SOP Pengendalian Dokumen merupakan pedoman resmi yang memuat langkah-langkah sistematis dalam mengelola dokumen agar terjaga keasliannya, kemutakhiran, serta keteraturan penyimpanannya. Artikel ini akan membahas secara lengkap mengenai pengendalian dokumen, mulai dari definisi, prosedur, hingga contoh penerapannya dalam perusahaan.
Apa Itu Pengendalian Dokumen?
Pengendalian dokumen adalah sebuah proses Memelihara dokumen sejak pembuatannya, melacak perubahan dan revisi yang dilakukan, hingga dokumen tersebut didistribusikan atau dihapus. Dalam iso 9001:2015, pengendali dokumen atau document control adalah kegiatan yang dilaksanakan oleh tim atau perorangan untuk melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan penerbitan, pengesahan, pendistribusian, penyimpanan, pengendalian dan pemusnahan dokumen.
Seseorang atau tim yang mengenalikan dokumen disebut sebagai pengendali dokumen. Tugas dari pengendali dokumen adalah melaksanakan tugas yang berkaitan dengan urusan penerbitan, pengesahan, pendistribusian, penyimpanan, pengendalian, dan pemusnahan dokumen.
Prosedur Pengendalian Dokumen
Standard Operating Procedure pengendalian dokumen atau SOP pengendalian dokumen adalah alur kerja tetap yang meliputi berbagai aspek operasional dengan langkah-langkah yang diterapkan dengan baku di dalam organisasi. SOP pengendalian dokumen meliputi:
1. Pembuatan Dokumen: Dokumen dibuat oleh pihak yang berwenang dengan format dan isi yang sesuai standar perusahaan.
2. Review dan Persetujuan: Dokumen yang dibuat harus melalui proses review dan mendapatkan persetujuan dari pihak terkait sebelum didistribusikan.
3. Distribusi Dokumen: Setelah disetujui, dokumen didistribusikan ke pihak-pihak yang membutuhkan, baik dalam bentuk cetak maupun elektronik.
4. Pengendalian Revisi: Setiap revisi dokumen harus dicatat dan didokumentasikan dengan nomor versi baru serta tanggal revisi.
5. Penyimpanan Dokumen: Dokumen disimpan di tempat yang aman dan mudah diakses dengan sistem pengarsipan yang terorganisir.
6. Pemantauan dan Audit: Pengendalian dokumen harus diaudit secara berkala untuk memastikan kepatuhan terhadap SOP dan efektivitas pengelolaan dokumen.
7. Pemusnahan Dokumen: Dokumen yang sudah tidak diperlukan lagi harus dimusnahkan sesuai dengan prosedur yang berlaku untuk menjaga kerahasiaan data.
Untuk memudahkan dan memaksimalkan prosedur pengendalian dokumen, banyak diantara perusahaan besar yang menggunakan aplikasi khusus pengendalian dokumen atau biasa disebut dengan aplikasi dokumen control system.
Tugas Pengendali Dokumen (Document Controller)
Pengendali dokumen memiliki peran yang sangat penting dalam menangani seluruh dokumen dalam perusahaan. Diantara tugas pokok pengendali dokumen adalah:
1. Pembuatan Dokumen: Dokumen dibuat oleh pihak yang berwenang dengan format dan isi yang sesuai standar perusahaan.
2. Review dan Persetujuan: Dokumen yang dibuat harus melalui proses review dan mendapatkan persetujuan dari pihak terkait sebelum didistribusikan.
3. Distribusi Dokumen: Setelah disetujui, dokumen didistribusikan ke pihak-pihak yang membutuhkan, baik dalam bentuk cetak maupun elektronik.
4. Pengendalian Revisi: Setiap revisi dokumen harus dicatat dan didokumentasikan dengan nomor versi baru serta tanggal revisi.
5. Penyimpanan Dokumen: Dokumen disimpan di tempat yang aman dan mudah diakses dengan sistem pengarsipan yang terorganisir.
6. Pemantauan dan Audit: Pengendalian dokumen harus diaudit secara berkala untuk memastikan kepatuhan terhadap SOP dan efektivitas pengelolaan dokumen.
7. Pemusnahan Dokumen: Dokumen yang sudah tidak diperlukan lagi harus dimusnahkan sesuai dengan prosedur yang berlaku untuk menjaga kerahasiaan data.
Jenis Dokumen yang Perlu Dikendalikan
Dalam sebuah organisasi, berbagai jenis dokumen perlu dikendalikan dengan baik agar tidak terjadi kekacauan informasi. Berikut adalah jenis dokumen yang umumnya termasuk dalam pengendalian dokumen:
- Dokumen Kebijakan dan Prosedur: SOP, panduan kerja, kebijakan perusahaan.
- Dokumen Teknis: Manual operasi, spesifikasi teknis, gambar teknik.
- Dokumen Keuangan: Laporan keuangan, faktur, bukti transaksi.
- Dokumen Legal: Kontrak, perjanjian, dokumen perizinan.
- Dokumen Proyek: Rencana kerja, laporan kemajuan, dokumen kontraktor.
- Dokumen Kualitas: Formulir inspeksi, laporan audit, sertifikat kualitas.
Setiap jenis dokumen ini memerlukan pengendalian dokumen yang ketat agar informasi yang tersimpan tetap valid dan dapat dipertanggungjawabkan.
Contoh Pengendalian Dokumen dalam Perusahaan
Sebagai contoh pengendalian dokumen dalam perusahaan, mari kita lihat bagaimana sebuah perusahaan manufaktur menerapkan SOP pengendalian dokumen:
- Setiap dokumen SOP dibuat oleh departemen terkait dan harus disetujui oleh manajemen kualitas.
- Dokumen SOP tersebut didistribusikan secara elektronik melalui sistem manajemen dokumen internal.
- Document controller bertugas memastikan semua divisi menggunakan versi dokumen terbaru dan melakukan update bila ada revisi.
- Revisi dokumen dicatat dengan nomor versi dan tanggal revisi, serta disimpan dalam arsip khusus.
- Audit internal dilakukan setiap enam bulan untuk memastikan kepatuhan terhadap prosedur pengendalian dokumen.
- Dokumen lama yang sudah tidak berlaku dimusnahkan secara aman untuk menjaga kerahasiaan informasi perusahaan.
Contoh pengendalian dokumen seperti ini memastikan bahwa dokumen yang beredar di perusahaan terjaga kualitasnya dan mendukung kelancaran proses bisnis.
Penutup
Untuk dapat memenuhi SOP pengendalian prosedur dengan baik, anda dapat menggunakan aplikasi khusus untuk mengelola dokumen perusahaan anda. Segera konsultasi atau request demo aplgratis dari tim Sekawan Media.
