Retensi Dokumen: Aturan, Jangka Waktu & Cara Penerapannya

Foto oleh Dimitri Karastelev di Unsplash

Retensi dokumen membantu perusahaan menentukan berapa lama setiap arsip perlu disimpan dan tindakan setelahnya. Artikel ini membahas aturan, jangka waktu, JRA, hingga penerapan retensi berbasis sistem digital.

Memahami Dasar Hukum: Retensi Dokumen Adalah Kewajiban Arsip Perusahaan

Retensi dokumen adalah pengaturan jangka waktu penyimpanan dokumen berdasarkan jenis, nilai guna, dan ketentuan yang berlaku. Pengaturannya menjadi bagian dari tata kelola arsip perusahaan.

UU Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan mendefinisikan jadwal retensi sebagai jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan berdasarkan jenis dan nilai kegunaannya.

Artinya, perusahaan tidak dapat menentukan masa simpan hanya berdasarkan jumlah dokumen. Karakteristik, fungsi, kebutuhan pembuktian, dan regulasi terkait perlu menjadi pertimbangan.

Dalam konteks kearsipan, JRA juga menjadi pedoman untuk menentukan apakah arsip akan dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan.

Aturan Retensi Dokumen Perusahaan Berdasarkan Regulasi Pemerintah

Aturan retensi dokumen perusahaan dapat berasal dari berbagai regulasi sesuai karakteristik arsip. Dokumen keuangan, perpajakan, kepegawaian, kontrak, dan operasional dapat memiliki ketentuan berbeda.

UU Nomor 8 Tahun 1997 membagi dokumen perusahaan menjadi dokumen keuangan dan dokumen lainnya. Dokumen keuangan mencakup catatan, bukti pembukuan, serta data pendukung administrasi keuangan.

Sementara itu, ketentuan kearsipan mengatur penyusutan arsip melalui pemindahan, pemusnahan, atau penyerahan berdasarkan jadwal retensi yang ditetapkan.

Perusahaan perlu memetakan regulasi yang berlaku sebelum menetapkan masa simpan. Langkah tersebut membantu mencegah penghapusan arsip yang masih dibutuhkan sebagai bukti.

Masa Simpan Dokumen Keuangan, Perpajakan, dan Audit Legal

Dokumen perpajakan memiliki ketentuan penyimpanan tersendiri. UU KUP mengatur buku, catatan, dan dokumen yang menjadi dasar pembukuan atau pencatatan wajib disimpan selama 10 tahun di Indonesia.

Ketentuan tersebut juga mencakup hasil pengolahan data pembukuan yang dikelola secara elektronik atau melalui aplikasi online. Artinya, format digital tetap perlu diperhatikan dalam pengelolaan arsip.

Untuk dokumen keuangan lainnya, perusahaan perlu melihat regulasi sektoral, kebijakan internal, kebutuhan audit, serta nilai pembuktian setiap arsip.

Masa simpan juga perlu dikaitkan dengan proses hukum atau pemeriksaan yang masih berjalan, termasuk kebutuhan dokumentasi untuk audit legal perusahaan. Dokumen yang sedang menjadi bukti sebaiknya tidak dihapus hanya karena periode retensinya telah tercapai.

Retensi Berkas Administrasi Kepegawaian (HRD) dan Operasional

Berkas HRD dapat mencakup kontrak kerja, data administrasi karyawan, evaluasi, penggajian, cuti, hingga dokumen terkait hubungan kerja.

Tidak semua dokumen HRD memiliki masa simpan yang sama. Perusahaan perlu menentukan retensi berdasarkan fungsi dokumen, kewajiban hukum, kebutuhan administrasi, dan kebijakan perlindungan data.

Dokumen operasional juga perlu dikelompokkan berdasarkan proses bisnis. Contohnya mencakup kontrak pemasok, surat jalan, laporan kegiatan, prosedur kerja, serta catatan pemeliharaan.

Klasifikasi tersebut membantu perusahaan menentukan dokumen mana yang masih aktif, memasuki masa simpan, perlu ditinjau kembali, atau dapat dimusnahkan.

Cara Menyusun Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang Efektif dan Terstruktur

Jadwal Retensi Arsip atau JRA merupakan instrumen untuk menentukan jangka waktu penyimpanan dan tindakan terhadap arsip. ANRI menjelaskan bahwa JRA sekurang-kurangnya memuat jenis arsip, jangka waktu retensi, serta keterangan mengenai tindakan akhir arsip.

Penyusunannya perlu melibatkan unit yang memahami proses bisnis dan karakteristik dokumen. Legal, finance, HRD, operasional, IT, dan unit terkait dapat memberikan kebutuhan masing-masing.

Tahapan penyusunan dapat dilakukan melalui beberapa langkah:

• Inventarisasi seluruh jenis dokumen
• Mengelompokkan arsip berdasarkan fungsi dan proses bisnis
• Mengidentifikasi regulasi yang mengatur setiap kelompok dokumen
• Menentukan masa aktif dan masa inaktif
• Menetapkan tindakan akhir arsip
• Mendokumentasikan JRA dan prosedur pelaksanaannya
• Melakukan evaluasi ketika regulasi atau proses bisnis berubah

Untuk perusahaan swasta, ANRI menjelaskan bahwa JRA ditetapkan oleh pimpinan perusahaan setelah mendapat pertimbangan Kepala ANRI.

Klasifikasi dan Contoh Retensi Dokumen Sesuai Siklus Hidup Arsip

Siklus hidup arsip membantu perusahaan mengatur dokumen sejak dibuat hingga mencapai tindakan akhir. Pendekatan tersebut membuat penyimpanan tidak berhenti pada kegiatan mengarsipkan.

Contoh retensi dokumen dapat disusun berdasarkan kelompok berikut:

Jenis Dokumen	Contoh	Pertimbangan Retensi
Keuangan	Jurnal, bukti transaksi, laporan	Regulasi dan kebutuhan audit
Perpajakan	Buku, catatan, dokumen pendukung	Ketentuan perpajakan
HRD	Kontrak, administrasi karyawan	Regulasi ketenagakerjaan dan kebutuhan administrasi
Legal	Perjanjian, dokumen hukum	Masa berlaku dan kebutuhan pembuktian
Operasional	Laporan, surat jalan, catatan kegiatan	Siklus proses bisnis
Kebijakan	SOP dan pedoman kerja	Masa berlaku dan histori kebijakan

Tabel tersebut merupakan contoh klasifikasi, bukan ketentuan masa simpan yang berlaku untuk seluruh perusahaan. Penetapan periode perlu mengacu pada regulasi dan kebijakan yang relevan.

Cara Menerapkan Manajemen Retensi Dokumen Berbasis Sistem Digital (DMS)

Foto oleh Pham Nhat di Unsplash

Pengelolaan retensi secara manual dapat menjadi sulit ketika jumlah arsip terus bertambah. Document Management System atau DMS dapat membantu menghubungkan klasifikasi, penyimpanan, akses, dan jadwal retensi.

Sistem dapat memberikan atribut pada setiap dokumen melalui metadata. Informasi tersebut dapat mencakup jenis arsip, unit pemilik, tanggal pembuatan, status, masa retensi, dan tindakan akhir.

Beberapa kemampuan yang dapat dipertimbangkan meliputi:

• Klasifikasi dokumen berdasarkan kategori
• Pengaturan masa retensi
• Notifikasi ketika periode tertentu mendekati batas
• Pengendalian akses berdasarkan peran
• Version control untuk perubahan dokumen
• Pencatatan aktivitas pengguna
• Pencarian berdasarkan metadata
• Audit trail untuk mendukung penelusuran aktivitas
• Pengelolaan dokumen digital dan hasil pemindaian
• Dukungan terhadap kebijakan pemusnahan arsip

Otomatisasi tidak berarti seluruh dokumen langsung dihapus ketika masa retensi berakhir. Sistem perlu mengikuti aturan, persetujuan, dan prosedur yang ditetapkan perusahaan.

Rekomendasi Jasa Pengembangan Document Management System (DMS) Enterprise

Memilih DMS bukan sekadar mencari tempat untuk menyimpan dokumen secara digital. Sistem tersebut perlu mampu mengikuti alur kerja, mengatur akses, menjaga keamanan, dan terhubung dengan aplikasi yang sudah digunakan.

Jika Anda sedang membandingkan penyedia, beberapa nama berikut dapat menjadi referensi. Masing-masing memiliki pendekatan dan cakupan solusi yang berbeda.

Sekawan Media
Sekawan Media menghadirkan layanan pengembangan Document Management System yang dapat disesuaikan dengan alur kerja, struktur arsip, serta kebutuhan integrasi bisnis perusahaan.

Infomedia (ProVue)
Infomedia, anak perusahaan Telkom Indonesia, menawarkan ProVue untuk mengelola dokumen digital maupun fisik. Solusinya mencakup digital filing, metadata, workflow, version control, hingga pengelolaan retensi.

Astragraphia
Astragraphia memiliki portofolio solusi dokumen yang mencakup digital document management, enterprise content management, workflow management, solusi cloud, hingga DMS untuk berbagai kebutuhan organisasi.

IntegraOffice DMS
Dikembangkan PT Integra Teknologi Solusi, IntegraOffice DMS mendukung pengelolaan dokumen secara terpusat, riwayat versi, notifikasi pembaruan, hingga fitur bundling dokumen. Solusinya juga telah digunakan oleh sejumlah instansi dan perusahaan.

PrimaDoc
PrimaDoc menyediakan aplikasi manajemen arsip untuk dokumen fisik maupun digital, termasuk arsip aktif dan inaktif. Perusahaan ini mencantumkan sertifikasi ISO 27001:2022 dan ISO 9001:2015 pada situs resminya.

Lalu, mana yang sesuai dengan kebutuhan Anda? Jawabannya bergantung pada kompleksitas arsip, jumlah pengguna, integrasi yang diperlukan, kebijakan retensi, serta alur kerja organisasi. Kompleksitas ini juga berkaitan erat dengan version control dokumen yang sering diabaikan perusahaan pada tahap awal digitalisasi.

Penutup

Jangan biarkan arsip terus menumpuk tanpa pengelolaan yang terarah. DMS membantu perusahaan mengatur masa simpan, memantau status arsip, dan menjaga dokumen tetap mudah ditemukan saat dibutuhkan.

Sekawan Media dapat membantu membangun Document Management System sesuai alur kerja, struktur arsip, dan kebutuhan integrasi perusahaan Anda. Konsultasikan kebutuhan pengelolaan dokumen Anda bersama Sekawan Media.

FAQ

Apa itu retensi dokumen?

Retensi dokumen adalah pengaturan jangka waktu penyimpanan arsip berdasarkan jenis, nilai guna, kebutuhan perusahaan, dan ketentuan yang berlaku.

Apakah semua dokumen perusahaan harus disimpan selama 10 tahun?

Tidak. Masa 10 tahun berlaku pada dokumen tertentu yang menjadi dasar pembukuan atau pencatatan perpajakan sesuai ketentuan yang berlaku. Jenis dokumen lain dapat memiliki ketentuan berbeda.

Apa fungsi Jadwal Retensi Arsip?

JRA menjadi pedoman untuk menentukan jangka waktu penyimpanan dan tindakan terhadap arsip, termasuk pemusnahan, penilaian kembali, atau penyimpanan permanen.

Apakah retensi dokumen berlaku untuk arsip digital?

Ya. Pengaturan retensi dapat diterapkan pada dokumen elektronik. Dalam konteks perpajakan, dokumen dan hasil pengolahan data pembukuan yang dikelola secara elektronik juga termasuk dalam kewajiban penyimpanan.

Apa manfaat DMS dalam pengelolaan retensi dokumen?

DMS dapat membantu perusahaan mengklasifikasikan arsip, mengatur akses, mencatat aktivitas, memantau masa simpan, serta mendukung proses pengelolaan dokumen secara terstruktur.