Mengenal Visitor Management System: Pengertian dan Manfaat

Table of Contents
Table of Contents
Visitor management system atau sering disebut aplikasi buku tamu merupakan aplikasi pengganti buku tamu yang memanfaatkan akses internet. Jika dibandingkan dengan penggunaan buku tamu konvensional, visitor management ini jauh lebih praktis, kelengkapan fitur memudahkan pengunjung untuk check-in lebih cepat tanpa harus antri mengisi data pengunjung.
visitor management
Visitor Management System © Unsplash

Tak bisa dipungkiri bahwa saat ini semua orang lebih memilih segala sesuatunya dapat dilakukan dengan praktis dan mudah. Berkembangnya teknologi informasi, saat ini semuanya dapat terwujud dengan mudah. Salah satunya adalah menciptakan alat atau fasilitas berbasis online yang dapat digunakan dimana saja dan kapan saja.

Namun, sayang nya para masyarakat masih kurang dalam menggali informasi atau pengetahuan mengenai berbagai hal yang menyangkut internet, seperti aplikasi bermanfaat yang mampu menciptakan kemudahan dan efektifitas dalam kehidupan. Salah satunya mengenai spesifikasi kegunaan dan pengertian visitor management system. 

Beberapa orang masih belum mengenal visitor management system, bahkan tidak jarang juga orang yang belum pernah mendengar nama sistem tersebut. Padahal, visitor management system ini sangat berguna bagi perusahaan maupun para penyelenggara acara. Apabila anda belum mengenal atau masih bingung mengenai visitor management, anda dapat menyimak artikel berikut!

Pengertian Visitor Management System

Visitor Management System adalah sebuah software atau aplikasi yang berfungsi untuk mengelola dan pendataan pengunjung yang diterapkan di perhotelan, gedung perkantoran, fasilitas publik, dan beberapa lembaga atau instansi pemerintah. Sebagai pemilik bisnis, seharusnya anda mempertimbangkan efisiensi dan efektifitas yang akan perusahaan anda dapatkan. Selain untuk memudahkan, anda juga tidak perlu menghadapi kerumunan ketika anda mendapati jumlah pengunjung atau tamu di perusahaan anda. 

Segmentasi Visitor Management System

Mengenai penggunaan visitor management system, melalui pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa seluruh perusahaan atau instansi sangat membutuhkan aplikasi ini. Perusahaan yang berhubungan dengan pengunjung tentunya yang membutuhkan aplikasi buku tamu berbasis digital ini. Berikut beberapa jenis perusahaan atau instansi yang seharusnya menerapkan penggunaan visitor management system: 

  • Hotel
  • Kafe dan Resto
  • Bank
  • Pariwisata
  • Lembaga Pendidikan 
  • Komplek Perumahan
  • Klinik Kecantikan dan salon
  • Gedung Perkantoran
  • Industri Manufaktur
  • Pusat Perbelanjaan

Manfaat Visitor Management System

Apabila anda masih ragu dan berpikir mengenai seberapa penting penggunaan visitor management sistem sebagai pengganti buku tamu konvensional. Penjelasan manfaat berikut dapat membantu anda dalam menemukan alasan kuat untuk menjadi alasan penggunan aplikasi ini. Berikut beberapa manfaat yang akan anda dapatkan dari penggunaan visitor management system:

1. Mempermudah Pembuatan Kartu Pengunjung

Di beberapa perusahaan atau instansi terkadang memiliki layanan pembuatan kartu pengunjung agar lebih memudahkan para pengunjung ketika hendak melakukan check-in. Biasanya pada kartu tersebut dilengkapi dengan barcode atau kode QR, hanya cukup dengan melakukan scan data pengunjung akan otomatis masuk dalam aplikasi dan pendataan. 

2. Pengelolaan Pengunjung Lebih Optimal

Kegiatan analisis laporan yang lengkap akan memudahkan karyawan dalam mengetahui kebutuhan dan selera pengunjung. Hal tersebut membuat perusahaan dapat lebih mudah melakukan evaluasi fasilitas dan pelayanan yang ada, sehingga perusahaan akan mendapatkan penilaian yang baik di benak para pengunjung.

3. Hemat

Dengan menggunakan visitor management system, anda akan mendapatkan efisiensi kinerja yang ada. Otomatis pemangkasan biaya operasional juga dapat diterapkan dibandingkan menggunakan pendataan pengunjung manual yang memerlukan buku tamu dan resepsionis dalam menjalankannya. 

4. Lingkungan Kerja Lebih Terjamin Aman

Pengelolaan data menggunaan aplikasi memiliki kelebihan di keamanan data pengunjung. Dengan aplikasi buku tamu ini dapat mengantisipasi kerusakan dan pencurian data pengunjung, tidak seperti buku tamu manual yang dapat diambil oleh para oknum yang tidak bertanggung jawab dan disalah gunakan.

5. Mendapatkan Data Pengunjung yang Lebih Akurat

Pengunjung dapat dengan leluasa mengisi data diri mereka secara lengkap tanpa perlu dipantau oleh resepsionis. Hal tersebut akan menciptakan data pengunjung yang lebih akurat serta dapat dimanfaatkan sebagai peningkatan kualitas pelayanan pengunjung.

6. Meningkatkan Citra Perusahaan

Setelah mendapatkan berbagai ulasan dan evaluasi dari pengunjung, perusahaan akan melakukan peningkatan layanan dan fasilitas. Dengan kemudahan aplikasi buku tamu ini, sebagai perusahaan atau instansi mendapatkan celah baru untuk melakukan usaha dalam meningkatkan citra atau mutu perusahaan. Perusahaan akan tercipta lingkungan yang ramah dan nyaman bagi para pengunjung sehingga mereka merasa puas dan ingin kembali lagi untuk mengunjungi perusahaan atau instansi anda.

7. Touchless & Paperless

Anda tidak perlu mencetak beberapa berkas mengenai data tiri yang harus diisi oleh para pengunjung. Hanya cukup dengan satu aplikasi semua dapat anda kontrol secara tidak langsung dan tidak perlu melakukan kontak secara langsung dengan para pengunjung. 

Baca juga: Kenali Sistem Informasi Manajemen dan Manfaatnya untuk Bisnis

Pengguna Visitor Management System

Penggunaan aplikasi buku tamu digital ini dapat diakses oleh siapa pun, yang berarti bahwa tidak ada batasan. Pada visitor management ini juga tidak memiliki ketentuan maksimal akses. Begitu pun dengan kapasitas data yang ada dalam software visitor management tidak ada batasan. Sebanyak apa pun data pengunjung, semua akan dapat disimpan dan di kelola dengan baik menggunakan sistem atau teknologi yang canggih. 

Fitur – Fitur Visitor Management System?

Untuk menciptakan kenyamanan pengunjung dan kelengkapan data pengunjung, wajib bagi anda mempunyai visitor management dengan berbagai fitur yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan user. Selain itu, kelengkapan fitur dan sistem akan memudahkan anda dalam mengelola dan menyimpan data-data diri para pengunjung tersebut. Fitur yang disediakan oleh Visitor Management System Sekawan Media adalah sebagai berikut:

1. Profil

Fitur ini merupakan fitur utama yang menjadi sorotan utama saat membuka aplikasi buku tamu. Fitur profil berisikan hak akses profil yang dapat mengetahui biodata admin, aktivitas admin, dan mengaktifkan notifikasi yang masuk.

2. Manajemen Staf

Fitur yang berisikan daftar pegawai, user, unit, jabatan, dan log security yang nantinya akan dituju oleh para pengunjung. Pada fitur ini kelengkapan data perlu diperhatikan agar tidak salah dalam memberi informasi kepada para user.

3. Pengaturan

Anda pasti tahu bahwa semua aplikasi fitur ini merupakam hal yang paling penting mengenai isi kelengkapan dalam fitur tersebut. Berguna sebagai pengelolaan konfigurasi aplikasi dan memberikan hak akses kepada admin maupun security kantor.

4. Dashboard

Semua orang pasti mengetahui fitur aplikasi yang satu ini, semua media berbasis online pasti memiliki fitur dashboard yang sering disebut menjadi salah satu kunci utama untuk menciptakan kesan baik para user ketika berkunjung. Apabila fitur ini dapat dikemas dengan baik serta kemudahan tercipta untuk para user. 

Masih banyak fitur lainnya, apabila anda ingin mengetahui lebih lanjut dan ingin mempunyai visitor management system yang menggunakan sistem atau teknologi canggih. Anda dapat melakukan kunjungan pada halaman produk visitor management system kami. 

Related Article

LAYANAN

Melayani berbagai kebutuhan pembuatan aplikasi dan website yang menjangkau area UMKM hingga bisnis berskala Enterprise.

Timah Electronic Office
PT. Timah Tbk
2018
Sistem Manajemen Transportasi
PT. Wijaya Putra Santosa
2019

Copied To Clipboard

Bagikan Ke: