Untuk memudahkan mengelola armada dan memperlancar aktivitas perusahaan maka dibutuhkan sebuah sistem yang dikenal dengan fleet management system.
Bagaimana proses fleet management system? Apakah manfaatnya beserta kegunaannya? Berikut adalah pembahasan mengenai manajemen ini yang telah diterapkan pada beberapa perusahaan.
Apa itu Fleet Management System
Sebelum membahas lebih dalam mengenai apa itu fleet management system, mari mulai dari pengertiannya terlebih dahulu. Fleet management system adalah kegiatan pengelolaan kendaraan yang dilakukan perusahaan dalam mengelola mobil, bus, truk, pesawat, dan alat berat untuk memaksimalkan efisiensi serta menghemat konsumsi bahan bakar dalam meningkatkan produktivitas.
Dalam kegiatan pengelolaan, diperlukan adanya sistem yang menudukung. sistem inilah yang disebut fleet management system.
Fleet Management System adalah suatu sistem yang membantu mengelola aset seperti kendaraan yang beroperasi baik dalam kuantitas, jenis, hingga informasi kendaraan. Tujuan dari pengadaan manajemen ini adalah meningkatkan produktivitas, memaksimalkan efisiensi kinerja, dan meningkatkan kualitas keselamatan pengendara dan pengemudi.
Fleet management system dikelola oleh fleet manager yang dapat berpikir secara cermat bagaimana cara memantau driver, melacak posisi kendaraan, pemeriksaan dan pemeliharaan armada, dan pelaporan bahan bakar.
Kemampuan fleksibilitas dan penyesuaian metode yang relevan harus dilakukan secara tepat. Para fleet manager harus selalu memastikan setiap armadanya selalu dalam kondisi baik serta pengemudi berkendara sesuai dengan aturan yang berlaku.
Manfaat Fleet Management System
Penggunaan sistem ini membantu mengatasi ketidakefisienan waktu. Bayangkan, jika pengelolaan armada dilakukan secara manual? Maka pengelolaan kurang optimal dan terbengkalai. Kegunaan sistem ini sejalan dengan kemudahan yang dirasakan, antara lain:
1. Pemantauan Rute (Route Optimization)
Resiko tersesat terhadap pengemudi tidak tertanggulangi jika tanpa adanya pemantauan. Zaman sekarang, seiring dengan perkembangan teknologi, maka menemukan rute untuk menuju lokasi tujuan dapat dilakukan menggunakan GPS.
Kemudahan ini mampu menekan resiko tersesat para pengemudi karena secara tidak langsung akan membuang lebih banyak bahan bakar. Bilamana tersesat saat berada di jalan, maka akan lebih mudah mencari jalan keluar dengan GPS.
2. Anggaran Dana Bahan Bakar
Kemudahan selanjutnya dari manajemen ini adalah pengontrolan dan penggunaan bahan bakar pada setiap armada. Penerapan fleet management system dapat memastikan pendistribusian bahan bakar secara merata ke seluruh armada perusahaan.
Bahan bakar yang terkontrol mampu menentukan anggaran dana secara akurat setiap bulannya. Bagian pengelola keuangan perusahaan akan lebih mudah untuk mengalokasikan biaya pengeluaran bahan bakar untuk sistem fleet management.
3. Perilaku Pengendara
Adanya sistem ini yang terpasang dan bisa memantau armada perusahaan, akan mengetahui perilaku pengendara atau pekerja tersebut. Sistem ini ibarat sebuah mata-mata untuk memantau kecepatan, rem mendadak, rute, dan konsumsi bahan bakar setiap armada.
4. Mengontrol Kondisi Kendaraan
Terakhir, Manfaat fleet management system adalah mampu mengontrol kondisi kendaraan yang nantinya berpengaruh pada bahan bakar, anggaran dana, dan perilaku pengendara.
Sebagai contoh, jika mesin armada mengalami malfungsi dan tidak berjalan seperti semestinya, bisa jadi penggunaan bahan bakar akan lebih boros, anggaran dana membengkak, dan tidak menutup kemungkinan perilaku pengendara tidak beraturan.
Penerapan Fleet Management System
Fleet manager dapat menanamkan regulasi yang tegas dan mengikat supaya menghindari kejadian yang tidak diinginkan saat di lapangan.
1. Target yang Jelas
Fleet management system yang baik tidak jauh dari tujuan yang akan dicapai bersama. Menentukan target bisa menjadi lebih berbobot dan lebih realistis jika dilakukan bersama tim.
2. Komunikatif
Kemampuan berkomunikasi atau interpersonal memang selalu dibutuhkan. Mampu memiliki tim yang hebat dan bisa bekerjasama dengan baik akan mempermudah untuk menyampaikan informasi yang tepat adalah kunci koordinasi antar anggota tim. Jika koordinasi dan komunikasi berjalan dengan baik maka tujuan pun berpeluang tercapai.
3. Memilih Kendaraan Armada yang Tepat
Seorang fleet manager membutuhkan keahlian dan pengetahuan khusus mengenai produk perusahaan dan armada apa yang sesuai. Perusahaan FMCG akan berbeda jenis kendaraannya dengan pertambangan. Selain itu, profesi ini harus mampu memahami pemakaian armada, perawatan, kualifikasi pengendara, dan bahan bakar apa yang cocok untuk perusahaan.
4. Process Oriented
Untuk mendapatkan sebuah keoptimalan dalam pekerjaan, maka fleet management harus memiliki strategi untuk mengoptimalkan operasional. Operasional yang baik maka akan efisiensi pengerjaan atau lalu lintas armada akan maksimal.
5. Bijak dalam Menggunakan Anggaran
Pengelolaan uang dan modal adalah komponen penting yang tidak lepas dari Fleet Management System. Uang dan modal di sini beragam, baik anggaran pembelian armada, perawatan, pajak, dan suku bunga.
Bijak dalam mengelola dana adalah faktor kesuksesan sebuah operasional manajemen ini. Pastikan pengatur keuangan armada adalah seseorang yang berkompeten di bidangnya.
Fitur Fleet Management System
Setelah mengetahui pengertian, manfaat dan kegunaan fleet management system selanjutnya akan membahas mengenai fitur apa saja yang dibutuhkan pada fleet management system.
Sekawan media memiliki solusi untuk menyediakan fleet management system yang dapat menunjang kegiatan operasional perusahaan Anda dengan baik dengan fitur-fitur yang dapat menyesuaikan kebutuhan Anda. Berikut ini merupakan fitur-fitur dari fleet management system.
1. Order Tracking
Merekam perintah dan mampu melihat jejak history sebelumnya adalah kelebihan kami. Data-data tersebut akan disusun sesuai dengan kategori perusahaan. Tracking perintah akan disimpan secara otomatis, dan sewaktu-waktu bila terjadi sebuah kasus atau kendala bisa dicek kembali untuk klarifikasi.
2. Fleet Service and Maintenance
Aplikasi kami juga menyediakan fitur pemeliharaan dan pelayanan pengelolaan armada. Pengelolaan ini mencakup pelaporan kegiatan perawatan dan pemantauan kualitas armada atau kendaraan perusahaan Anda. Kategori disusun sedemikian rupa sesuai dengan perusahaan butuhkan.
3. Fuel Usage Tracking
Tidak hanya itu saja, fitur yang kami berikan adalah pelaporan otomatis mengenai penggunaan bahan bakar pada setiap armada. Penggunaan bahan bakar yaitu mencakup volume per tangki dan sisa volume yang ada.
4. Pajak
Kami menyediakan fitur penampilan pajak pada setiap kendaraan atau armada. Mengelola data yang berhubungan dengan pajak dan KIR kendaraan. Pajak dari suatu kendaraan akan tampil secara jelas dan akurat.
Kelebihan Layanan Fleet Management System
Setelah mengetahui fitur-fitur layanan fleet management system, berikut ini merupakan kelebihan fleet management system:
1. Efektif dan Efisien
Aplikasi ini mampu mempermudah pekerjaan Anda menjadi lebih efektif dan efisien. Menggunakan teknologi digital pada bidang pengelolaan informasi dapat mempersingkat waktu.
2. Desain Ekslusif
Desain kami dibuat dengan sebaik mungkin dari desain-desain terbaru. Interface yang nyaman serta bisa disesuaikan dengan niche perusahaan.
3. Teknologi Terkini
Aplikasi kami menggunakan teknologi terkini dengan fitur tepat guna sehingga dapat dimanfaatkan dengan baik.
4. Unlimited User
Kuantitas pengguna menjadi tak terbatas karena fitur kami yang menyediakan unlimited user.
Kesimpulan
- Fleet Management System adalah suatu sistem membantu Anda dalam mengelola aset seperti kendaraan yang beroperasi baik dalam kuantitas, jenis, hingga informasi kendaraan.
- Penggunaan sistem ini membantu mengatasi ketidakefisienan waktu.
- Sekawan Media menyediakan aplikasi manajemen ini dengan baik dan berintegritas.
Jika Anda ingin memproses segala aktivitas, informasi, serta order tracking dengan efisien, gunakan produk fleet management software dari Sekawan Media yang tentunya didukung oleh teknologi terkini agar pengelolaan pengiriman menjadi lebih optimal.
Aplikasi fleet management system kami dikembangkan oleh tenaga ahli bisnis dan teknologi yang berpengalaman agar sesuai dengan kebutuhan klien.
Demikian pembahasan terkait fleet management system. Simak artikel menarik lainnya di kesempatan selanjutnya.
