Invoice Adalah: Fungsi, Komponen yang Harus Ada, Contoh, dan Cara Buat

Berapa kali tim Anda harus merevisi invoice karena salah nominal atau perhitungan pajak? Invoice adalah dokumen resmi penagihan yang menjadi dasar pencatatan keuangan dan arus kas perusahaan.

Kesalahan kecil dalam penagihan bukan hanya membuang waktu, tetapi juga bisa mengganggu arus kas dan menurunkan kepercayaan klien. Jika proses invoice masih dilakukan secara manual, risiko ini akan terus berulang. Artikel ini akan menjelaskan lebih lanjut mengenai fungsi hingga cara membuat invoice yang benar.

Apa itu Invoice?

Invoice adalah dokumen permintaan pembayaran atas barang atau jasa yang diberikan kepada pembeli. Dokumen ini biasanya dikeluarkan oleh penjual dengan rincian informasi daftar barang atau jasa yang dibeli oleh pembeli, identitas penjual-pembeli, hingga informasi pembayaran. 

Dalam praktiknya, invoice biasa diberikan kepada pembeli sebelum pembayaran dilakukan. Dokumen ini dibuat dalam tiga salinan: satu lembar untuk pembeli sebagai bukti bahwa pembayaran telah lunas, satu lembar untuk arsip penjualan penjual, dan satu lembar untuk penjual sebagai bukti laporan keuangan.

Saat ini, invoice tidak hanya bisa dibuat dengan cara manual seperti tulis tangan dalam kertas templat, tetapi juga bisa dibuat dalam bentuk digital.

Apa Perbedaan Invoice dan Faktur?

Fungsi Invoice bagi Perusahaan dan Pelanggan

• Sebagai panduan kewajiban pembayaran – invoice memuat detail tagihan, nama bank, nomor bank, hingga tanggal jatuh tempo. Informasi tersebut dapat menjadi panduan bagi pembeli untuk membayar tagihan, sehingga potensi kesalahan dapat dikurangi.
• Bukti transaksi – selain menjadi alat penagihan, invoice juga dapat menjadi bukti transaksi resmi antara penjual dan pembeli, karena memuat detail produk atau jasa yang dijual, harga, tanggal transaksi, dan lain sebagainya.
• Catatan keuangan perusahaan – invoice yang mencatat detail transaksi akan berguna ketika perusahaan ingin melacak semua pendapatan. Selain itu, dokumen ini juga dapat membantu pemilik bisnis untuk mengelola arus kas agar lebih efektif.
• Bukti pelaporan pajak – detail informasi transaksi juga memudahkan pemilik bisnis dalam pelaporan pajak, karena dapat menjadi bukti yang akurat dan sah di mata otoritas pajak.
• Dokumentasi audit – dengan informasi detail di dalamnya, invoice menjadi bukti yang sah dan relevan untuk menjadi rujukan audit. Dokumen ini dapat mendukung pemeriksaan dan penilaian auditor.

Jenis-jenis Invoice

1. Penjualan

Invoice penjualan merupakan salah satu jenis invoice yang paling sering digunakan oleh penjual untuk mengomunikasikan permintaan pembayaran kepada pelanggan. Dokumen ini memuat informasi detail produk atau layanan, total pembayaran, tanggal penjualan, syarat dan ketentuan pembayaran, hingga informasi kontak penjual dan pembeli.

2. Pembelian

Invoice juga digunakan sebagai bukti transaksi resmi atas pembelian oleh mitra atau perusahaan. Jenis invoice ini biasanya dikeluarkan oleh pemasok atau supplier. 

Mirip dengan invoice penjualan, dokumen ini juga memuat produk atau jasa yang dibeli, total pembayaran, waktu transaksi, hingga identitas pemasok dan pembeli.

3. Proforma

Selain itu, jenis invoice lainnya adalah invoice proforma – invoice sementara yang dibuat oleh penjual untuk pembeli sebelum barang atau jasa dikirim. Jadi, invoice ini adalah bentuk penawaran dari penjual, sehingga pembeli merencanakan anggaran dan menyiapkan dana sesuai kebutuhan.

Dalam perusahaan besar, invoice ini juga biasa digunakan sebagai dokumen persetujuan internal atau administrasi perusahaan.

4. Retur 

Invoice retur merupakan dokumen pengembalian barang karena barang mengalami kerusakan, cacat produksi atau salah kirim. Dalam proses retur, dokumen ini berfungsi sebagai bukti pencatatan resmi atas produk yang dikembalikan.

5. Konsinyasi

Invoice konsinyasi adalah dokumen penagihan yang biasa digunakan dalam sistem titip jual. Misalnya, dalam bisnis produk fashion, desainer atau pemilik barang (konsinyor) menitipkan pakaian ke butik (konsinyi) dan butik hanya akan membayar setelah ada pembeli.

6. Tagihan

Sama seperti namanya, invoice tagihan merupakan dokumen penagihan yang dibuat penjual dan dikirimkan kepada pembeli. Tujuannya adalah untuk mengingatkan pembeli bahwa ada tagihan yang belum dilunasi. 

Biasanya, dokumen ini akan diterbitkan ketika tanggal jatuh tempo sudah lewat. Oleh karena itu, penjual melakukan penagihan secara profesional dan resmi.

7. Berkala 

Invoice berkala adalah dokumen yang digunakan untuk transaksi dengan pola pembayaran. Misalnya, pada tagihan bulanan layanan internet, kontrak tahunan, sewa gedung atau kantor, listrik dan utilitas, dan lain sebagainya. Dengan menggunakan invoice berkala, pencatatan transaksi lebih mudah dan arus kas konsisten.

Apa Saja Komponen yang Harus Ada dalam Invoice?

1. Identitas Penagih

Penagih adalah pihak yang menawarkan atau menjual barang atau jasa. Dalam invoice, identitas penagih meliputi nama terang, alamat, kontak informasi, dan logo perusahaan yang biasa dicantumkan di bagian atas.

2. Identitas Pihak Klien

Klien adalah pihak yang membeli barang atau jasa yang ditawarkan. Dalam invoice, identitas klien yang dicantumkan meliputi nama perusahaan atau individu, alamat (kota), dan nomor telepon yang dapat dihubungi.

3. Nomor Transaksi

Dalam konteks ini, nomor transaksi juga disebut sebagai nomor invoice. Nomor ini bukan sekadar deretan angka, melainkan kode unik yang mempermudah pelacakan dokumen. Nomor ini biasanya diletakkan di bagian atas lembar invoice di bawah judul ‘invoice.’

4. Tanggal Transaksi

Beberapa invoice juga mencantumkan tanggal transaksi hingga jam terjadinya transaksi. Tujuannya adalah sebagai informasi kapan pembelian barang dilakukan atau penggunaan jasa selesai.

5. Tanggal Jatuh Tempo

Selain tanggal transaksi, invoice juga harus mencantumkan tanggal jatuh tempo. Informasi ini penting bagi klien agar bisa mengetahui waktu paling lambat melakukan pembayaran. Umumnya, maksimal jatuh tempo biasanya diatur 30 hari setelah invoice diterbitkan.

6. Deskripsi Barang atau Jasa

Deskripsi barang atau jasa biasanya dituliskan dalam bentuk singkat di dalam invoice. Tujuannya adalah untuk memudahkan pembeli mencocokkan barang atau jasa dengan apa yang ia pesan.

7. Total Biaya yang Harus Dibayar

Selain daftar produk atau jasa yang dipesan dan nominal harganya, penjual juga harus mencantumkan total biaya yang harus dibayar. Total biaya harus ditulis secara rinci, termasuk diskon dan pajak barang atau jasa, jika ada. Komponen ini berperan sebagai informasi jelas kepada pihak pembeli.

8. Ketentuan Pembayaran

Ketentuan pembayaran merupakan komponen invoice yang memuat metode pembayaran, seperti nama bank dan nomor rekening.

Contoh Invoice

Untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai bentuk invoice, berikut contohnya.

Cara Membuat Invoice yang Benar

Untuk membuat invoice dengan benar dan lengkap, berikut langkah-langkah yang bisa diikuti.

1. Siapkan Semua Informasi Transaksi

Pertama, siapkan semua informasi transaksi yang akan dicantumkan di dalam invoice. Mulai dari nama dan informasi perusahaan klien, daftar barang atau jasa yang dipesan, nilai dan total transaksi, metode pembayaran, hingga tanggal jatuh tempo.

2. Buat Format dan Identitas Invoice

Pastikan Anda menggunakan format yang rapi dan mudah dibaca. Untuk menjaga konsistensi, Anda dapat membuat templat siap pakai yang bisa langsung digunakan saat ada klien yang memesan barang atau jasa. 

Cantumkan identitas penjual maupun pembeli dengan lengkap, seperti nama usaha atau perusahaan, alamat, nomor kontak, hingga email.

3. Tulis Rincian Tagihan dengan Jelas

Rincian tagihan adalah bagian inti invoice yang memuat detail produk atau jasa yang dibeli, jumlah barang atau durasi pekerjaan, harga satuan, hingga total keseluruhan. Hal ini juga mencakup diskon, tambahan biaya, dan pajak.

4. Cek Sebelum Dikirim

Langkah terakhir adalah mengecek seluruh informasi yang dicantumkan di dalam invoice. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan data klien, kesalahan nominal, maupun metode pembayaran. Mengingat, kesalahan kecil dapat berdampak besar dan merusak reputasi perusahaan di mata klien. 

Penutup

Invoice adalah bagian dari proses administrasi bisnis yang membutuhkan ketelitian dan keakuratan. Ketika perusahaan sering membuat invoice, mengelolanya secara berkala, mengalami kesalahan nominal, hingga kesulitan melacak pembayaran, itu tanda bahwa proses manual sudah tidak lagi efektif.

Mengingat, pembuatan invoice yang dilakukan secara manual rentan mengalami human error. Oleh karena itu, untuk mendukung efisiensi pembuatan invoice, perusahaan perlu mempertimbangkan teknologi pendukung yang andal.

Berkaitan dengan hal ini, Sekawan Media menyediakan layanan jasa pembuatan aplikasi web yang bisa menghasilkan invoice otomatis, mengatur secara berkala, dan menyimpan database pelanggan dengan rapi. Hubungi kontak Sekawan Media dan konsultasikan kebutuhan Anda sekarang.