Apa itu Cost per Hire?
CPH atau Cost per Hire adalah metrik untuk mengukur total biaya yang digunakan perusahaan untuk merekrut karyawan. Mulai dari biaya iklan lowongan kerja, gaji tim HR, biaya agency, onboarding, platform rekrutmen, alat tes seleksi, hingga waktu yang dihabiskan manajer maupun staf untuk menangani proses rekrutmen.
Aplikasi CPH pada proses rekrutmen bertujuan untuk mengevaluasi efektivitas dan efisiensi strategi rekrutmen yang dijalankan perusahaan. Dengan demikian, perusahaan dapat menjalankan rekrutmen dengan optimal tanpa membebani anggaran secara berlebihan.
Komponen Biaya Rekrutmen Karyawan
Komponen biaya rekrutmen terdiri dari biaya internal dan eksternal. Keduanya menjadi komponen untuk menghitung cost per hire.
1. Biaya Internal
Biaya internal adalah seluruh pengeluaran yang muncul dari dalam perusahaan untuk proses rekrutmen. Rincian biayanya melibatkan unsur-unsur, seperti gaji HR, tunjangan HR, bonus HR, pengembangan karir tim perekrut internal perusahaan, hingga software dan hardware yang digunakan untuk melacak CV pelamar atau software wawancara.
2. Biaya Eksternal
Sementara biaya eksternal adalah biaya proses rekrutmen yang harus dibayarkan perusahaan kepada pihak ketiga. Mulai dari biaya headhunter, agency, konsultan, biro psikologi penyelenggara tes, pembuatan dan pemasangan iklan lowongan kerja, biaya event, hingga biaya perjalanan rekrutmen.
Cara Menghitung Cost per Hire
1. Tentukan Jangka Waktu
Untuk dapat menentukan cost per hire, pertama seorang HR harus menetapkan rentang waktu analisis biaya dan hasil rekrutmen. Pada tahap ini, HR merinci biaya atau pengeluaran apa saja yang akan terjadi selama proses rekrutmen dan menghitung total karyawan yang berhasil direkrut oleh perusahaan pada rentang waktu tersebut.
2. Hitung Biaya Perekrutan Internal
Selanjutnya, tentukan biaya perekrutan internal. Misalnya, hitung biaya kepatuhan, administrasi, pelatihan dan pengembangan, rekrutmen atau sumber staf, manajer perekrutan, peralatan kantor yang digunakan, hingga biaya untuk teknologi. Berikut contoh perinciannya dalam tabel.
| Biaya Internal | Nominal per bulan | Alokasi waktu rekrutmen/jumlah rekrutmen dalam periode | Biaya rekrutmen |
| Gaji tim rekruter | Rp8.000.000/bulan | 40% | Rp3.200.000 |
| Waktu hiring manager | Rp15.000.000/bulan | 20% | Rp3.000.000 |
| Software rekrutmen (ATS) | Rp12.000.000/tahun | 12 karyawan | Rp1.000.000/hire |
| Administrasi rekrutmen | Rp500.000 | ||
| Tes internal | Rp1.000.000 | ||
| Total biaya perekrutan internal | Rp8.700.000 | ||
3. Hitung Biaya Perekrutan Eksternal
Total semua biaya perekrutan eksternal yang diperlukan. Misalnya, biaya pemeriksaan latar belakang, pra-penyaringan, teknologi, agensi, pemasaran, dan lain sebagainya. Berikut contoh perinciannya dalam tabel.
| Biaya eksternal | Nominal |
| Iklan lowongan kerja | Rp2.000.000 |
| Headhunter | Rp18.000.000 |
| Refferal bonus | Rp2.000.000 |
| Psikotes | Rp500.000 |
| Medical check-up | Rp1.000.000 |
| Background check | Rp500.000 |
| Total biaya eksternal | Rp24.000.000 |
4. Jumlah Total Perekrutan
Kemudian, jumlah semua total biaya perekrutan internal dan eksternal. Gunakan rumus untuk mengetahui cost per hire. Misalnya, rincian biaya perekrutan tersebut untuk perekrutan bulan November dengan jumlah karyawan yang direkrut sebanyak 8 orang.
Rumus:
Cost per Hire = (biaya perekrutan internal + biaya perekrutan eksternal) : jumlah total karyawan
Cost per Hire = (Rp8.700.000 + Rp24.000.000): 8
Cost per Hire = Rp32.700.000 : 8
Cost per Hire = Rp4.087.500
Berapakah KPI Cost per Hireyang Ideal?
Setiap perusahaan menginginkan proses rekrutmen yang ideal – hemat biaya, hemat waktu, dan mendapatkan kandidat berkualifikasi tinggi sesuai peran yang dibutuhkan. Namun sayangnya, hal tersebut tidak mudah dilakukan dengan rekrutmen normal.
Akan selalu ada satu risiko yang tidak memuaskan, baik dari sisi kinerja, kompetensi, hingga ekspektasi gaji yang tidak sejalan. Pada akhirnya, kondisi ini menuntut HR untuk melakukan proses rekrutmen lagi, mengeluarkan biaya, dan waktu lebih lama.
Oleh karena itu, indikator ideal tidak dapat disamaratakan, melainkan tergantung pada batas toleransi perusahaan. Namun studi yang dilakukan oleh Society of human Resource Management berpendapat bahwa, biaya rata-rata per karyawan yang dibutuhkan dalam proses rekrutmen hampir menyentuh angka 78 jutaan.
Faktor yang Mempengaruhi Tinggi Rendahnya Cost per Hire
Pada dasarnya biaya cost per hire cukup relatif. Mengingat, rekrutmen adalah proses yang terdiri dari serangkaian aktivitas. Proses rekrutmen membutuhkan waktu, tenaga, an biaya berbeda-beda yang relatif dinamis dari waktu ke waktu. Secara umum, berikut faktor-faktor yang memengaruhi CPH.
1. Gaji dan Tunjangan Tim Rekrutmen
Gaji dan tunjangan tim rekrutmen menjadi salah satu komponen terbesar dalam CPH. Sebab, hal ini bukan hanya tim HR atau perekrut saja yang terlibat di dalamnya, tetapi juga waktu dan tenaga yang digunakan untuk proses rekrutmen.
Mulai dari menetapkan deskripsi pekerjaan, menyaring CV, menghubungi kandidat, wawancara, hingga proses administrasi. Semakin kompleks proses rekrutmen, maka semakin tinggi pula biaya yang perlu dialokasikan.
2. Biaya Iklan Lowongan Kerja
Untuk menjangkau kandidat potensial dan relevan, perusahaan memasang iklan lowongan kerja di berbagai platform, seperti LinkedIn, Glints, JobStreet, hingga media sosial. Biaya pemasangan iklan ini bervariasi, tergantung pada platform yang digunakan, durasi tayang, dan target audiens. Semakin banyak posisi yang ditawarkan, maka semakin besar pula biaya yang perlu dialokasikan.
3. Waktu yang Dihabiskan untuk Proses Rekrutmen
Biaya CPH juga bergantung pada waktu yang diperlukan tim rekrutmen selama proses tersebut. Ketika posisi tertentu kosong dalam waktu cukup lama, otomatis biaya rekrutmen harus ditanggung perusahaan masih berlangsung. Hal ini pun juga memengaruhi produktivitas tim, karena posisi kosong terlalu lama mendorong tim harus bekerja lebih keras untuk menutup tugas-tugas pada posisi tersebut.
Strategi Menurunkan Cost per Hire
1. Manfaatkan Teknologi untuk Menghemat biaya
Untuk meminimalisir pembengkakan biaya rekrutmen, HR dapat memanfaatkan teknologi yang ada. Selain lebih hemat, hal ini juga dapat mempersingkat waktu rekrutmen dibanding proses manual, karena kurasi CV dilakukan otomatis, wawancara dapat dijadwalkan, dan proses rekrutmen bisa dipantau dari awal hingga akhir.
Beberapa teknologi yang biasa digunakan, seperti Applicant Tracking System (ATS), AI screening tools, dan platform digital lainnya.
2. Tentukan Format Wawancara
Dalam proses rekrutmen, wawancara terstruktur juga menjadi hal penting yang harus direncanakan disamping biaya-biaya rekrutmen. Perencanaan format wawancara dapat meminimalisir pemborosan waktu dan biaya. Dengan demikian, wawancara lebih terfokus, tertata, dan terarah.
3. Manfaatkan Jaringan Profesional
Jaringan profesional HR juga dapat menjadi jalan untuk menurunkan cost per hire. Hal ini tidak hanya menghemat biaya, tetapi juga berpeluang besar menemukan kandidat potensial sesuai dengan kualifikasi yang diinginkan perusahaan. Misalnya, dari jaringan komunitas HR, industri, alumni, maupun grup profesional di media sosial.
Penutup
Cost per hire bukan sekadar metrik, tetapi juga alat kontrol, perencanaan, dan alat ukur untuk mencapai efisiensi proses rekrutmen. Proses rekrutmen yang terstruktur dan dapat dimonitor, bukan hanya terwujud melalui rencana, tetapi juga teknologi pendukung yang andal dan teruji.Dalam konteks ini, Sekawan Media hadir sebagai partner yang siap membawa bisnis Anda bertransformasi dengan teknologi. Kami menyediakan jasa pembuatan aplikasi berbasis web, Android, iOS, dan pembuatan website yang dapat membantu menyederhanakan proses rekrutmen dan memastikan biaya tetap terkendali. Hubungi tim Sekawan Media sekarang dan konsultasikan kebutuhan Anda.
