Payroll: Definisi, Fungsi, Komponen, Serta Cara Prosesnya

Dalam kegiatan bisnis kesalahan dalam Payroll (penggajian) terjadi lebih cepat dari yang anda kira. Untuk sesaat, pikirkan tentang karyawan yang gaji bulanannya adalah satu-satunya pendapatan. Bayangkan bagaimana jika gaji tidak dibayarkan secara akurat atau ada penundaan pencairan gaji. Penyimpanan seperti itu dapat menurunkan moral karyawan dan pada akhirnya mempengaruhi produktivitas bisnis. 

Sementara, memastikan pembayaran gaji akurat dan tepat waktu adalah penting, mematuhi berbagai undang-undang dan peraturan seperti undang unduh tentang perburuhan, PF, PT, dan kepatuhan hukum lainnya juga penting. Ketidaktahuan ini dapat menimbulkan konsekuensi hukum dan keuangan yang serius.

Untuk memastikan bahwa karyawan anda puas dan anda mematuhi hukum, anda perlu memiliki pemahaman yang tepat tentang apa itu Payroll dan bagaimana menjalankannya secara efektif. 

Mengenal Definisi Payroll 

Payroll (Penggajian) didefinisikan sebagai proses pembayaran gaji kepada karyawan perusahaan. Dimulai dengan menyiapkan daftar karyawan yang harus dibayar dan diakhiri dengan mencatat pengeluaran tersebut. 

Ini adalah proses rumit yang membutuhkan tim yang berbeda seperti penggajian, SDM, dan keuangan untuk bekerja sama. Namun, bisnis dapat mengelola semua kerumitan dengan mudah dengan memilih teknologi modern. 

Sederhananya, prosesnya melibatkan sampai pada apa yang menjadi hak karyawan untuk Siklus tertentu setelah menyesuaikan pemotongan yang diperlukan seperti TDS, Kontribusi, PF karyawan, kupon makanan, dll. 

Siklus Payroll adalah kesenjangan waktu antara dua pencarian gaji. Bisnis dapat memilih untuk membayar gaji secara mingguan, dua mingguan, atau bulanan. Umumnya diproses setiap bulan di Indonesia. 

Dengan kata lain, proses bisnis membayar karyawan. Menjalankan hal ini terdiri dari menghitung pendapatan karyawan dan memfaktorkan pajak gaji yang sudah ditetapkan oleh pemerintah. Istilah Payroll juga merujuk pada : 

• Catatan keuangan bisnis karyawan 
• Pembagian gaji pegawai
• Catatan tahunan gaji karyawan 

Payroll bisa menjadi biaya overhead terbesar bisnis. Dan proses Payroll yang terbilang rumit. Tetapi memahami setiap komponen Payroll dapat membantu anda lebih memahami keuangan bisnis anda. Dan itu dapat membantu memastikan anda tetap mematuhi undang-undang pajak. 

Apa Saja Fungsi Payroll? 

Payroll adalah daftar karyawan yang dibayar oleh perusahaan. Penggajian juga mengacu pada jumlah total uang yang dibayarkan menjinakkan kepada karyawan. Sebagai Fungsi bisnis berfungsi untuk : 

1. Mengembangkan kebijakan gaji organisasi termasuk tunjangan fleksibel, kebijakan pencairan, curi, dll. 

2. Mendefinisikan komponen slip gaji seperti basic, variable pay, HRA, dan LTA 

3. Mengumpulkan input penggajian lainnya (misalnya, vendor makanan organisasi dapat memberikan informasi tentang jumlah yang akan diperoleh kembali dari karyawan untuk makanan yang dikonsumsi)

4. Perhitungan aktual dari gaji kotor, pemotongan undang-undang maupun non undang-undang, sampai pada gaji bersih

Baca Juga: Pay Per Click: Pengertian, Jenis, Contoh & Cara Membuatnya

Komponen Penting Dalam Payroll  

Ada banyak komponen dalam proses dalam hal ini. Kami telah memecah setiap komponen menjadi 3 kategori : 

1. Informasi Karyawan 

Sebelum membayar karyawan mereka harus memberi anda beberapa informasi. 

Pertama, mereka harus melengkapi formulir W-4. semua karyawan harus mengisi formulir ini segera setelah anda mempekerjakan mereka. W-4 memberi informasi tentang pemotongan pajak penghasilan karyawan. Ini juga mencakup informasi pribadi karyawan, seperti nama, alamat, dan nomor jaminan sosial mereka. Semua informasi ini akan membantu anda memproses penggajian dan mendistribusikan cek gaji karyawan

2. Gaji dan Upah 

Kategori kedua adalah gaji karyawan. Entah Anda membayar karyawan gaji tahunan atau upah per jam. Karyawan yang digaji mendapatkan jumlah tetap per periode pembayaran. Penerima upah, atau karyawan per jam, mendapatkan tarif per jam. Payroll karyawan dapat menunjukkan gaji kotor, waktu kerja, uang lembur, kontribusi manfaat dan penggantian, pendapatan tambahan, dan gaji bersih 

3. Potongan 

Pengurangan adalah jumlah yang dikeluarkan dari gaji karyawan untuk pajak atau tujuan lain. Pengurangan umum termasuk pajak gaji, pemotongan gaji, pemotongan upah, dan pengurangan tunjangan.  

Siklus Dalam Proses Payroll 

Ada 3 tahapan pemrosesan Payroll : 

1. Pra-Payroll 

Sub tahap disini termasuk mendefinisikan kebijakan penggajian, mengumpulkan semua input penggajian dari departemen yang berbeda dna memvalidasi input tersebut

Mendefinisikan kebijakan penggajian pada dasarnya berarti menstandarisasi kebijakan seputar pencairan cuti, pembayaran lembur, kebijakan kehadiran, tunjangan, dan tunjangan lainnya . 

Kemudian tugas selanjutnya adalah mengumpulkan semua input untuk pemrosesan penggajian untuk setiap karyawan seperti jumlah hari hadir dan absen, total lembur yang dilakukan, data dari kantin, penyedia transportasi, dan departemen terkait lainnya. 

Data yang dikumpulkan kemudian divalidasi terhadap kebijakan perusahaan, diperiksa apakah diatur dalam format yang benar, dna kemudian dikirim untuk pemrosesan yang sebenarnya. 

2. Actual Payroll 

Pada tahap selanjutnya, semua data dihitung, biasanya melalui perangkat lunak, yang memberi Anda jumlah bersih yang harus dibayarkan kepada setiap karyawan setelah semua pemotongan diperlukan 

3. Post Payroll 

Tahap terakhir ini termasuk mematuhi kepatuhan hukum dengan membayar otoritas seperti EPFO, Departemen IT dan ESI, pembayaran melalui tunai, cek, atau transfer bank. Serta pelaporan yang melibatkan pembuat laporan yang akurat untuk analisis dan tindakan lebih lanjut. 

Cara Memproses Payroll 

Anda dapat menjalankan penggajian secara manual, mengalihdayakannya ke akuntan, atau menggunakan penyedia layanan. 

1. Manual Payroll 

Penggajian manual, do-it-yourself adalah pilihan umum bagi banyak usaha kecil. Tapi prosesnya bisa memakan waktu. Anda harus menghitung semuanya dengan tangan, melacak catatan, dan mengajukan pajak Anda. Menjalankan penggajian itu rumit, dan membuat kesalahan bisa mahal. Penggajian manual mungkin bukan solusi jangka panjang terbaik.

2. Outsource Payroll 

Outsource Payroll sering digunakan pada banyak perusahaan. Hal tersebut dipilih karna akan menghemat waktu dalam perhitungan. Namun pada kegiatan ini perusahaan akan mengunakan penyedia jasa yang nantinya bertugas untuk mengurus berbagai kebutuhan admistrasi terkait dengan gaji pada setiap karyawan yang bekerja pada perusahaan tersebut.

3. Payroll Software 

Dalam beberapa kasus, perangkat lunak penggajian lebih murah daripada menyewa seorang akuntan dan dapat membantu Anda menghemat waktu saat memproses penggajian. Perangkat lunak yang tepat akan memungkinkan Anda mengakses dan menjalankan penggajian dari mana saja. Manfaat lain dari perangkat lunak penggajian termasuk:

• Catatan penggajian digital dan pencatatan otomatis.
• Pengurangan pajak otomatis dan peringatan untuk tanggal pengajuan.
• Perhitungan upah otomatis dan peringatan hari gajian.

Baca Juga: Fintech adalah: Pengertian, Jenis, Contoh, dan Perkembangan

Kesimpulan 

Payroll bisa rumit dan memakan waktu, tetapi Anda tidak harus melakukannya sendiri. Tidak peduli bagaimana Anda menjalankannya, memahami dasar-dasarnya dapat membantu Anda melacak keuangan bisnis. Dan meskipun tenaga kerja bisa menjadi pengeluaran terbesar bisnis apa pun, menjalankan penggajian dengan benar diperlukan untuk kesehatan dan kesuksesan bisnis kecil Anda.

• Mengacu pada bagaimana seorang penggaji (atasan) memberikan upah kepada karyawan mereka
• Mencakup semua aspek pembayaran karyawan, mulai dari menyiapkan dan pemotongan pajak hingga menyimpan catatan gaji setiap karyawan sepanjang tahun
• Karena sifat kompleks dan berbagai aspek penggajian, banyak perusahaan memilih untuk mengalihdayakan layanan payroll 

FAQ