Agar setiap tindakan dapat dilacak dan data tetap aman, diperlukan mekanisme yang mampu merekam proses dengan jelas. Dalam konteks inilah, audit trail berperan sebagai komponen yang penting dalam sistem perusahaan.
Audit trail merupakan rekam jejak yang mendokumentasikan aktivitas dalam sistem. Mulai dari siapa yang melakukan perubahan, objek yang diakses, hingga keterangan lain secara terperinci. Kemudian, catatan aktivitas yang tersimpan dapat digunakan sebagai barang bukti dalam proses audit.
Apa itu Audit Trail?
Audit trail adalah catatan kronologis terperinci yang mencatat setiap perubahan atau aktivitas dalam sistem yang digunakan perusahaan. Catatan tersebut bisa berupa siapa melakukan apa, kapan tindakan dilakukan, perubahan apa saja yang terjadi, dan bagaimana proses itu berlangsung.
Dengan adanya catatan kronologis atau rekam jejak itu, memungkinkan adanya transparansi, akuntabilitas, dan keamanan dalam suatu sistem.
Keberadaan audit trail dapat membantu mendeteksi dan mencegah adanya kecurangan. Selain itu, hal ini juga akan membantu auditor dalam melakukan pemeriksaan terhadap perusahaan.
Fungsi Audit TrailÂ
Audit trail memiliki sejumlah fungsi penting yang menguntungkan bagi perusahaan.
- Monitoring aktivitas pengguna – mengontrol aktivitas internal pada sistem dan meminimalisir penyalahgunaan akses.
- Menelusuri kesalahan sistem – penyebab error, crash, hilang data bisa ditelusuri oleh tim IT dengan cepat.
- Mencegah dan mengungkap fraud – catatan aktivitas yang terekam menjadi alat investigasi kecurangan.
- Bukti legal – rekam jejak pada sistem menjadi bukti autentik untuk menunjukkan siapa yang melakukan tindakan tertentu.
- Mendukung audit internal maupun eksternal – aktivitas yang tercatat, mempercepat proses audit dan mudah diverifikasi.
Cara Kerja Audit Trail
Dalam sebuah sistem, catatan kronologis mengenai aktivitas tertentu tampaknya muncul dengan begitu cepat. Namun sebenarnya, sistem bekerja melalui beberapa tahap sebelum audit trail terbentuk. Dengan begitu, rekam jejak tersebut bisa digunakan sebagai bukti autentik dalam pemeriksaan. Berikut cara kerjanya.
1. Inisiasi Aktivitas
Setiap aktivitas seperti transaksi atau perubahan dalam sistem langsung dideteksi dan dicatat sebagai entri pertama. Tahap ini memastikan semua rekam jejak terdokumentasi tanpa terlewat.
2. Pengumpulan Metadata
Metadata adalah keterangan rinci terkait aktivitas yang muncul pada sistem. Seperti, tanggal, waktu, identitas pengguna, jenis aktivitas, dan alamat IP. Setiap entri dilengkapi dengan metadata yang dapat digunakan untuk melacak aktivitas dan memastikan keasliannya.
3. Pencatatan Log Terstruktur
Setiap aktivitas dicatat secara rinci dengan format yang sama. Baik aktivitas yang berkaitan dengan transaksi keuangan, perubahan stok, login atau logout pengguna, dan perubahan data lainnya.
Format yang terstruktur memungkinkan pemrosesan, pengindeksan, dan pencarian berulang lebih mudah. Dengan begitu, pelacakan aktivitas, pemantauan keamanan, dan deteksi error bisa dilakukan dengan cepat.
4. Penandaan Waktu dan Validasi Integritas
Selanjutnya, setiap aktivitas yang terdokumentasi disertai dengan cap waktu sebagai simbol kronologis kejadian. Beberapa sistem terkadang menyertakan tanda tangan digital sebagai keterangan tidak ada perubahan setelah pencatatan.
5. Penyimpanan Aman dan Redundansi
Audit trail tersimpan di penyimpanan aman yang dilengkapi dengan backup atau redundansi untuk meminimalisir kehilangan data, kerusakan, atau dimanipulasi.
Penyimpanan rekam jejak sering dilengkapi dengan immutable storage yang memungkinkan data tidak dapat diubah atau dihapus setelah pencatatan.
6. Pemantauan Real-Time dan Deteksi Anomali
Untuk memberikan dokumentasi yang akurat, audit trail dilengkapi dengan pemantauan real-time untuk memberikan keterangan rinci dalam catatan maupun mendeteksi aktivitas mencurigakan.
Selain itu, sistem juga akan mengirim peringatan otomatis apabila terdeteksi anomali atau penyimpangan. Seperti, akses tidak sah atau pola transaksi yang berbeda dari biasanya.
7. Kontrol Akses Terhadap Log
Catatan aktivitas sistem hanya bisa diakses oleh pihak yang berwenang sesuai dengan peran pengguna dalam perusahaan. Aktivitas akses terhadap catatan tersebut juga akan tercatat sebagai bukti yang dapat dipertanggungjawabkan.
8. Pengambilan Data untuk Audit dan Investigasi
Catatan aktivitas yang tersimpan, dapat diambil menggunakan query atau alat analisis. Pengambilan data ini dapat dilakukan ketika perusahaan hendak melakukan audit atau investigasi. Maka datanya berperan sebagai bukti digital.
9. Analisis dan Pelaporan
Setelah itu, catatan dianalisis untuk menemukan pola, penyimpangan, atau indikasi pelanggaran. Hasil analisis dilaporkan dalam dokumen resmi sebagai bukti dalam proses audit.
10. Retensi dan Pengarsipan
Apabila catatan yang tersimpan telah mencapai masa retensi sesuai kebijakan, catatan akan diarsipkan atau dihapus untuk meringankan sistem dan menjaga kepatuhan hukum.
Jenis-Jenis Audit Trail
Jenis-jenis audit trail cukup bervariasi, tergantung pada fokus dan tujuan pencatatannya. Beberapa diantaranya adalah sebagai berikut.
1. Audit Trail Transaksi
Audit trail transaksi adalah jenis yang mencatat semua aktivitas terkait keuangan dan inventaris. Rekam jejak ini biasa ditemukan dalam sistem ERP dan akuntansi.
Dalam hal keuangan, catatan ini mendokumentasikan setiap transaksi bisnis yang berjalan. Mulai dari pembuatan transaksi, persetujuan, hingga penyelesaian.
Sementara dalam hal inventaris, catatan ini mendokumentasikan pergerakan barang, penyesuaian stok, penerimaan, dan pengiriman barang. Pencatatan ini bertujuan untuk memastikan kebenaran data keuangan, meminimalisir adanya penipuan, menjaga keakuratan laporan dan pengelolaan aset milik perusahaan.
2. Audit Trail Sistem atau Informasi Teknologi (IT)
Selanjutnya, audit trail pada sistem atau IT yang mencatat aktivitas login atau logout, akses data, dan perubahan kata sandi.
Pada sistem atau IT, rekam jejak ini juga mencatat perubahan bak akses atau peran pengguna. Seperti, pemberian akses ke modul keuangan.
3. Audit Trail Log Perubahan
Jenis log perubahan adalah catatan yang mendokumentasikan aktivitas pada sistem dan aplikasi, seperti pada infrastruktur IT. Rekam jejak ini mencatat konfigurasi sistem, pembaruan perangkat lunak, dan modifikasi basis data.
Rekam jejak ini memungkinkan tim IT melacak penyebab dan akar masalah ketika sistem mengalami kendala atau keamanan terganggu.
4. Audit Trail Keamanan
Audit trail keamanan mendokumentasikan aktivitas yang berkaitan dengan keamanan siber. Misalnya, lalu lintas jaringan yang terdeteksi malware atau diblokir. Catatan ini biasa ditemukan di firewall, IDS/IPS, antivirus, dan SIEM.
Contoh Audit TrailÂ
Contoh audit trail dapat ditemukan di berbagai aktivitas operasional perusahaan yang menggunakan sistem. Misalnya, dalam sistem absensi karyawan. Audit trail mencatat aktivitas pengguna, seperti login dan logout aplikasi, waktu clock-in dan clock-out, pengajuan cuti, hingga persetujuan atasan.
Dengan adanya rekam jejak tersebut, perusahaan dapat mengelola data karyawan dengan mudah, penelusuran jejak aktivitas bisa dilakukan secara akurat, dan verifikasi tindakan lebih cepat ditindaklanjuti.
Elemen Penting dalam Audit Trail
Sebagai catatan kronologis sistem perusahaan, audit trail harus memiliki sejumlah elemen yang dapat membuktikan keakuratannya. Diantaranya adalah sebagai berikut.
- Waktu kejadian – mencatat kapan aktivitas dilakukan
- Pengguna – mencatat identitas pelaku tindakan
- Jenis aktivitas – mencatat aktivitas yang dilakukan
- Objek yang diakses – mencatat objek, data, item, atau sumber yang diakses
- Status aktivitas – mencatat keterangan aktivitas, apakah berhasil, ditolak, atau error
- Metadata tambahan – mencatat keterangan lain, seperti alamat IP, lokasi perangkat, aplikasi yang digunakan, dan perubahan pada sistem
Penutup
Dalam konteks dokumentasi sistem perusahaan, audit trail dapat diandalkan untuk menjaga transparansi dan akuntabilitas.
Namun, volume data yang besar, risiko keamanan dan penyalahgunaan, hingga kompleksitas integrasi sistem seringkali menghambat efektivitas penerapannya.
Pada akhirnya, hal ini juga memperburuk kinerja tim auditor.Maka, untuk mengoptimalkan kinerja tim auditor, aplikasi audit internal Sekawan Media dapat menjadi langkah solutif yang dapat diandalkan.Â
Ajukan demo gratis untuk mengetahui bagaimana aplikasi kami dapat diandalkan atau hubungi tim kami untuk mendapat informasi lainnya.
