Di balik suksesnya manajemen armada, ada peran penting dari fleet management administrator dan staff. Kedua posisi ini bertanggung jawab untuk memastikan seluruh data armada tercatat dengan rapi, perawatan kendaraan berjalan sesuai jadwal, hingga laporan performa armada tersedia secara akurat.
Dengan dukungan teknologi seperti Fleet Management System (FMS), pekerjaan administrator dan staff fleet management kini bisa dilakukan dengan lebih cepat, efisien, dan berbasis data.
Apa Itu Fleet Management Administrator dan Staff?
Secara sederhana, fleet management administrator adalah individu yang bertanggung jawab secara administratif terhadap pengelolaan armada, sedangkan staff fleet management lebih fokus pada tugas operasional harian.
- Administrator lebih berperan dalam mengelola data, membuat laporan, serta melakukan analisis untuk mendukung keputusan manajerial.
- Staff berperan dalam pencatatan, monitoring aktivitas armada, hingga mendukung perawatan kendaraan di lapangan.
Kedua peran ini saling melengkapi. Tanpa staff, administrator akan kesulitan mendapatkan data akurat dari lapangan. Sebaliknya, tanpa administrator, data yang dikumpulkan staff tidak akan terkelola dengan baik untuk menjadi dasar pengambilan keputusan.
Tugas dan Tanggung Jawab Fleet Management Administrator
Seorang administrator memiliki tanggung jawab yang lebih strategis dalam pengelolaan armada. Beberapa tugas utamanya antara lain:
- Mengelola Data Armada
- Menyimpan dan memperbarui data kendaraan, termasuk nomor registrasi, jadwal servis, dan status penggunaan.
- Maintenance Scheduling
- Membuat jadwal perawatan kendaraan dan memastikan seluruh armada menjalani servis sesuai waktu yang ditentukan.
- Membuat Laporan Performa Armada
- Menyusun laporan bulanan atau mingguan terkait konsumsi bahan bakar, downtime kendaraan, biaya operasional, hingga analisis produktivitas.
- Memantau Kepatuhan Regulasi
- Memastikan armada memenuhi standar keselamatan kerja (K3) dan peraturan transportasi.
- Koordinasi dengan Departemen Terkait
- Berhubungan langsung dengan manajer operasional, departemen logistik, hingga HR dalam mengatur jadwal kerja operator armada.
Tugas dan Tanggung Jawab Fleet Management Staff
Jika administrator lebih banyak di balik meja kerja, staff fleet management lebih banyak terjun ke operasional harian. Berikut tugas utamanya:
- Input Data Harian Kendaraan
- Mencatat penggunaan kendaraan harian, jarak tempuh, dan laporan kondisi kendaraan.
- Mendukung Pelaksanaan Maintenance
- Membantu teknisi dalam menyiapkan armada untuk perawatan rutin.
- Monitoring Armada dengan GPS/FMS
- Memantau pergerakan kendaraan melalui sistem tracking.
- Melaporkan jika ada anomali seperti rute menyimpang atau idle time terlalu lama.
- Melaporkan Masalah Teknis
- Menjadi pihak pertama yang menemukan kendala di lapangan dan segera melaporkan ke administrator atau supervisor.
- Mendukung Operasional Lapangan
- Membantu pengaturan logistik sederhana seperti distribusi bahan bakar atau persiapan kendaraan untuk digunakan.
Skill yang Dibutuhkan
Untuk bisa menjalankan perannya dengan baik, seorang administrator maupun staff fleet management perlu memiliki keahlian berikut:
- Pemahaman dasar mekanik kendaraan → agar bisa membaca kondisi kendaraan.
- Kemampuan menggunakan software fleet management → wajib untuk administrator.
- Keterampilan komunikasi & koordinasi → karena mereka sering berhubungan dengan berbagai divisi.
- Analisis data → khususnya bagi administrator yang harus membuat laporan performa.
- Disiplin & teliti → agar tidak ada data yang terlewat.
Gaji Fleet Management Administrator dan Staff
Besaran gaji tentu berbeda-beda tergantung perusahaan, pengalaman, dan lokasi. Namun, secara umum di Indonesia, kisarannya adalah:
- Fleet Management Staff: Rp4–7 juta per bulan.
- Fleet Management Administrator: Rp6–12 juta per bulan.
Beberapa faktor yang memengaruhi gaji:
- Lokasi perusahaan → di Jakarta atau tambang terpencil biasanya lebih tinggi.
- Skala bisnis → perusahaan tambang dan logistik besar biasanya memberikan kompensasi lebih besar dibanding transportasi publik.
- Pengalaman kerja → semakin berpengalaman, semakin besar tanggung jawab dan gaji.
- Sertifikasi tambahan → seperti pelatihan software fleet management, K3, atau logistik.
Peran Fleet Management System (FMS) dalam Mendukung Pekerjaan
Baik administrator maupun staff fleet management kini sangat terbantu dengan adanya sistem digital. Beberapa manfaat FMS dalam pekerjaan mereka:
- Otomatisasi Laporan
- Administrator tidak perlu lagi membuat laporan manual, karena sistem sudah menyediakan data siap analisis.
- Monitoring Real-Time
- Staff bisa memantau pergerakan kendaraan secara langsung melalui GPS dan sensor IoT.
- Reminder Perawatan
- Sistem mengingatkan jadwal servis kendaraan, mengurangi risiko kelalaian.
- Analisis Efisiensi Bahan Bakar
- Data konsumsi bahan bakar dapat dipantau untuk mendeteksi pemborosan.
- Mengurangi Beban Administrasi
- Pekerjaan pencatatan manual berkurang drastis, sehingga tenaga bisa difokuskan pada peningkatan produktivitas.
Dengan adanya FMS, pekerjaan administrator dan staff fleet management menjadi lebih efisien, transparan, dan berbasis data.
👉 Optimalkan pekerjaan administrator dan staff Anda dengan Fleet Management Software dari Sekawan Media.
Mudahkan Pengelolaan Armada dengan FMS dari Sekawan Media
Peran fleet management administrator dan staff sangat penting dalam menjaga kelancaran operasional armada perusahaan. Administrator berfokus pada data dan laporan, sementara staff lebih banyak mendukung operasional lapangan.
Dengan dukungan teknologi Fleet Management System, kedua peran ini dapat bekerja lebih efektif, cepat, dan akurat. Selain itu, FMS juga membantu perusahaan menekan biaya, meningkatkan produktivitas, dan menjaga keselamatan kerja.
👉 Jika bisnis Anda membutuhkan solusi FMS untuk mendukung pekerjaan administrator dan staff, kunjungi Fleet Management Software Sekawan Media dan dapatkan konsultasi gratis.
