Pengadaan LMS untuk Instansi dan BUMN: Cara Menyusun Spesifikasi dan KAK

Foto oleh Christina @ wocintechchat.com di Unsplash

Banyak instansi dan BUMN yang kini menyiapkan platform pembelajaran digital untuk pegawainya. Prosesnya sering tersendat bukan di tahap lelang, tetapi jauh sebelumnya: kebutuhan yang belum jelas dan spesifikasi yang terlalu umum atau terlalu mengarah ke satu produk.

Artikel ini ditujukan bagi unit pembelajaran (diklat), pejabat pembuat komitmen, dan tim pengadaan yang ingin menyusun spesifikasi serta Kerangka Acuan Kerja (KAK) untuk Learning Management System (LMS). Pengertian dasar LMS ada di artikel pengertian LMS, sedangkan pilihan jalur membangun LMS dibahas di cara membuat LMS sendiri.

Catatan: artikel ini bukan nasihat hukum. Ketentuan pengadaan berubah dan berbeda antarlembaga, jadi konfirmasikan dengan unit pengadaan atau LKPP sebelum menetapkan dokumen pengadaan.

Kerangka Regulasi Secara Garis Besar

• Instansi pemerintah (kementerian, lembaga, dan pemerintah daerah) mengacu pada Perpres 16/2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Perpres 46/2025 merupakan perubahan kedua atas Perpres tersebut. Teks konsolidasinya dapat dibaca di JDIH LKPP.
• E-purchasing dan katalog elektronik. Menurut ringkasan sosialisasi LKPP, pembelian melalui katalog elektronik wajib dilakukan bila barang atau jasa yang dibutuhkan tersedia di katalog, dengan pengecualian berdasarkan penilaian pejabat terkait. Periksa dulu apakah layanan LMS yang Anda butuhkan memang ada di katalog.
• BUMN dan BUMD umumnya memiliki pedoman pengadaan internal sendiri. Ikuti pedoman perusahaan Anda, tetapi prinsip menyusun kebutuhan dan spesifikasi di bawah tetap berlaku.
• Prinsip umum: hindari spesifikasi yang mengarah ke merek atau produk tertentu, dan tulis persyaratan dalam bentuk kemampuan yang bisa diuji.

Langkah 1: Tentukan Kebutuhan dan Skala

Sebelum membahas produk, tuliskan hal-hal berikut. Semuanya akan menjadi dasar spesifikasi dan harga.

• Tujuan program: peningkatan kompetensi, pelatihan wajib, orientasi pegawai baru, atau sertifikasi internal.
• Pengguna: jumlah peserta, instruktur, dan admin, termasuk perkiraan pengguna yang aktif bersamaan.
• Konten: apakah materi sudah ada, dibuat sendiri, atau dibeli dari pihak lain, serta formatnya (video, dokumen, SCORM).
• Integrasi: sistem kepegawaian, akun tunggal (SSO), email, atau portal internal yang harus terhubung.
• Jangka waktu: kebutuhan satu tahun atau beberapa tahun, termasuk pemeliharaan setelah sistem berjalan.

Langkah 2: Pilih Model Pengadaan

Model yang dipilih memengaruhi apa yang perlu ditulis dalam spesifikasi.

• Langganan layanan (SaaS). Anda membayar akses per periode. Fokuskan spesifikasi pada tingkat layanan (SLA), lokasi dan perlindungan data, serta hak mengekspor data bila kontrak berakhir.
• Produk siap pakai dengan implementasi. Anda memakai produk yang sudah ada dan membayar lisensi serta jasa pemasangan. Spesifikasi perlu menjelaskan lingkup konfigurasi, migrasi data, pelatihan, dan masa dukungan.
• Pengembangan custom. Sistem dibangun sesuai kebutuhan. Spesifikasi harus jelas soal kepemilikan kode sumber, dokumentasi, alih pengetahuan, dan siapa yang memelihara setelah serah terima.

Untuk perbandingan jalur dari sisi teknis dan biaya, baca bagian “tiga jalur membuat LMS” di artikel cara membuat LMS.

Langkah 3: Susun Spesifikasi Teknis

Kebutuhan fungsional

• Manajemen pengguna, peran, dan unit organisasi.
• Pengelolaan kursus dan materi (video, dokumen, paket SCORM; xAPI bila dibutuhkan).
• Kuis, ujian, dan penilaian dengan bank soal serta batas waktu dan percobaan.
• Pelacakan progres, sertifikat otomatis, dan penugasan pelatihan berdasarkan jabatan atau unit.
• Laporan dan dasbor yang dapat diekspor untuk keperluan pelaporan internal.

Kebutuhan non-fungsional

• Keamanan: koneksi terenkripsi, kontrol akses berbasis peran, pengelolaan kata sandi, dan jejak audit.
• Kinerja dan ketersediaan: jumlah pengguna bersamaan yang harus didukung, serta target ketersediaan layanan.
• Data: lokasi penyimpanan, kebijakan cadangan, dan perlindungan data pribadi peserta sesuai ketentuan yang berlaku.
• Integrasi: antarmuka (API) atau konektor untuk sistem yang sudah disebutkan di langkah 1.
• Kompatibilitas: berjalan di peramban dan perangkat yang umum dipakai pegawai, termasuk tampilan seluler.
• Dukungan: jam layanan, waktu respons, dan masa garansi.

Tulis tiap persyaratan dalam bentuk yang bisa diuji saat demo, misalnya “peserta dapat melanjutkan video dari menit terakhir yang ditonton”, bukan “sistem harus user friendly”.

Langkah 4: Susun Kerangka Acuan Kerja (KAK)

KAK yang baik membuat penyedia memahami pekerjaan yang sama dan memudahkan penilaian. Bagian yang umumnya perlu ada:

1. Latar belakang, maksud, dan tujuan.
2. Ruang lingkup pekerjaan dan keluaran (deliverables), termasuk migrasi data dan pelatihan.
3. Spesifikasi fungsional dan non-fungsional dari langkah 3.
4. Jadwal dan tahapan pelaksanaan, termasuk uji penerimaan.
5. Kualifikasi tim dan pengalaman yang dibutuhkan.
6. Kepemilikan hak kekayaan intelektual, kode sumber (untuk model custom), dan data.
7. Pelaporan, serah terima, serta masa garansi dan pemeliharaan.
8. Ketentuan pembayaran yang dikaitkan dengan keluaran yang selesai.

Langkah 5: Evaluasi Penawaran dengan Demo

Dokumen penawaran mudah dibuat terlihat sama. Yang membedakan adalah bukti. Bila dimungkinkan oleh ketentuan pengadaan Anda, siapkan skenario uji yang sama untuk semua peserta, lalu nilai hasilnya.

• Kesesuaian teknis: seberapa banyak persyaratan terpenuhi saat demo atau uji coba.
• Metodologi dan rencana kerja: kejelasan tahapan, jadwal, dan pengelolaan risiko.
• Keamanan dan perlindungan data: praktik yang diterapkan, bukan sekadar pernyataan.
• Pengalaman dan referensi pada pekerjaan sejenis.
• Total biaya kepemilikan: bukan hanya harga awal, tetapi juga langganan, pemeliharaan, dan biaya perubahan di tahun berikutnya.

Risiko yang Perlu Diantisipasi

• Kebutuhan berubah setelah kontrak berjalan. Kurangi dengan tahap kebutuhan yang matang dan mekanisme perubahan lingkup yang tertulis.
• Ketergantungan pada satu penyedia. Minta hak ekspor data, dokumentasi, dan (untuk custom) kode sumber agar organisasi tidak terkunci.
• Adopsi rendah. Sistem yang selesai belum tentu dipakai. Masukkan pelatihan admin dan instruktur serta rencana sosialisasi ke dalam lingkup pekerjaan.
• Dampak tidak terukur. Tetapkan sejak awal bagaimana efektivitas pelatihan akan diukur. Kerangkanya dibahas di model Kirkpatrick untuk mengukur pelatihan.
• Data pribadi peserta. Pastikan penyedia menjelaskan di mana data disimpan, siapa yang mengaksesnya, dan bagaimana data dikembalikan atau dihapus.

Membantu Persiapan Kebutuhan

Sekawan Media mengembangkan aplikasi LMS yang dapat disesuaikan dengan alur pelatihan organisasi. Bila Anda sedang menyusun kebutuhan atau KAK dan ingin berdiskusi tentang cakupan, integrasi, atau demo sistem, tim kami dapat membantu mengklarifikasi kebutuhan teknis sebelum dokumen pengadaan difinalkan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Informasi regulasi mengacu pada sumber resmi dan ringkasan sosialisasi per Oktober 2026. Pasal dan masa transisi dapat berubah, jadi rujuk teks resmi di JDIH LKPP.