Mulai dari usaha ritel, restoran, hingga layanan berbasis penjualan langsung. Sistem ini dilengkapi dengan fitur-fitur fungsional. Seperti display produk, desain struk, berbagai pilihan metode pembayaran, platform pesan online, hingga laporan penjualan.
Bagaimana Cara Kerja Point of Sales?
1. Input Transaksi oleh Kasir
Aktivitas dalam penjualan dimulai ketika pembeli membawa barang ke area checkout. Dalam konteks pembelian offline atau secara langsung, pelanggan membawa barang yang ingin dibeli ke area kasir.
Selanjutnya, petugas kasir membuka aplikasi POS dan membuat transaksi baru. Secara otomatis, sistem akan mencatat waktu transaksi, identitas kasir, dan lokasi toko.
2. Pemindaian Produk atau Input Manual
Kasir memindai barang yang dibeli pelanggan beserta jumlahnya. Pemindaian ini dapat dilakukan melalui dua cara, yakni melalui barcode atau input manual dengan memasukkan kode barang. Setiap produk yang diinput terhubung ke database dan otomatis memengaruhi stok.
3. Perhitungan Otomatis Harga, Pajak, dan Diskon
Setelah pemindaian barcode atau input kode berhasil, sistem akan memunculkan nama barang dan harga. Sistem juga akan menginformasikan apabila ada pajak dan diskon untuk barang tertentu atau periode tertentu.
4. Proses Pembayaran (Tunai, Kartu, QRIS, E-Wallet)
Ketika semua barang sudah masuk dalam sistem, POS menghitung total pembelian beserta pajak dan diskon jika ada. Lalu, sistem menampilkan jumlah yang harus dibayar pembeli. Pembayaran bisa dilakukan dengan uang tunai, kartu, QRIS, maupun e-wallet dan sistem akan memvalidasi transaksi.
5. Pencetakan Struk atau Pengiriman Struk Digital
Ketika pembayaran selesai dan berhasil divalidasi oleh POS, sistem akan mencatat transaksi dan mencetak bukti pembelian. Sistem POS yang terhubung dengan data pelanggan juga dapat mengirim bukti pembelian secara digital melalui email, WhatsApp, atau SMS.
6. Penyimpanan Data Transaksi ke Sistem
Semua aktivitas transaksi otomatis tersimpan ke dalam sistem. Mulai dari detail produk, total pembayaran, metode bayar, waktu transaksi, hingga identitas kasir yang menangani proses tersebut. Data kemudian disimpan dan nantinya digunakan untuk membuat laporan penjualan, analisis performa toko, dan kebutuhan akuntansi.
7. Update Stok Secara Real-Time
Setiap transaksi terjadi, POS tidak hanya mencatat transaksi, tetapi juga mengurangi jumlah stok barang yang tercatat pada sistem.
Jika POS terintegrasi dengan sistem ERP, maka stok gudang otomatis mengalami pembaruan, sistem dapat memberi peringatan ketika stok menipis, dan perusahaan dapat memantau persediaan stok di seluruh cabang.
Keuntungan Point of Sale untuk Bisnis
POS menjadi alat yang banyak digunakan oleh pengusaha dari berbagai sektor. Keandalannya mempercepat dan meringankan beberapa proses kerja sekaligus. Berikut beberapa keuntungan yang mereka rasakan.
1. Sistem Pemesanan Lebih Mudah
Sistem POS bertugas mencatat semua pesanan pembeli secara detail. Mulai dari nama barang, harga, pajak, hingga diskon yang tersedia.
Ketika pembeli menambah, mengurangi, dan membayar pesanan, sistem otomatis melakukan perhitungan. Hal ini memungkinkan proses pemesanan lebih efisien dan mengurangi risiko kesalahan.
2. Olah Data Lebih Efisien
Selain mencatat transaksi, POS juga didesain mampu mengelola dan mengolah data dengan cepat dan tepat. Sistem otomatis menyajikan informasi terbaru terkait produk, harga, stok, hingga barang yang sering dibeli oleh pelanggan.
Dengan demikian, perusahaan dapat mengidentifikasi tren produk yang sedang diminati pembeli dan penjualan paling tinggi.
3. Penyajian Laporan Keuangan Real-Time
Jika biasanya laporan keuangan perlu disusun oleh karyawan, dengan sistem POS perusahaan bisa mendapatkan laporan keuangan secara otomatis dan real-time.
Tak perlu khawatir dengan keakuratan angka, karena sistem selalu memperbarui data dan menyajikan laporan berdasarkan data terbaru. Setiap data dapat ditelusuri, sehingga pengusaha dapat mengecek dan mencocokkannya dengan lebih mudah.
4. Pembaruan Stok Otomatis dan Akurat
Ketika terjadi transaksi, data stok otomatis berubah. Sistem akan mengirim informasi dan rekomendasi pembelian barang ketika stok menipis. Begitu juga ketika stok melebihi batas, sistem akan mengirim informasi kelebihan stok, sehingga pengusaha dapat mengendalikan perusahaan untuk menghindari penumpukan stok.
5. Transaksi Penjualan Otomatis Terdokumentasi
Setiap transaksi melalui sistem POS, otomatis juga akan tercatat ke database. Mulai dari nama barang, jumlah barang, identitas kasir, hingga metode pembayaran yang digunakan.
Hal ini membantu pengusaha mendapatkan catatan penjualan secara akurat, identifikasi metode pembayaran yang paling banyak digunakan, dan pencocokan transaksi dengan pembukuan dan pelaporan pajak.
6. Pengubahan Data Lebih Praktis
Ketika semua barang, harga, dan stok tercatat dalam database POS, pengusaha tak perlu memasukkan ulang data ketika ada pembaruan nama barang atau harga. Seperti diskon atau ketika pengusaha ingin menurunkan dan menaikkan harga.
Sebaliknya, pengusaha dapat mengubahnya dalam waktu singkat dengan cara mencari data barang dan memasukkan harga terbaru.
7. Pengambilan Keputusan Lebih Mudah
Data transaksi hingga stok gudang yang tercatat ke database, tidak hanya berguna untuk pembuatan laporan keuangan. Namun juga pengambilan keputusan-keputusan penting. Pengusaha dapat mengambil keputusan berdasarkan kondisi bisnis dari data dengan tepat, cepat, dan mudah.
8. Kepuasan Pelanggan Meningkat
Transaksi dengan sistem POS memungkinkan pelayanan di kasir lebih cepat dan tepat. Pelanggan akan merasa puas dengan pelayanan bisnis, karena transaksi dilakukan dengan mudah dalam waktu singkat.
Penutup
Cara kerja Point Of Sales menjadi aspek penting yang harus dipahami semua pengguna, baik pengusaha, karyawan yang bertugas di kasir, maupun karyawan yang berhubungan dengan stok barang.
Dengan pemahaman sistem POS yang baik, pengguna dapat melakukan kegiatan operasional lebih efisien. Transaksi tercatat, stok diperbarui secara otomatis, dan pelanggan puas.
Jangan biarkan operasional bisnis terhambat, karena pencatatan stok tidak akurat, proses transaksi lambat, dan data penjualan hilang.Untuk memaksimalkan kegiatan bisnis Anda, gunakan aplikasi Point Of Sales Sekawan Media yang mudah diintegrasikan dengan aplikasi lain.
Desain aplikasi user-friendly, teknologi terkini, dan layanan pelanggan responsif. Jadwalkan demo untuk melihat bagaimana aplikasi bekerja atau hubungi kami untuk konsultasi gratis.
