Ketika perusahaan membutuhkan data pengunjung tertentu, pencarian hingga pengiriman data bisa dilakukan dalam waktu singkat. Fitur rekap otomatis memungkinkan perusahaan memperoleh informasi tren kunjungan, jumlah tamu harian, jam padat pengunjung, hingga durasi kunjungan.
Apa Itu Aplikasi Buku Tamu?
Aplikasi buku tamu adalah sistem yang mengelola proses penerimaan tamu atau pengunjung secara digital. Proses ini melibatkan teknologi yang membuat kerjanya lebih cepat, aman, dan efisien.
Sistem ini dapat menjadi media untuk memudahkan admin dalam mengelola data pengunjung. Sebab, sistem ini terintegrasi dengan sistem lain yang menjadikannya lebih praktis.
Dalam konteks buku tamu perusahaan, sistem biasa terintegrasi dengan sistem keamanan dan akses, manajemen gedung, absensi atau HRIS, manajemen inventaris, notifikasi, keamanan data, hingga visitor management system.
Manfaat Menggunakan Aplikasi Buku Tamu Kantor
1. Meningkatkan Reputasi Perusahaan
Selain memberikan pencatatan pengunjung, aplikasi buku tamu juga bisa didesain sesuai kebutuhan dan keperluan. Mulai dari segi komponen data hingga tampilan visual.
Penyesuaian ini memungkinkan perusahaan menampilkan nilai-nilai perusahaan kepada setiap pengunjung sekaligus memperkuat citra dan reputasinya.
2. Memberikan Kenyamanan dan Pelayanan Terbaik
Buku tamu berbasis aplikasi terintegrasi dengan QR code yang memungkinkan akses cepat dan pencatatan mudah. Hal ini juga meminimalisir antrean panjang dan perusahaan bisa mendapat notifikasi ketika ada pengunjung baru.
3. Menjaga Data dan Privasi
Pengunjung tidak perlu khawatir mengenai data pribadi mereka, karena sistem ini sangat terjaga. Integrasi sistem keamanan ke dalam aplikasi buku tamu, memungkinkan perusahaan dalam membatasi siapa saja yang bisa mendapat akses informasi privat.
4. Mengontrol Keamanan Area
Selain itu, buku tamu digital juga dapat membatasi orang-orang yang tidak berhak masuk. Secara otomatis sistem hanya mengizinkan tamu yang terdaftar atau diverifikasi. Verifikasi bisa dilakukan melalui pemeriksaan identitas, seperti KTP, QR code, undangan, hingga OTP.
5. Membatasi Jumlah Pengunjung
Perusahaan dapat mengatur jumlah pengunjung yang diperbolehkan masuk dalam waktu tertentu. Ketika kunjungan sudah mencapai batas jumlah pengunjung yang ditentukan, sistem akan mengirim notifikasi dan membatasi akses buku tamu.
Hal ini bisa membantu perusahaan untuk menghindari over capacity. Dengan begitu, kenyamanan antar pengunjung dapat terjaga.
Jenis-Jenis Aplikasi Buku Tamu
Seiring dari meningkatnya permintaan dan penggunaan buku tamu berbasis digital, saat ini ada banyak jenis aplikasi buku tamu yang dikembangkan. Beberapa diantaranya adalah sebagai berikut.
1. Web
Buku tamu berbasis web adalah buku tamu yang aksesnya bisa dibuka melalui browser. Buku tamu jenis ini memudahkan pengunjung ketika melaporkan kunjungannya, karena tidak perlu instalasi dan bisa diakses dari perangkat apa saja. Buku tamu berbasis web banyak digunakan di kantor-kantor pemerintahan, perusahaan, dan sekolah.
2. Mobile
Sebagai langkah praktis pencatatan pengunjung, beberapa developer juga mengembangkannya dalam bentuk web yang tersedia untuk Android maupun iOS. Meskipun memerlukan pengunduhan dan instalasi, tetapi jenis buku tamu ini dinilai lebih interaktif dan bisa terintegrasi dengan fitur smartphone, seperti kamera dan GPS.
3. Tablet atau Self-Service
Beberapa perusahaan besar, pabrik, dan kantor modern juga ada yang menggunakan buku tamu dengan sistem self-service. Buku tamu ini biasanya sudah disediakan di ruang resepsionis, sehingga pengunjung bisa langsung mengisi saat datang.
Jenis buku tamu ini menjadi pilihan yang tepat untuk meminimalkan antrean, karena pengunjung tidak perlu berurusan dengan sinyal internet dan data langsung masuk ke dashboard.
4. QR Check-In
Aplikasi buku tamu lainnya adalah buku tamu berbasis scan QR. Jenis buku tamu ini banyak ditemukan di coworking space, gedung perkantoran, hingga sekolah.
Buku tamu QR banyak digunakan karena kepraktisannya. Perusahaan hanya perlu menyajikan barcode dan pengunjung bisa mengisi data kunjungan melalui perangkat masing-masing. Namun, sistem ini juga bisa terkendala dengan barcode palsu, sehingga berisiko terhadap kebocoran data.
Fitur Utama yang Harus Ada pada Aplikasi Buku Tamu
Setiap aplikasi buku tamu memiliki fitur-fitur berbeda yang dapat mendukung fungsionalitas penggunaannya. Berikut beberapa fitur utama yang paling dibutuhkan dalam buku tamu.
- Form data pengunjung yang fleksibelÂ
- QR code
- Verifikasi identitasÂ
- Dashboard monitoring real-timeÂ
- Rekap dan laporan otomatis
- Notifikasi dan approval otomatis
- Integrasi dengan sistem keamananÂ
- Sistem penyimpanan aman dan terpusat
- Tampilan UI/UX yang responsifÂ
Contoh Aplikasi Buku Tamu Berbasis Web & Online
Jika Anda sedang membutuhkan aplikasi buku tamu berbasis web yang bisa digunakan secara online, berikut beberapa pilihannya.
1. Sekawan Media
Sekawan Media menjadi salah satu penyedia aplikasi buku tamu dengan teknologi berbasis web dan mobile. Aplikasi ini dilengkapi dengan berbagai fitur yang bisa mengontrol kunjungan dan pengalaman digital yang efisien.
Mulai dari visualisasi kunjungan, dashboard yang disajikan secara real-time, QR code, multi location, kartu pengunjung, laporan yang bisa diatur sesuai kebutuhan, hingga pengaturan aplikasi yang fleksibel.
2. Cerdig
Cerdig menawarkan aplikasi buku tamu digital yang bisa diakses melalui web dan mobile. Tersedia versi berbayar dan gratis yang bisa digunakan dalam manajemen sekolah, perkantoran, hingga instansi pemerintah.
Beberapa fitur yang ditawarkan seperti form registrasi digital, integrasi kamera untuk foto tamu, tanda tangan digital, pemindaian QR code atau kartu identitas, laporan otomatis, notifikasi kedatangan tamu, dan integrasi dengan sistem keamanan.
3. SIDIGS
SIDIGS menghadirkan layanan buku tamu gratis yang dapat digunakan di lingkungan sekolah. Buku tamu berbasis digital ini bisa mendukung kepraktisan pencatatan kunjungan, kemudahan akses, dan laporan yang bisa dibuat secara otomatis.
Penutup
Aplikasi buku tamu bukan sekadar media pencatat kunjungan biasa. Namun sistem yang bisa bergerak lebih cepat daripada operasional manual. Memberikan pencatatan lebih akurat, real-time, pengelolaan lebih efisien, dan mendukung pengambilan keputusan berbasis data.
Jika perusahaan Anda sedang mengalami tulisan data kunjungan yang tidak bisa dibaca, proses pencarian data lambat, data buku tamu hilang, dan tidak bisa divalidasi, gunakan aplikasi buku tamu Sekawan Media sebagai langkah solutif. Kunjungan tercatat rapi, data terbaca secara akurat.Hubungi tim kami untuk mendapat informasi lainnya dan ajukan demo gratis untuk mengetahui bagaimana aplikasi kami dapat diandalkan.
