Penggunaan aplikasi SAP memberikan kemudahan bagi perusahaan untuk beradaptasi dengan operasional yang semakin tinggi. Memungkinkan koordinasi dan komunikasi antar divisi lebih baik, pembagian informasi real-time, dan pengambilan keputusan berbasis data.
Apa Itu SAP?
Lalu, apa itu SAP? SAP atau System Application and Product in Data Processing adalah aplikasi pengolah data untuk kepentingan bisnis suatu perusahaan. SAP dapat digunakan untuk mengolah berbagai sumber daya, seperti SDM, keuangan, produksi, hingga informasi dan data.
Berdasarkan sejarahnya, SAP adalah usaha kecil yang berpusat di Walldorf, Jerman pada tahun 1972. Sistem ini awalnya dikenal sebagai “SAP R/1,” lalu dikembangkan menjadi SAP R/2, SAP R/3, dan pada tahun 2004 berkembang menjadi Enterprise Resource Planning (ERP).
Tahun 2015, ERP berkembang ke tingkat berikutnya dengan nama SAP S/4HANA. Aplikasi ini menggunakan sistem komputasi yang mampu memproses data dalam jumlah besar dan terintegrasi dengan teknologi canggih seperti Artificial Intelligence (AI).
Fungsi dan Manfaat Aplikasi SAP
- Efisiensi bisnis – menyederhanakan operasi bisnis dengan mengintegrasikan semua proses dalam sistem terpusat, penemuan solusi, serta evaluasi tepat sasaran.
- Pengambilan keputusan lebih baik – SAP memberikan akses bagi pengguna untuk mendapatkan data real-time, sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan tepat dan cepat.
- Kolaborasi dan berbagi pengetahuan – sistem yang terpusat memungkinkan karyawan bertukar informasi dan berkolaborasi dengan mudah.
- Pengendalian keuangan – SAP didukung oleh infrastruktur kuat yang mampu melacak dan memberikan laporan transaksi keuangan.
- Keunggulan kompetitif – perusahaan dapat bersaing di bidangnya melalui peningkatan proses bisnis.
- Meminimalkan risiko – sistem yang mendokumentasikan aktivitas bisnis sehari-hari, akan memberikan laporan otomatis secara teratur berdasarkan data sehingga meminimalkan potensi kesalahan.
- Komunikasi lebih baik – komunikasi karyawan lebih mudah, karena sistem dapat digunakan dimanapun dan kapanpun.
- Kontrol kualitas – ketika kesalahan diidentifikasi, dilaporkan, dan diperbaiki, hal ini akan mengontrol kualitas produk atau layanan Anda, sehingga bisnis dapat berkembang dengan baik.
Aplikasi SAP yang Paling Banyak Digunakan
Agar dapat mengimplementasikan SAP dalam bisnis, mengetahui apa itu SAP saja tidak cukup. Perusahaan perlu mengetahui aplikasi SAP apa yang paling banyak digunakan. SAP terdiri dari puluhan modul yang mampu membantu proses bisnis berjalan efisien. Beberapa yang paling banyak digunakan adalah sebagai berikut.
1. Finance and Controlling (FICO)
FICO adalah kombinasi dari Financial Accounting (FI) dan Controlling (CO). Modul ini berperan untuk mengelola proses bisnis dalam aspek keuangan dan akuntansi. Mulai dari pengelolaan buku besar, manajemen kas, laporan keuangan, hingga akuntansi biaya.
2. Production Planning (PP)
Modul production planning mencakup sub-sub modul manajemen produksi, BOM and routing, dan sistem eksekusi manufaktur. Modul ini bertugas untuk mengatur perencanaan dan pengendalian produksi.
Dengan menggunakan modul ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi produksi dan mengurangi pemborosan sumber daya.
3. Material Management (MM)
Modul material management terdiri dari sub modul permintaan pembelian, pesanan pembelian, dan strategi rilis. Modul ini bertugas untuk mengelola proses pembelian, penyimpanan, dan distribusi bahan baku.
Penggunaan modul MM memungkinkan pengadaan barang lebih terstruktur, stok dan persediaan terkontrol, dan data material akurat.
4. Sales and Distribution (SD)
Modul sales and distribution akan menjadi kebutuhan utama perusahaan yang berfokus pada penjualan, distribusi produk, dan pengelolaan hubungan dengan pelanggan.
Modul ini bertugas untuk mengelola seluruh proses penjualan. Mulai dari penjualan hingga produk sampai ke tangan pelanggan dan pembayaran tercatat. Sales and distribution berfokus pada proses penawaran harga, pesanan penjualan atau kontrak, penetapan harga pelanggan, dan EDI orders interface.
5. Human Resource (HR)
Sementara modul HR bertugas untuk mengintegrasikan proses yang berkaitan dengan manajemen Sumber Daya Manusia (SDM). mulai dari administrasi karyawan, pengelolaan rekrutmen, manajemen waktu, hingga penggajian.
Contoh Aplikasi SAP dalam Kegiatan Bisnis
Sebagai contoh, berikut aplikasi SAP dalam kegiatan bisnis perusahaan ritel yang memanfaatkan modul Material Management (MM). Dalam perusahaan ritel, modul ini bertugas untuk mengelola stok barang. Setiap barang yang keluang dan masuk gudang tercatat secara real-time.
Ketika stok mencapai batas minimum, sistem akan mengirim notifikasi untuk melakukan pembelian. Sebaliknya, sistem juga akan mengirim notifikasi ketika stok mencapai batas maksimal. Dengan begitu, perusahaan dapat menghindari kehabisan stok maupun penumpukan barang.
Kelebihan dan Tantangan Penggunaan SAP
Bagi perusahaan, SAP bukan sekadar alat pengendali proses bisnis, tetapi kebutuhan yang tak boleh terlewatkan.
- Efisiensi pekerjaan – SAP bekerja dengan mengintegrasikan beberapa proses bisnis dalam satu platform. Memungkinkan data tidak hanya terkumpul, tetapi juga termonitor dengan baik dan proses bisnis terdokumentasi.
- Meningkatkan produktivitas – sistem yang terintegrasi memungkinkan pekerjaan selesai lebih cepat dan karyawan bisa menangani hal lain yang membutuhkan perhatian lebih.
- Fitur lengkap – SAP dilengkapi dengan fitur yang mampu menunjang kebutuhan bisnis, seperti monitoring atau reporting, maintenance, database management, hingga security management.
- Dapat digunakan untuk seluruh dimensi bisnis – SAP dapat digunakan untuk seluruh skala bisnis. Mulai dari perusahaan besar, menengah, hingga kecil. Namun kompleksitasnya tetap harus menjadi perhatian.
- Terintegrasi dengan e-commerce – operasi bisnis yang terjadi pada aplikasi e-commerce tercatat dalam sistem, sehingga data penjualan dan stok lebih akurat, laporan komprehensif, dan skalabilitas bisnis tetap terkendali.
- Dilengkapi dengan modul – SAP dilengkapi dengan modul-modul yang terdiri dari beberapa submodul, seperti modul sales and distribution, production planning, project, system, hingga controlling.
- Data tidak bisa diduplikasi – sistem SAP mendukung pencegahan duplikasi data. Hal ini menjamin kerahasiaan data penting perusahaan agar tidak bocor.
Meskipun aplikasi ini telah membuktikan keandalannya pada berbagai lini biasnis, tetapi perusahaan tetap harus mempertimbangkan beberapa hambatan berikut.
- Biaya tinggi – penggunaan SAP seringkali membutuhkan investasi awal yang besar untuk biaya implementasi, konsultan, infrastruktur, dan maintenance.
- Aplikasi kompleks – sistem yang komprehensif dan terstruktur membuat proses instalasi, konfigurasi, dan penyesuaian dengan proses bisnis perusahaan cukup rumit.
- Butuh pelatihan lanjutan – sistem yang kompleks, membuat perusahaan perlu melatih karyawan agar terampil menggunakan aplikasi.
- Implementasi memakan waktu – semakin kompleks sistem yang digunakan, semakin lama waktu implementasi SAP dengan proses bisnis.
- Kustomisasi cukup rumit – ketika perusahaan melakukan kustomisasi berlebihan, hal ini dapat menyulitkan pembaruan aplikasi di masa depan, meningkatkan ketergantungan pada penyedia layanan, dan menambah biaya pemeliharaan sistem.
Penutup
Itulah penjelasan mengenai apa itu SAP, fungsi, aplikasi yang banyak digunakan contoh, hingga kelebihan dan tantangannya. Dalam sebuah bisnis, SAP dapat menjadi alat andal yang menjamin keberlanjutan dan stabilitas operasional bisnis.
SAP dapat menjadi tulang punggung yang mampu merampingkan proses bisnis lebih efektif dan efisien. Kendati demikian, pemanfaatannya tetap membutuhkan dukungan layanan digital lainnya sebagai penguat sistem.
Untuk memaksimalkan sistem SAP dalam perusahaan, Sekawan Media sebagai perusahaan IT profesional dan berpengalaman dapat menjadi solusi terbaik bagi bisnis Anda.
Kami menyediakan layanan pembuatan aplikasi berbasis web, pembuatan aplikasi Android dan iOS, pembuatan website, SEO, dan staff augmentation service. Hubungi kontak Sekawan Media untuk kerja sama dan informasi lebih lanjut.
