Apa itu Procurement?
Procurement adalah aktivitas pengadaan dan pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan. Dalam praktiknya, aktivitas ini mencakup tiga tahapan penting, yakni purchasing (pembelian barang atau jasa), expediting (pengawasan), dan traffic (pengiriman).
Jadi, aktivitas procurement mencakup kegiatan analisa kebutuhan perusahaan, mendaftar permintaan pembelian, evaluasi pihak penyedia barang, penentuan pihak penyedia barang, pemesanan, hingga pencatatan aktivitas pengadaan yang sudah dilakukan.
Perbedaan Procurement dan Purchasing
| Procurement | Purchasing | |
| Fokus | Pengelolaan sumber daya dan hubungan antara perusahaan–pemasok. | Pelaksanaan pembelian. |
| Tujuan | Menghemat biaya, memberikan kualitas yang konsisten, mengelola risiko, dan meningkatkan inovasi. | Memastikan barang atau jasa tersedia tepat waktu dengan harga sesuai. |
| Pertimbangan strategis | Keberlanjutan, kepatuhan hukum, dan dampak terhadap seluruh rantai pasokan. | Proses administratif dan teknis terkait pemesanan dan penerimaan barang. |
| Proses | Lebih kompleks, terdiri dari: analisis pasar, seleksi penyedia barang atau jasa, negosiasi kontrak, manajemen kontrak, pengelolaan hubungan perusahaan–pemasok, dan evaluasi kinerja pemasok. | Lebih spesifik dan terbatas, terdiri dari: pemesanan barang atau jasa, penanganan faktur, penerimaan barang, dan pembayaran kepada pemasok. |
| Penanggung jawab | Procurement Manager atau Officer | Purchasing Staff atau Officer atau Manager Pembelian |
Tugas Procurement
- Membuat standar kebutuhan perusahaan – bagian procurement menentukan standar jelas terhadap barang atau jasa yang akan dipesan. Tujuannya adalah untuk mendapatkan kualitas yang sesuai dan penyaringan tender bisa dilakukan secara akurat–terukur.
- Membuat rencana penyediaan barang – tugas ini diawali dengan identifikasi kebutuhan perusahaan dan dilanjutkan dengan menyusun daftar kebutuhan barang atau jasa.
- Menyesuaikan permintaan – bagian procurement juga bertugas menyeleksi kebutuhan barang atau jasa yang diajukan oleh berbagai divisi. Tujuannya adalah agar bagian yang penting atau darurat dapat diprioritaskan.
- Mencari vendor dan supplier – pencarian vendor dan supplier dilakukan melalui sistem seleksi tender untuk mendapatkan penyedia terbaik.
- Analisa surat penawaran – selain analisa permintaan, bagian procurement juga menganalisa surat penawaran yang diajukan vendor dan supplier. Tujuannya adalah untuk mendapatkan penawaran paling menguntungkan.
- Negosiasi vendor dan supplier – selanjutnya, bagian procurement melakukan tawar-menawar untuk mendapatkan vendor dan supplier terbaik.
- Membuat kontrak – ketika perusahaan sudah mendapatkan vendor dan supplier, maka transaksi dilakukan dengan kontrak yang disepakati.
- Menerima invoice – bagian procurement memastikan bahwa setiap transaksi disertai dengan invoice untuk mengecek kesesuaian nilai, kualitas, dan kuantitas.
- Pengontrol – bagian procurement memastikan kualitas dan kuantitas barang sesuai dengan kesepakatan.
Gaji Procurement di Indonesia
Dikutip dari Glassdoor, berikut kisaran gaji procurement di Indonesia.
| Pengalaman | Kisaran Gaji | Tugas |
| Entry Level (0-1 tahun) | Rp5.100.000 – Rp8.800.000 | Mempelajari dasar-dasar procurement: cara mencari pemasok, proses pengadaan, hingga cara bekerja sama dengan tim. |
| Mid Level (1-3 tahun | Rp5.800.000 – Rp10.200.000 | Mengelola hubungan dengan supplier, negosiasi kontrak, hingga membuat keputusan-keputusan penting. |
| Senior Level (4-6 tahun) | Rp7.300.000 – Rp11/700.000 | Memimpin tim procurement, menyusun strategi pengadaan, dan memastikan operasional berjalan lancar dan efisien. |
Proses Procurement dalam Perusahaan
1. Identifikasi Kebutuhan
Proses identifikasi kebutuhan tidak hanya datang dari bagian procurement, melainkan juga departemen lain dalam organisasi. Setiap kebutuhan departemen disampaikan ke bagian procurement dan bagian tersebut akan menyeleksi, baik itu barang, jasa, maupun bahan baku.
2. Permintaan Pembelian
Permintaan pembelian atau purchase requisition adalah pengajuan permintaan pembelian dari departemen lain kepada bagian procurement. Permintaan ini biasanya disampaikan melalui dokumen formal yang mencakup detail kebutuhan, jumlah, spesifikasi, dan waktu pengiriman yang diinginkan.
Pada tahap ini, bagian procurement akan melakukan pemeriksaan dan akan disetujui apabila kebutuhan tersebut valid dan sesuai anggaran.
3. Pencarian Supplier
Pencarian supplier diawali dengan melakukan riset dan peninjauan terhadap supplier yang sudah ada maupun supplier baru yang potensial. Kemudian, bagian procurement akan mengirimkan permintaan penawaran atau Request for Quotation (RFQ) kepada supplier. Setiap penawaran yang dikirim supplier akan dievaluasi dari sisi harga, kualitas, waktu pengiriman, dan beberapa hal penting lainnya.
4. Negosiasi dan Seleksi Supplier
Ketika tim procurement mendapatkan beberapa kandidat supplier, mereka akan bernegosiasi. Tujuannya adalah menemukan supplier yang sesuai dengan perusahaan. Hal-hal yang dinegosiasikan berkaitan dengan harga, syarat pembayaran, waktu pengiriman, dan ketentuan-ketentuan lainnya.
Apabila tim procurement sudah mendapatkan kandidat supplier, akan dibangun kesepakatan, dan penandatanganan kontrak atau perjanjian formal antara kedua belah pihak.
5. Pembuatan Pesanan Pembelian
Bagian procurement membuat pesanan pembelian atau purchase order (PO) untuk supplier terpilih. Umumnya, PO dibuat dalam satu dokumen resmi yang memuat spesifikasi barang atau jasa, jumlah, harga, dan waktu pengiriman.
Ketika supplier menerima PO, mereka akan mengonfirmasi dan menyetujui. Dengan demikian, pesanan dapat diproses sesuai ketentuan yang disepakati dan dikirim kepada perusahaan.
6. Penerimaan Barang atau Jasa
Penerimaan barang atau jasa diiringi dengan pemeriksaan untuk memastikan spesifikasi dan jumlah barang yang dipesan sesuai PO. Aktivitas dalam tahap ini didokumentasikan dan penerimaan dilaporkan kepada bagian procurement dan departemen terkait.
7. Pembayaran Supplier
Apabila barang atau jasa yang dipesan sesuai PO, kini saatnya bagian keuangan memeriksa faktur dari supplier. Tujuannya adalah memastikan harga, jumlah barang, atau layanan jasa yang diberikan sesuai PO. Pemeriksaan ini juga dilakukan terhadap laporan penerimaan.
Jika semuanya sesuai, bagian keuangan akan memverifikasi faktur dan melakukan pembayaran kepada supplier sesuai dengan kontrak.
8. Evaluasi Kinerja Supplier
Pada periode tertentu, bagian procurement melakukan evaluasi kinerja supplier. Mulai dari kualitas barang atau jasa yang diberikan, ketepatan waktu pengiriman, hingga dukungan pelanggan. Tujuannya adalah untuk memutuskan apakah perusahaan akan terus bekerja sama dengan supplier tersebut atau tidak.
Contoh Aplikasi E-Procurement
1. Oracle
E-procurement Oracle menawarkan aplikasi dengan fitur-fitur yang mampu mendukung proses procurement dengan baik, manajemen persediaan lebih efektif, dan analisis pengeluaran yang akurat. Sistem ini dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan bisnis dan dapat diintegrasikan dengan sistem lain dalam ekosistem Oracle.
Fitur-fitur:
- Supplier Management – fitur untuk merampingkan proses kerja sama dengan supplier, kartu skor dan insentif untuk menilai kinerja supplier, dan deteksi potensi risiko untuk pasokan yang lebih stabil dan tidak terganggu.
- Sourcing – fitur analitik untuk mengidentifikasi peluang penghematan biaya, AI generatif untuk mencari supplier lebih efisien, dan rekomendasi berbasis analitik untuk memaksimalkan nilai bisnis.
- Procurement contracts – fitur pembuatan kontrak berbasis templat, standarisasi kontrak otomatis, kontrol penuh perubahan kontrak agar tidak merugikan perusahaan, dan pantau semua kontrak dengan mudah.
2. HashMicro
HashMicro menawarkan aplikasi e-procurement yang mudah diintegrasikan dengan berbagai sistem, kustomisasi fitur sesuai kebutuhan bisnis, dan fleksibel dalam berlangganan. Cocok untuk bisnis yang ingin solusi all-in-one dalam satu aplikasi.
- Work Order Receiving – fitur yang memastikan barang diterima dalam jumlah dan spesifikasi yang sesuai dan proses penerimaan didokumentasikan.
- Purchase Request Approval Management – persetujuan dan penolakan permintaan pembelian dilakukan secara terpusat melalui sistem procurement.
- Online Portal for Suppliers – unggah katalog dan pembagian tender berbasis online.
3. Microsoft Dynamics
Aplikasi e-procurement dari Microsoft Dynamic memiliki keunggulan pada fitur dashboardnya yang lengkap, sistem yang dapat dikustomisasi, dan penyimpanan berbasis cloud, sehingga analisis dan pengelolaan pembelajaan lebih mudah.
- Manajemen vendor – profil vendor dan pemantauan kinerja pusat memungkinkan pengambilan keputusan berbasis data dan pertumbuhan bisnis lebih kuat.
- Analitik berbasis AI, otomatisasi, dan data real-time – fitur yang memungkinkan perusahaan mengontrol, melacak anggaran, dan mengidentifikasi peluang penghematan.
- Compliance dan Mitigasi Risiko – memastikan proses pengadaan sesuai kebijakan perusahaan, sehingga risiko fraud dapat diminimalkan.
Penutup
Procurement adalah pengadaan barang atau jasa yang dilakukan untuk mendukung operasional perusahaan. Dalam praktiknya, tugas tim procurement tidak hanya pada pemesanan, tetapi mulai dari perencanaan, pengadaan, pencarian dan negosiasi dengan supplier, penerimaan, pembayaran, hingga evaluasi kinerja supplier.
Untuk memastikan proses pengadaan selaras dengan perencanaan produksi dan distribusi, perusahaan tidak bisa mengandalkan Sumber Daya Manusia (SDM) saja. Dibutuhkan sistem supply chain management yang terintegrasi untuk aktivitas yang lebih efektif dan efisien.
Gunakan aplikasi Supply Chain Management Sekawan Media untuk pengelolaan sumber daya perusahaan yang lebih cepat dan akurat. Sistem digitalisasi memungkinkan setiap anggota tim mendapat informasi terbaru dan pemantauan dapat dilakukan dari mana saja. Hubungi kontak Sekawan Media dan konsultasikan kebutuhan Anda sekarang.
