Aplikasi Office Automation PTPN X

Informasi Umum

PT Perkebunan Nusantara X (PTPN X) merupakan perusahaan agribisnis berbasis perkebunan di Indonesia. PTPN X masih menggunakan manajemen persuratan secara manual yang kurang efektif baik dari segi pendistribusian, pelacakan, disposisi, hingga pelaporan surat. Sekawan Media mengembangkan Office Automation (OA) sebagai jalan keluar atas permasalahan yang dihadapi PTPN X. SIPAS merupakan aplikasi yang memungkinkan penggunanya untuk melakukan disposisi dan pengelolaan surat secara sistematis dan terpusat.

Klien

PTPN X

Industri

Agrikultur

Layanan

Web Apps Development

Tahun

2019

Permasalahan

Beberapa permasalahan dalam sistem perkantoran yang sebelumnya berupa:

Sistem persuratan masih dilakukan secara manual.

Disposisi surat dengan sistem konvensional membutuhkan usaha besar dari segi biaya, tenaga dan waktu proses distribusi.

Penggunaan kertas secara berlebihan.

Pencarian arsip secara manual membutuhkan waktu lebih lama sehingga dapat mengurangi produktivitas suatu pekerjaan.

Penyimpanan data secara konvensional berpotensi meningkatkan resiko kehilangan atau kerusakan surat.

Pelaporan membutuhkan waktu yang lama.
.

Perlunya efisiensi untuk pengelolaan data supaya lebih terintegrasi dan terpusat ke satu sistem.
.

Kekhawatiran akan penyalahgunaan akses pengguna.
.

Solusi

Dengan adanya berbagai keperluan yang perlu dipenuhi, kami membawakan beberapa solusi melalui penggunaan aplikasi web kami. Berbekal kemampuan dan pengalaman yang terus kami kembangkan, solusi yang kami berikan berupa:

Fitur single log in

Fitur single log in membatasi aktivitas log in pengguna hanya pada satu perangkat, sehingga meningkatkan keamanan dan kerahasiaan data perusahaan.

Fitur reset login pengguna lama

Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mereset history pengguna lama sehingga memperkuat sistem keamanan data.

Aplikasi multi organisasi

Office Automation (OA) mampu menampung data dua organisasi yang berbeda dalam satu aplikasi, namun tetap memiliki penyimpanan data yang terpisah.

Fitur sinkronisasi departemen HCM

Aplikasi Office Automation (OA) pada PTPN X telah terintegrasi dengan data departemen HCM yang berisi data kepegawaian sehingga memudahkan pengaturan pengguna.

Pengarsipan otomatis

Office Automation (OA) mampu menyimpan dokumen untuk diarsipan secara otomatis. Dengan ini, data yang disimpan terpusat dalam satu sistem sehingga mempermudah pencarian dan pelacakan data.

Paperless

Dapat mengurangi penggunaan kertas atau bahkan tidak menggunakan kertas sama sekali. Selain biaya operasional yang lebih murah, Office Automation (OA) juga lebih ramah lingkungan.

Penomoran secara otomatis

Tata kelola surat dengan aplikasi Office Automation (OA) lebih praktis karena penomoran akan dilakukan secara otomatis oleh sistem.

Distribusi dan disposisi surat lebih cepat

Adanya fitur notifikasi kepada pihak khusus yang dituju untuk melakukan distribusi dan disposisi surat, sehingga tidak membutuhkan waktu lama dalam prosesnya sebab dapat diakses dimanapun dan kapanpun.

Pelaporan tepat dan akurat

Proses pelaporan surat dijamin tepat dan akurat karena dikerjakan secara otomatis oleh sistem.

Aman

Penyimpanan data yang aman dikarenakan surat akan tersimpan ke dalam sistem secara otomatis. Sehingga tidak ada lagi masalah administrasi seperti penumpukan surat dan kekhawatiran surat hilang atau rusak.

Portofolio Kami

Lihat bagaimana berbagai ide cemerlang kami realisasikan.

Wujudkan Mimpi Digital Anda Bersama Kami

Sekawan Media berkomitmen untuk memberikan pelayanan yang terbaik dengan 100% keterbukaan informasi terhadap klien kami. Hubungi kami untuk mengetahui lebih lanjut.