Apa itu Time to Hire?
Time to hire adalah metrik yang mengukur jumlah waktu mulai dari kandidat melamar pekerjaan hingga menerima tawaran pekerjaan atau offering. Metrik ini termasuk dalam KPI HR yang digunakan untuk mengukur performa departemen HR dalam perusahaan atau organisasi.
Dengan alat ukur ini, HR dapat mengetahui seberapa cepat perusahaan memilih dan mempekerjakan kandidat terbaik. Dengan demikian, HR bisa memperhitungkan periode rekrutmen agar posisi tertentu tidak terlalu lama kosong dan memicu turunnya produktivitas tim.
Perbedaan Time to Hiredan Time to Fill
Dalam KPI HR, ada yang dinamakan time to hire dan time to fill. Meskipun memiliki kemiripan istilah, tetapi keduanya memiliki definisi dan fokus yang berbeda.
| Time to Hire (Waktu Perekrutan) | Time to Fill (Waktu Pemenuhan Posisi) | |
| Fokus pengukuran | Mengukur waktu yang diperlukan kandidat untuk melewati proses rekrutmen setelah mereka melamar sampai menerima tawaran kerja. | Mengukur waktu yang diperlukan perusahaan untuk menemukan dan merekrut kandidat baru. |
| Titik awal | Saat kandidat memasuki pipeline (rangkaian seleksi kandidat atau mulai dari mengajukan lamaran). | Ketika lamaran pekerjaan secara resmi dibuka atau disetujui. |
| Tujuan | Untuk mengevaluasi seberapa cepat kandidat bergerak melalui tahap perekrutan. | Untuk mengevaluasi berapa lama waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk mengisi suatu posisi. |
Proses Rekrutmen Berapa Lama?
Periode rekrutmen yang berlangsung dalam setiap industri sebenarnya relatif. Ada banyak faktor yang dapat memengaruhi hal ini, seperti kelangkaan tenaga kerja hingga peran spesifik yang diinginkan perusahaan.
Organisasi profesional SDM terbesar di dunia, Society for Human Resource Management melaporkan bahwa rata-rata waktu perekrutan adalah 24 hari. Sementara menurut The Josh Bersin Company, perusahaan riset dan konsultasi yang berfokus pada SDM, waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk merekrut meningkat menjadi 44 hari.
Oleh karena itu, tidak ada patokan tertentu waktu time to hire yang ideal. Menurut platform pencarian kerja, Kita Lulus, waktu perekrutan yang singkat dapat meningkatkan peluang perusahaan mendapatkan kandidat terbaik.
Tahap Rekrutmen Apa Saja yang Mempengaruhi Time to Hire?
Merekrut karyawan dengan proses berlapis bukanlah hal yang mudah. Oleh karena itu, terkadang kandidat perlu menunggu sampai akhirnya menerima tawaran. Dalam proses rekrutmen, ada beberapa tahapan yang memengaruhi durasi waktu tunggu tersebut. Diantaranya sebagai berikut.
1. Penyaringan Pelamar (Screening)
Penyaringan lamaran kerja dari perekrut menjadi salah satu tahap yang memakan waktu paling lama. Hal ini karena HR harus berjibaku mereview dan menilai semua lamaran kerja yang masuk.
Untuk memberikan efisiensi pada saat screening, HR biasanya akan menggunakan perangkat lunak yang dapat mempercepat proses kurasi dan rekrutmen. Mengingat, semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk tahap ini, semakin besar pula biaya yang harus dikeluarkan perusahaan.
2. Wawancara dan Seleksi
Kandidat yang telah melalui proses penyaringan, setelah itu akan melalui proses wawancara dan seleksi. Tahap ini tidak hanya melibatkan pihak HR dan kandidat, tetapi juga hiring manager atau kepala bagian tertentu.
Semakin banyak jumlah kandidat yang melalui proses ini, semakin banyak pula durasi waktu yang harus dialokasikan. Tahapan wawancara berlapis hingga pengambilan keputusan yang harus menunggu persetujuan dari beberapa pihak turut memengaruhi time to hire.
3. Tawaran Pekerjaan (Offering) dan Negosiasi
Kandidat yang terpilih dari proses wawancara nantinya akan melalui tahap penawaran pekerjaan dan negosiasi. Pada tahap ini, HR mengundang kandidat untuk membicarakan mengenai semua persyaratan perekrutan. Mulai dari gaji, paket kompensasi, tunjangan, jadwal kerja, jam kerja, hingga potensi pemecah kesepakatan.
Pada tahap ini pula, kandidat dan HR pada saling bernegosiasi untuk mencapai kesepakatan dan hasil akhir. Proses offering dan negosiasi memengaruhi waktu perekrutan, karena proses ini bukanlah akhir dari rekrutmen dan kandidat belum menerima tawaran.
Dalam arti, kandidat dapat menolak tawaran pekerjaan dan HR dapat membatalkan tawaran pekerjaan yang diberikan. Ketika kondisi tersebut terjadi, hal itu akan semakin memperpanjang waktu perekrutan.
Cara Menghitung Time to Hire
Cara menghitung time to hire dapat dilakukan dengan mengaplikasikan rumus “time to hire = hari saat kandidat menerima tawaran – hari saat kandidat mengajukan lamaran.” Perhitungan ini akan menghasilkan waktu perekrutan posisi yang ditawarkan. Berikut contoh ilustrasinya.
- Kandidat mengajukan lamaran pada: 1 Januari 2026
- Kandidat menerima tawaran kerja pada: 21 Januari 2026
Maka, waktu perekrutan untuk posisi yang ditawarkan adalah 21 Januari – 1 Januari = 20 hari. Artinya, perusahaan membutuhkan waktu selama 20 hari sejak kandidat mengajukan lamaran hingga menerima tawaran kerja.
Apabila HR ingin mengukur efisiensi rekrutmen, rumus metrik rata-rata time to hore dapat diaplikasikan. Caranya adalah dengan menambahkan waktu perekrutan dari beberapa kandidat. Lalu membaginya dengan jumlah karyawan yang dibutuhkan perusahaan. Misalnya,
- Eleara: 18 hari
- Malik: 20 hari
- John: 8 hari
- Sasa: 10 hari
- Ahmad: 17 hari
Langkah perhitungannya adalah sebagai berikut.
- Jumlah waktu perekrutan semua kandidat = 18 + 20 + 8 + 10 +17 = 73 hari
- Bagi dengan jumlah karyawan yang akan direkrut = 73 : 5 = 14,6
Maka artinya, rata-rata waktu tunggu kandidat untuk diterima di perusahaan adalah 14,6 hari.
Penutup
Time to hire menjadi indikator waktu perekrutan yang penting diperhitungkan oleh HR. Perhitungan analitisnya yang terukur memungkinkan perusahaan tidak hanya mendapat kandidat terbaik, tetapi juga membantu perusahaan menjaga efisiensi anggaran dan mendukung perencanaan tenaga kerja.
Di samping memperhitungkan metrik, perusahaan juga memerlukan teknologi andal dan teruji agar proses rekrutmen dapat terdokumentasi dan termonitor. Dalam konteks ini, Sekawan Media hadir sebagai partner yang siap membawa bisnis Anda bertransformasi dengan teknologi.
Kami menyediakan jasa pembuatan aplikasi berbasis web, Android, iOS, dan pembuatan website yang dapat membantu menyederhanakan proses rekrutmen dan memastikan biaya tetap terkendali. Hubungi tim Sekawan Media sekarang dan konsultasikan kebutuhan Anda.
