diverifikasi bisa diteruskan ke proses berikutnya sesuai alur yang telah ditetapkan.

Cara Kerja Otomatisasi Lembur dengan Data Absensi Real-Time

HRIS real-time menghubungkan pencatatan kehadiran dengan pengajuan dan persetujuan overtime. Jam masuk serta keluar tersimpan secara digital sehingga HR tidak perlu menunggu rekap dari setiap bagian.

Alurnya dapat dimulai dari presensi, pengajuan tambahan jam kerja, persetujuan atasan, validasi durasi, hingga penerusan informasi ke payroll. Setiap tahap memiliki riwayat yang dapat ditelusuri kembali.

Pengelolaan overtime yang terintegrasi dengan perhitungan overtime otomatis dapat mempercepat pekerjaan administratif sekaligus membuat catatan jam tambahan lebih mudah ditelusuri.

Integrasi Jam Masuk/Keluar Real-Time dengan Pre-Approval Overtime

Catatan jam masuk dan pulang memberikan gambaran mengenai waktu kerja aktual. Dengan pembaruan secara real-time, HR dapat mengetahui durasi kehadiran tanpa menunggu laporan manual.

Selanjutnya, pre-approval overtime memungkinkan atasan memberikan persetujuan sebelum lembur berlangsung. Pengajuan dapat memuat alasan, durasi, serta waktu pelaksanaan yang direncanakan.

PP No. 35 Tahun 2021 mengatur bahwa kerja lembur memerlukan perintah dari pengusaha dan persetujuan pekerja secara tertulis dan/atau melalui media digital.

HRIS dapat menyimpan persetujuan tersebut secara terpusat. Setelah lembur selesai, catatan aktual bisa dibandingkan dengan pengajuan sehingga perbedaan lebih mudah ditemukan.

Kalkulasi Formula Lembur Sesuai Aturan Depnaker/Perpu Ketenagakerjaan

Otomatisasi overtime tetap perlu mengikuti ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku dalam perhitungan overtime. Salah satu dasar pengaturannya adalah PP No. 35 Tahun 2021 yang memuat ketentuan mengenai waktu kerja, istirahat, serta kerja lembur.

Pada hari kerja, jam lembur pertama dibayar sebesar 1,5 kali upah sejam. Setiap jam berikutnya memperoleh 2 kali upah sejam. Ketentuan berbeda berlaku ketika pekerjaan tambahan dilakukan pada hari istirahat mingguan atau hari libur resmi.

HRIS dapat menjalankan formula tersebut setelah perusahaan memasukkan parameter yang sesuai. HR tetap perlu memeriksa konfigurasi supaya hasil kalkulasi selaras dengan pola kerja dan ketentuan yang berlaku.

Perlu diketahui, Perpu No. 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja kemudian ditetapkan menjadi UU No. 6 Tahun 2023. Dengan demikian, rujukan regulasi perlu memperhatikan ketentuan yang berlaku saat pengelolaan payroll dilakukan.

Manfaat Perhitungan Overtime Otomatis Bagi HR dan Finance

Magnific

Otomatisasi membuat administrasi lembur tidak lagi bergantung pada banyak file atau catatan terpisah. Informasi kehadiran, persetujuan, dan pembayaran dapat mengikuti alur yang sama.

Bagi HR dan Finance, kondisi tersebut memudahkan pengecekan sebelum penggajian diproses. Tim juga dapat mengurangi pekerjaan administratif yang sifatnya berulang.

Transparansi Bagi Karyawan dan Efisiensi Waktu Operasional HR

Pekerja dapat melihat catatan kehadiran dan hasil perhitungan overtime yang tersimpan pada platform sesuai hak aksesnya. Informasi tersebut memberikan gambaran lebih jelas mengenai jam kerja yang menjadi dasar pembayaran lembur.

Saat terjadi perbedaan, HR memiliki riwayat pengajuan dan persetujuan untuk melakukan pemeriksaan. Tim tidak perlu langsung mencari bukti dari banyak spreadsheet atau percakapan terpisah.

Waktu kerja HR pun dapat dialihkan ke kegiatan yang lebih strategis. Misalnya, menganalisis kebutuhan tenaga kerja, memantau produktivitas, atau menangani kebutuhan administrasi lainnya.

Pencegahan Overtime Fiktif dan Pembengkakan Anggaran Operasional

Lembur fiktif dapat terjadi ketika pengajuan tidak sesuai dengan aktivitas kerja sebenarnya. Risiko ini semakin besar apabila tidak ada mekanisme untuk membandingkan permintaan overtime dengan catatan kehadiran.

HRIS dapat mempertemukan kedua informasi tersebut dalam satu alur. Pengajuan yang tidak sesuai bisa ditandai untuk diperiksa sebelum masuk ke payroll.

Divisi keuangan juga dapat melihat pola overtime secara lebih teratur. Jika biaya lembur meningkat pada periode tertentu, manajemen memiliki informasi yang lebih kuat untuk mencari penyebabnya.

Langkah Mengintegrasikan Absensi Real-Time ke Sistem Payroll

Peralihan menuju otomatisasi tidak harus dilakukan sekaligus. Perusahaan dapat memulainya melalui beberapa tahapan berikut:

1. Petakan alur yang sedang berjalan

Identifikasi cara pencatatan kehadiran, pengajuan overtime, persetujuan atasan, hingga pembayaran.

2. Tentukan aturan lembur

Masukkan jadwal kerja, batas waktu, mekanisme persetujuan, serta formula pembayaran sesuai kebijakan internal dan regulasi.

3. Pilih HRIS sesuai kebutuhan

Pastikan platform mendukung presensi real-time, pengelolaan overtime, persetujuan digital, serta integrasi payroll.

4. Hubungkan presensi dengan payroll

Informasi kehadiran dan lembur yang telah diverifikasi dapat diteruskan tanpa perlu dipindahkan secara manual.

5. Uji beberapa skenario

Bandingkan hasil perhitungan overtime platform dengan metode manual untuk memastikan konfigurasi berjalan sesuai ketentuan ketenagakerjaan.

6. Pantau setelah implementasi

Periksa selisih pembayaran, pengajuan yang tidak wajar, serta kendala pengguna secara berkala.
Tahapan tersebut membuat proses transisi lebih terkendali. Tim HR juga memiliki kesempatan memperbaiki konfigurasi ketika menemukan kebutuhan baru setelah platform digunakan.

Penutup

Pengelolaan overtime yang terintegrasi dapat mempercepat pekerjaan administratif sekaligus membuat catatan jam tambahan lebih mudah ditelusuri. HR dan Finance pun memiliki informasi yang lebih terstruktur saat menyiapkan payroll.

Sekawan Media dapat membantu perusahaan mengembangkan solusi digital untuk kebutuhan pengelolaan SDM, termasuk absensi dan payroll. Layanan aplikasi HRIS Sekawan Media mendukung pengelolaan berbagai kebutuhan administrasi karyawan secara terintegrasi.

Pelajari aplikasi HRIS dari Sekawan Media dan diskusikan kebutuhan digital perusahaan Anda untuk membangun pengelolaan kehadiran serta payroll yang lebih praktis dan terstruktur.

FAQ