Artikel ini akan membahas secara lengkap pengertian, tujuan, manfaat, prinsip-prinsip, fungsi, tugas, contoh, hingga komponen utama dalam sistem manajemen mutu. Dengan begitu, Anda bisa lebih memahami mengapa tools ini cukup signifikan ketika diterapkan dalam sebuah bisnis.
Apa Itu Quality Management System (QMS)?
Pengertian Quality Management System
Quality Management System atau Sistem Manajemen Mutu adalah sistem yang mendokumentasikan proses, prosedur, dan tanggung jawab untuk memastikan bahwa produk atau layanan sesuai mutu (memenuhi aturan dan standar kualitas).
Di Indonesia, QMS resmi yang paling umum digunakan adalah ISO 9001 tahun 2015. Namun kabarnya, standar tersebut akan mengalami pembaruan menjadi ISO 9001 tahun 2026.
ISO 9001 tahun 2026 difokuskan pada keberlanjutan dan teknologi canggih. Standar tersebut juga akan mengalami perubahan-perubahan dalam berbagai hal, seperti integrasi industri 4.0 dalam manajemen mutu, keberlanjutan sebagai prinsip utama, serta tata kelola AI dan kepatuhan digital.
Tujuan utama penerapan QMS dalam organisasi
Penerapan QMS dalam organisasi atau bisnis, tidak bertujuan untuk memberikan produk atau layanan yang seragam dan berkualitas tinggi. Namun juga untuk berbagai tujuan lainnya yang dapat menguntungkan perusahaan. Diantaranya adalah sebagai berikut.
- Memberikan kontrol proses yang lebih baik
- Mengurangi biaya dengan meminimalisir kesalahan
- Memperkuat reputasi pasar
- Mendorong pertumbuhan bisnis jangka panjang
- Meningkatkan produktivitas
- Meningkatkan kepatuhan hukum
 Manfaat QMS bagi efisiensi dan kepuasan pelanggan
Selain menguntungkan perusahaan, penerapan Quality Management System juga dapat mendukung kepuasan pelanggan. Dengan begitu, hal ini akan berpengaruh dalam peningkatan lainnya. Berikut beberapa manfaat QMS untuk kepuasan pelanggan.
- Produk atau layanan lebih konsisten – produk yang tidak berubah-ubah dan kualitas sama baiknya setiap hari, bisa meningkatkan kepercayaan dan penjualan.
- Respon terhadap keluhan lebih cepat – QMS memiliki alur penanganan keluhan terstruktur yang memungkinkan setiap keluhan pelanggan diterima dan didengar. Seperti Customer Complaint Handling Process dan Corrective Action Process (CAPA).
- Kepercayaan pelanggan meningkat – perusahaan yang berhasil mempertahankan mutu produk atau layanan, bisa terlihat lebih profesional dan dapat diandalkan.
- Kualitas terjamin – QMS yang memiliki sistem rapi, memungkinkan setiap produk atau layanan diperiksa dengan baik dari awal hingga akhir.
- Peningkatan berkelanjutan – melalui penggunaan QMS, perusahaan mendapat laporan mengenai kualitas produk atau layanan yang diperiksa. Hal ini memungkinkan perusahaan berbenah dan meningkatkan produk atau layanannya.
7 Prinsip Quality Management System
Dalam sebuah perusahaan, penerapan QMS harus mematuhi aturan dasar untuk berpikir, bertindak, dan lain sebagainya. Aturan tersebut dapat diketahui dari prinsip ISO yang dianut. Berikut prinsip QMS ISO 9001 tahun 2015.
Prinsip QMS adalah landasan yang menjadi acuan dalam mengelola kualitas di sebuah organisasi. Berikut prinsip-prinsip QMS ISO 9001 tahun 2015 yang umum digunakan di Indonesia.
1. Fokus pada pelanggan (Customer Focus)
Fokus pada pelanggan, artinya perusahaan memberikan mutu terbaik pada produk dan layanannya dengan cara memenuhi persyaratan pelanggan dan menyajikan melebihi apa yang diharapkan pelanggan.
2. Kepemimpinan (Leadership)
Dalam hal kepemimpinan, pemimpin harus memberi arahan yang jelas, menyatukan tujuan seluruh tim, dan menciptakan lingkungan kerja yang mendukung semua orang mencapai target organisasi.
3. Keterlibatan individu (Engagement of People)
Untuk menghasilkan nilai yang tinggi, memerlukan kerja sama dari semua tingkatan. Mulai dari level bawah hingga atas. Dengan begitu, kinerja mereka dapat mencapai tujuan bersama yang diinginkan.
4. Pendekatan proses (Process Approach)
QMS memiliki sistem yang memungkinkan semua proses terekam dengan baik. Dengan begitu, hal ini bisa dikelola dan dianalisis dengan mudah sebagai proses yang saling berhubungan dan utuh.
5. Peningkatan berkelanjutan (Improvement)
QMS tidak hanya menawarkan penyimpanan seluruh proses berkaitan dengan produk dan layanan, tetapi juga saran-saran perbaikan yang bisa mengembangkan perusahaan.
6. Pengambilan keputusan berbasis bukti (Evidence-Based Decision Making)
Data-data yang dihimpun oleh QMS, dapat menjadi referensi untuk pengambilan keputusan. Dengan begitu, keputusan yang dihasilkan bisa tepat dan memberikan harapan lebih besar.
7. Manajemen hubungan (Relationship Management)
Manajemen hubungan berkaitan dengan relasi perusahaan dengan pihak eksternal, seperti pemasok, distributor, dan mitra lainnya. Menjaga hubungan baik dalam jangka panjang, dapat menjadi cara untuk mencapai kesuksesan.
Fungsi dan Tugas Quality Management System
QMS merupakan sistem yang mengatur bagaimana sebuah perusahaan mengelola kualitas produk atau layanan dengan terstruktur, konsisten, dan berkelanjutan. Ada sejumlah fungsi utama yang dimiliki oleh QMS, diantaranya adalah sebagai berikut.
- Menjamin konsistensi kualitas
- Mengatur proses kerja secara sistematis
- Meningkatkan efisiensi operasional
- Mengurangi risiko dan kesalahan
- Meningkatkan kepuasan pelanggan
- Mendukung pengambilan keputusan berbasis data
- Mendorong perbaikan berkelanjutan
Lantas, apa saja yang dilakukan oleh Quality Management System? Secara garis besar, QMS bertugas untuk mengelola dan mengawasi organisasi agar mematuhi standar yang ada. Lebih lanjut, berikut tugas-tugas QMS.
- Menetapkan kebijakan mutu melalui diskusi, kolaborasi, dan penyelarasan perusahaan dengan hasil riset
- Perencanaan melalui pemetaan proses yang akan dilakukan
- Pelaksanaan dan eksekusi berdasarkan petunjuk kerjaÂ
- Pengukuran dan pemantauan setiap proses yang berjalan
- Perbaikan berkelanjutan
Contoh Penerapan Quality Management System
Untuk bisa memahami QMS dengan lebih jelas, Anda bisa menyimak contoh penerapannya pada bidang pendidikan.
- Mendokumentasikan dan memperbarui kurikulum dan modul pembelajaran secara berkala untuk pembelajaran yang lebih terstruktur
- Menilai performa guru untuk meningkatkan kualitas pengajar
- Mendokumentasikan dan mencari solusi keluhan siswa dan orang tua
- Memonitor proses belajar mulai dari presensi, standar ujian, dan pelaporan perkembangan
- Meninjau manajemen dengan menilai efektivitas program pendidikan
Komponen Utama dalam Sistem Manajemen Mutu
Sistem Manajemen Mutu atau Quality Management System, dapat berfungsi dengan baik karena tidak terlepas dari komponen-komponen utamanya. Beberapa diantaranya adalah sebagai berikut.
- Perencanaan mutu – langkah awal yang harus ditentukan oleh perusahaan untuk mendapatkan kualitas produk atau layanan yang baik
- Kontrol mutu – memastikan, memeriksa, dan menguji rencana guna memastikan layak
- Jaminan mutu – penilaian terhadap pengiriman barang atau jasa
- Perbaikan mutu – menyempurnakan sistem dan metode untuk meningkatkan manajemen kualitas
Kesimpulan
Jadi, Quality Management System dapat dipahami sebagai alat administratif untuk menjamin baik buruknya sebuah produk atau layanan. Sistem ini bekerja dengan cara mendokumentasikan, memonitor, menilai, dan meninjau setiap proses yang berlangsung.Berencana meningkatkan kualitas produk atau layanan bisnis? Tak perlu bingung.
Sekawan Media menawarkan solusi pembuatan aplikasi Quality Control melalui penggunaan Aplikasi Quality Control sebagai langkah solutif yang efisien. Kunjungi website Sekawan Media atau hubungi tim kami langsung untuk informasi lebih lanjut.
