Jenis Office Automation System (OAS) dan Manfaatnya untuk Bisnis

Contoh nyata adalah pengiriman dokumen yang saat ini menggunakan elektronik mail. Selain itu, urusan administrasi yang menggunakan aplikasi seperti, Microsoft Office, Google Docs, dan sebagainya. Itu semua merupakan bagian dari Office Automation System (AOS) yang sangat membantu dalam dunia kerja. 

Lalu, apa saja aplikasi yang termasuk dalam Office Automation System (AOS)? Artikel di bawah ini akan membahas lebih dalam lagi mengenai pengertian, contoh, manfaat, serta jenis-jenis aplikasi dari Office Automation System (AOS)

Apa itu Office Automation

Office Automation atau biasanya disebut dengan OA adalah otomatisasi kantor yang mengganti lingkungan kerja kantor menjadi lingkungan kerja yang manual dengan sistem yang otomatis dalam mengatur dan menyelesaikan tugas. 

Apakah Office Automation System penting? Sangat penting.

Pekerjaan yang dikerjakan secara manual memiliki persentase kesalahan lebih besar dibandingkan dengan pekerjaan yang dilakukan secara sistem. Oleh karena itu, Office Automation sangat penting untuk menunjang pekerjaan menjadi lebih fleksibel dan meminimalisir kesalahan kerja. 

Apa itu Office Automation System

Office Automation System atau biasa disebut dengan OAS merupakan penggunaan alat elektronik untuk memberi kemudahan dalam komunikasi formal dan informal.  Hal tersebut sering digunakan untuk komunikasi dan informasi dengan orang-orang di dalam dan luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas kerja. 

Pada awalnya, penggunaan Office Automation ini hanya terbatas untuk kalangan pabrik industri saja. Namun, hingga saat ini penggunaan sistem ini berkembang sampai sampai pada lingkup perkantoran. Tahun pertama sistem ini dimulai pada 1964, hal ini diinisiasi ketika IBM mengeluarkan mesin Magnetic Tape atau Selectric Typewriter, yaitu mesin ketik yang dapat berfungsi sebagai mesin pengetik kata-kata dengan pita magnetik secara otomatis. 

Fungsi utama dari Office Automation System adalah memberikan dukungan pekerjaan pada suatu perusahaan dengan ruang lingkup yang luas. Pekerja yang menggunakan sistem ini dapat dengan mudah berkomunikasi dan berkoordinasi dengan pekerja lainnya meskipun tidak berada pada lokasi yang sama. 

Contoh Office Automation System

Berikut terdapat beberapa contoh dari Office Automation System:

1. Electronic Mail
2. Voice Mailing System
3. Voice Information System
4. Fax Information System
5. Video Conference

Manfaat Office Automation System

Adanya Office Automation System tentu memiliki tujuan yang penting bagi penggunanya. Pengguna dari sistem ini banyak dari lingkup perkantoran. 

Berikut ini adalah tujuan dari Office Automation System:

1. Meningkatkan Produktivitas Pekerja

Dengan adanya fasilitas dari Office Automation System ini pekerja menjadi lebih tertata sehingga pekerja akan lebih produktif dalam menyelesaikan pekerjaannya.

2. Membantu Proses Administrasi

Adanya aplikasi pendukung dari Office Automation System ini akan memberikan bantuan pada sekretaris dalam perusahaan untuk mengurus administrasi perusahaan. Begitu juga karyawan akan lebih mudah mengerjakan administrasinya. 

3. Membantu Pekerjaan Menjadi lebih Fleksibel

Aplikasi pada Office Automation System membuat pekerjaan akan menjadi lebih fleksibel. Hal ini karena sistem dari OAS yang dapat dilihat di mana dan kapan saja. Oleh karena itu, ini akan memudahkan pekerja untuk menyelesaikan pekerjaannya meskipun tidak berada di kantor tempat bekerja.

4. Sebagai Fasilitas Komunikasi

Aplikasi dari Office Automation System ini juga dapat mendukung komunikasi secara formal dan informal. Dengan begitu, komunikasi mengenai pekerjaan tetap berjalan dan komunikasi secara pribadi juga dapat berjalan.

Back Office Automation

Back Office Automation lebih banyak menggunakan perangkat lunak sebagai sistem otomatisasinya. Penggunaan Back Office Automation ini dimaksudkan untuk mengurangi proses pekerjaan secara manual yang biasanya menggunakan kertas menjadi pekerjaan yang lebih fleksibel dan akurat.

Contoh dari Back Office Automation:

1. Finance
2. Human Resources
3. IT
4. Marketing
5. Legal
6. Sales
7. Compliance

Baca Juga: Sistem HRIS: Manfaat, Cara Kerja, Fitur, dan Rekomendasi Aplikasi  

Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

Berikut ini adalah beberapa aplikasi yang yang dapat digunakan dari berbagai bidang:

1. Aplikasi Bidang Keamanan

• Duo
• Intruder
• Kali Linux
• SolarWinds Security Event Manager
• Splunk

2. Sistem Manajemen Pekerjaan/Proyek

• ClickUp
• Flow
• Wrike
• Trello
• Zapier

3. Back Office Management System

• UiPath
• Linx
• Blue Prism
• Another Monday
• Automation Anywhere

4. Aplikasi untuk Sektor Komunikasi 

• Slack
• Uberconference
• Workplace
• Yarooms

5. Sistem Aplikasi untuk Kerja dari Jarak Jauh

• BaseCamp
• Google Drive
• KissFlow
• ProofHub
• TroopMessenger

6. Aplikasi untuk Analisis dan Pelaporan

• Zoho Analytics
• Tableau
• Answer Rocket
• SAP Crystal
• Izenda Reports

7. Aplikasi Keuangan dan Penganggaran

• Xero
• FreshBooks
• Float
• Quick Books
• PlanGuru

8. Aplikasi Rekrutmen

• Beamery
• SmartRecruiters
• Indeed, Icims
• Zoho Recruit

9. Infrastruktur Awan (Cloud Computing)

• Puppet
• Chef Automate
• AWS CloudFormation
• Google Cloud Deployment Manager
• Microsoft Azure Automation

Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

Berikut adalah jenis-jenis aplikasi dari otomatisasi perkantoran:

1. Word Processing atau Pengolahan Kata

Aplikasi pengolah kata digunakan untuk mengolah data tertulis sehingga memungkinkan manajer untuk menyiapkan komunikasi secara tertulis agar lebih efektif.

• Notepad
• Office Word Online
• Docs To Go
• Microsoft Word
• Google Documents
• Pages

2. Pengolahan Angka

Pengolahan kata berfungsi untuk menjadikan perhitungan dapat berjalan dengan hasil yang akurat. Aplikasi pengolahan angka ini dapat meminimalisir terjadinya kesalahan dalam membuat laporan keuangan.

• Microsoft Excel 
• MYOB

3. Surat Elektronik atau Email

Surat elektronik atau yang lebih dikenal dengan email tentu tidak asing bagi kalian. Email ini berguna untuk memberi kemudahan manajer dalam melakukan komunikasi secara mudah dan cepat dengan orang lain. Dengan berbagai fitur yang terdapat dalam email, pengguna dapat dengan mudah menambahkan tautan, media, dan sebagainya untuk pengiriman pesan.

• Gmail
• Yahoo Mail
• Microsoft Outlook
• Zoho Mail
• GMX Mail
• Fastmail

4. Audio Conferencing atau Konversi Audio

Audio conferencing adalah aplikasi yang digunakan untuk berkomunikasi melalui audio dan berjauhan secara geografis.

• Google Hangouts Meet
• Zoom Meeting
• Microsoft Teams
• Whatsapp
• Slack
• GoToMeeting
• Facetime

5. Video Conferencing atau Konversi Video

Video conferencing biasa digunakan untuk menghubungkan beberapa orang saat melakukan konferensi jarak jauh. Video konferensi dapat digunakan dari smartphone atau komputer melalui aplikasi Skype.

6. Slide Presentasi

Slide presentasi digunakan untuk mempresentasikan materi berupa teks, gambar, juga video. Aplikasi yang digunakan untuk untuk melakukan presentasi ini adalah Microsoft Power Point. 

Perkembangan teknologi yang semakin pesat sangat membantu pekerja untuk melakukan pekerjaannya dengan cermat. Secara umum, Office Automation System (AOS) membantu pekerjaan dengan lebih mudah dan fleksibel. Dengan banyak aplikasi tersedia, pekerja dapat memilih aplikasi yang paling tepat untuk menunjang pekerjaan.

Baca Juga: Keunggulan Menggunakan Aplikasi Absensi Karyawan Bagi Bisnis Anda 

Bagi kalian yang sedang membutuhkan layanan jasa pembuatan website, Sekawan Media menyediakan paket pembuatan website untuk membantu mendukung bisnis secara menyeluruh.