Sumber Daya Manusia (SDM) menjadi bagian penting dalam menjalankan sebuah bisnis, terlebih untuk mengatur, mengelola, dan mengawasi hal-hal yang berkaitan dengan proyek internal maupun eksternal. Dalam organisasi perusahaan, tugas ini biasanya diemban oleh Project Management Office (PMO).
Dengan kehadiran PMO dalam perusahaan, proyek-proyek yang masuk dapat terkontrol dan tertangani dengan baik. Artikel ini akan membahas secara lengkap pengertian, tugas, fungsi, peran, jenis-jenis, hingga perbedaannya dengan Project Manager.
Apa itu Project Management Office (PMO)?
Pengertian Project Management Office Menurut para Ahli
Menurut Julia Martins, Pakar Manajemen Kerja, PMO adalah tim atau departemen yang memastikan setiap proyek yang masuk dalam bisnis tetap terstruktur dan sesuai dengan tujuannya. Pekerjaan ini tidak hanya berkaitan dengan urusan tenggat waktu, tetapi juga membuat panduan untuk memperlancar kerja tim.
Asosiasi Manajemen Proyek mengatakan bahwa, keberadaan PMO bermanfaat untuk memastikan proyek dijalankan dengan baik, meningkatkan proses kerja, dan mengoptimalkan sumber daya yang ada.
Tujuan Utama Pembentukan PMO di Perusahaan
Keberhasilan proyek, menjadi salah satu tujuan sebuah bisnis didirikan. Maka untuk memperbesar peluangnya, perusahaan membentuk tim PMO. Selain mencapai keberhasilan, pembentukan tim ini memiliki beberapa tujuan sebagai berikut.
- Menstandarkan proses manajemen proyek – PMO memastikan semua proyek mengikuti SOP, metodologi, alur kerja, dan template yang sama
- Meningkatkan efisiensi dan kualitas proyek – PMO membuat panduan untuk mempermudah kerja tim
- Mendukung pengambilan keputusan strategis – PMO menyediakan data, laporan performa, risiko, dan status proyek sebagai bahan manajemen menentukan prioritas, alokasi anggaran, dan langkah strategis.
- Mengoptimalkan pengelolaan sumber daya – PMO memastikan setiap SDM, anggaran, waktu, dan alat tidak tumpang tindih antar proyek
- Mengurangi risiko kegagalan proyek – PMO memantau, mengevaluasi, mengontrol, dan mengelola risiko sejak awal
- Memperkuat kapabilitas tim – PMO memberikan pelatihan dan pendampingan untuk project manajer dan anggota tim.
Fungsi dan Peran Project Management Office
Dalam sebuah perusahaan, seorang PMO memiliki andil dalam pengambilan keputusan, tata kelola manajemen proyek, mekanisme pelaporan, manajemen keuangan, pelacakan sumber daya, serta kerangka proyek dan perencanaan kualitas. Secara detail, PMO menjalankan berbagai fungsi utama sebagai berikut.
- Membentuk badan pengatur manajemen proyek yang terstruktur dengan baik
- Membuat tempat penyimpanan terpusat untuk semua proyek dan data
- Membuat struktur pengelolaan terpusat untuk semua fungsi proyek
- Menyediakan fitur atau sistem untuk membuat laporan proyek yang efektif
- Menyusun metode atau langkah-langkah kerja proyek yang jelas dan teratur
- Memberikan pelatihan sesuai kebutuhan proyek dan tim
- Menyamakan cara kerja dan manajemen proyek
Apa Tugas Project Management Office?
Secara garis besar, PMO berperan sebagai SDM yang menjaga keberlangsungan proyek yang sedang dijalankan. Dalam kesehariannya, PMO akan berkutat pada tugas-tugas berikut.
- Menyusun standar dan proses pengerjaan untuk seluruh perusahaan
- Membantu administrasi dan operasional project manager dan anggota tim
- Memastikan komunikasi dan informasi antar departemen berjalan efisien, tepat waktu, dan akurat
- Memonitor perkembangan proyek perusahaan
- Menentukan proyek yang akan dijalankan dan selaras dengan strategi bisnis jangka panjang perusahaan
- Menyediakan alat bantu untuk kelancaran pekerjaan
- Melatih dan membimbing tim untuk mengelola proyek
- Menyimpan dan mengelola dokumentasi riwayat proyek untuk referensi masa depan
Perbandingan PMO vs Project Manager
Meskipun kedua jabatan tersebut sama-sama menangani proyek, tetapi keduanya memiliki beberapa perbedaan. Berdasarkan struktur organisasinya, PMO berada di bagian manajerial, tepatnya berada langsung di bawah direksi atau manajemen puncak.
Sementara Project Manager berada di bawah PMO yang akan menangani proyek satu per satu dan memberikan laporan kepada PMO dengan mengikuti standar yang telah ditetapkan.Â
Singkatnya, PMO langsung menangani beberapa proyek sekaligus, sedangkan Project Manager menangani protek satu per satu, karena bagian ini terbagi dalam beberapa tim.
Jenis-jenis Project Management Office
Jika Anda berencana membentuk tim PMO di perusahaan, memahami jenis-jenis PMO dapat menjadi langkah awal untuk mencapai keberhasilan. Berikut jenis-jenis PMO yang umum digunakan.
1. Supportive PMO
Supportive PMO adalah PMO yang bertugas sebagai konsultan atau pendukung. Tim bagian ini akan menyediakan panduan, sumber daya, praktik terbaik, dan pelatihan untuk tim proyek. Jadi, tugasnya hanya sebatas membantu, memberi saran, dan menyediakan panduan untuk memperlancar proyek.
2. Controlling PMO
Jenis yang kedua adalah controlling PMO. Tim ini memastikan bahwa semua karyawan yang terlibat menggunakan alat manajemen proyek dan mematuhi aturan penting perusahaan.
Dalam beberapa hal, tim ini juga akan bekerja sama dengan departemen lain untuk penempatan SDM, menyetujui anggaran, dan status proyek.
3. Directive PMO
Directive PMO menjadi tim yang paling sibuk dan penuh tekanan. Sebab, tim inilah yang memimpin dan membuat semua turan proyek. Tugasnya adalah mengatur dan mengawasi semua kegiatan proyek yang berlangsung, menentukan standar perusahaan, dan memastikan semua anggota mengikutinya setiap hari.
Contoh Project Management Office
PMO menjadi salah satu departemen yang ada di berbagai perusahaan. Mereka mengandalkan departemen tersebut untuk menjaga agar operasi tetap berjalan lancar. Berikut contoh PMO berdasarkan jenisnya.
- Supportive PMO di lembaga pendidikan untuk membantu proyek penelitian atau pengembangan kurikulum. Tim ini bertugas menyediakan template, SOP, dan pelatihan tanpa mengontrol penuh.
- Controlling PMO di perusahaan manufaktur untuk memastikan semua proyek mengikuti standar ISO atau kebijakan mutu perusahaan. Tim ini bertugas mengawasi, meminta laporan, dan memastikan kepatuhan semua anggota tim.
- Directive PMO di perusahaan konstruksi untuk pembangunan bandara atau jalan tol. Tim ini bertugas untuk mengatur metode kerja, mengelola jadwal, hingga menugaskan project manager.
Gaji dan Skill yang Dibutuhkan PMO
Rata-rata gaji pokok Project Management Office di Indonesia adalah Rp5.656.409 per bulan. Namun nominal ini bisa berkurang atau bertambah tergantung daerah dan pengalaman kerja. Berikut gaji PMO berdasarkan pengalaman kerja.
- Fresh graduate: Rp5.000.000-Rp7.000.000 per bulan
- 2-3 tahun pengalaman kerja: Rp7.000.000-Rp10.000.000 per bulan
- 5-7 tahun pengalaman kerja: Rp12.000.000-Rp15.000.000 per bulan
- 10 tahun ke atas (senior): Rp18.000.000-Rp25.000.000 per bulan
Untuk bisa menjadi seorang Project Management Office, pengetahuan yang cukup berkaitan dengan bidang PMO saja tidak cukup. Ada beberapa skill atau kemampuan yang harus dimiliki calon PMO, diantaranya sebagai berikut.
1. Kemampuan teknis (hard skills)
- Memahami metodologi manajemen proyek, seperti PMBOK, Agile, Scrum
- Menguasai software manajemen proyek, seperti Microsoft Project, Jira, Trello, Asana
- Mampu mengidentifikasi risiko, menilai dampak dan probabilitas, serta menentukan mitigasi dan rencana
- Mampu membuat laporan kinerja proyek dengan tools BI, seperti Excel advanced, Google, Data Studio, dan Power BI
- Mampu menyusun SOP manajemen proyek dan mengelola dokumentasi
- Memahami budgeting proyek, cost baseline, dan cost control
2. Kemampuan non-teknis (soft skills)
- Teliti dalam memeriksa dan menganalisis laporan untuk memastikan semuanya sesuai standar perusahaan
- Terbuka dan komunikatif
- Aktif mendengarkan
- Mampu menetapkan tujuan
- Kemampuan organisasi yang baik
- Problem solving atau pemecahan masalah
- Manajemen emosi dalam segala situasi
Kesimpulan
Jadi, Project Management Office adalah tim yang menangani proyek-proyek yang masuk dalam sebuah bisnis sebelum didistribusikan ke Project Manager. Tim PMO akan menyediakan berbagai kebutuhan yang diperlukan selama proyek dan memastikan semua berjalan lancar sesuai standar.
Posisi ini membutuhkan SDM dengan ketelitian, komunikatif, aktif mendengarkan, memiliki kemampuan pemecahan masalah yang baik, dan bisa menangani emosi dalam segala hal.
Tertarik bekerja sebagai PMO? Sekawan Media sedang membuka peluang untuk berbagai peran dan jabatan. Cek informasi selengkapnya melalui website Sekawan Media atau hubungi kontak kami.
