Aplikasi ini banyak digunakan oleh perusahaan logistik dan ekspedisi, transporter, hingga jasa pengiriman. Cara kerjanya melibatkan sistem tracking OBD (On Board Diagnosis) dan GPS (Global Positioning System).Â
Dengan begitu, armada bisa dipantau secara real-time maupun historical. Selain itu, laporan kendaraan bisa didapatkan dengan akurat dan waktu maintenance bisa dikontrol.
Mengapa Fleet Management System Penting bagi Bisnis Armada?
Fleet Management System banyak diandalkan oleh perusahaan-perusahaan armada, karena mampu memberikan berbagai keuntungan. Diantaranya adalah sebagai berikut.
1. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Ketepatan cara mengatur operasional bisnis, menjadi hal yang penting untuk diperhatikan. Sebab, dapat membawa bisnis pada keberhasilan dan kegagalan.
Lebih lanjut, pengaplikasian FMS bisnis armada, bisa membantu perusahaan memantau biaya operasional. Dengan begitu, perusahaan bisa mengontrol pengeluaran berlebihan hingga mengurangi biaya asuransi.
Melalui penggunaan FMS perusahaan juga bisa memilih rute tercepat dan termurah saat beroperasi, membuat jadwal armada lebih efisien, dan memantau kondisi lalu lintas secara real-time.
2. Monitoring dan Reporting Lebih baik
Monitoring dan reporting juga menjadi hal yang dibutuhkan oleh perusahaan. Mengingat, keduanya dapat menjadi bahan evaluasi dan peningkatan mutu perusahaan.
Dalam konteks ini, penggunaan FMS memungkinkan pelacakan kendaraan secara real-time. Perusahaan akan mendapatkan notifikasi cepat dan terbaru saat ada situasi-situasi darurat, seperti kecelakaan dan pencurian.
Melalui informasi tersebut, perusahaan bisa mendapat laporan yang komprehensif. Dengan begitu, perencanaan armada, pengambilan keputusan, dan pengaturan strategi bisa dilakukan berdasarkan data.
3. Manajemen Perawatan Kendaraan Lebih Efektif
Dalam bisnis armada, kendaraan menjadi aset berharga bagi perusahaan. Pemanfaatan FMS dapat memastikan operasional berjalan lancar dan meminimalisir adanya risiko kerusakan yang tak terduga.
Aplikasi manajemen armada ini mampu memberikan peringatan perawatan terjadwal. Memungkinkan perusahaan mendeteksi kerusakan lebih dini dan memberikan layanan terbaik bagi pelanggan.
Setiap kondisi armada, akan dicatat secara terorganisir. Mulai dari data pemakaiannya, perawatan dan jadwalnya, hingga performa dan usia kendaraan. Dengan begitu, perusahaan dapat mengambil keputusan dengan tepat, ketika ingin meningkatkan ketersediaan kendaraan.
4. Meningkatkan Keselamatan
Selain performa kendaraan, perilaku pengemudi dalam mengoperasikan kendaraan juga penting untuk dipantau. FMS dapat memberikan data perilaku pengemudi secara real-time melalui laporan dan feedback.
Mulai dari kecepatan, pengereman mendadak, hingga waktu mengemudi. Dengan begitu, perusahaan dapat memberi evaluasi, training, dan pembinaan apabila pengemudi belum memenuhi standar keamanan berkendara.
Seluruh laporan dan data, dapat digunakan untuk memastikan bahwa perusahaan telah mematuhi regulasi, mengurangi risiko hukuman, dan menjaga citra positif perusahaan.
5. Mengoptimalkan Penggunaan Aset
FMS juga menawarkan solusi untuk meningkatkan pemanfaatan aset, melalui fitur pelacakan penggunaan aset yang dilaporkan secara real-time. Fitur tersebut akan memantau penggunaan kendaraan dan mengidentifikasi performanya.
Hal ini memungkinkan perusahaan mengoptimalkan distribusi kendaraan sesuai dengan kebutuhan dan permintaan. Armada digunakan optimal, layanan tersedia maksimal.
Tips Memilih Fleet Management System yang Tepat
1. Ketahui Kebutuhan Bisnis
Untuk mendapatkan FMS yang tepat, Anda harus mengetahui kebutuhan bisnis saat itu atau beberapa tahun ke depan. Perusahaan bisa mencocokkan kebutuhan dengan fitur atau kelebihan yang ditawarkan oleh penyedia FMS.
Sebagai contoh, perusahaan rental kendaraan akan membutuhkan fitur pelacakan penyewaan, catatan durasi penggunaan kendaraan, dan manajemen perawatan berkala.
2. Perhatikan Fitur-Fitur yang Ditawarkan
Selanjutnya, ketahui fitur-fitur yang ditawarkan. Apakah fitur-fitur tersebut selaras dan bisa memenuhi kebutuhan yang diperlukan perusahaan atau tidak.
Ada beberapa fitur yang menjadi standar Fleet Management System dan wajib ada. Seperti, pelacakan real-time, laporan otomatis, notifikasi keamanan, integrasi sistem, serta akses cloud dan mobile.
3. Pertimbangkan Kemudahan dan Integrasi
Beberapa aplikasi terkadang terlalu rumit dan mempersulit kerja di lapangan. Oleh karena itu, penting untuk memilih aplikasi yang mudah digunakan, mudah dinavigasi, dan tersedia untuk PC maupun mobile.
Mempertimbangkan kemampuan integrasi juga tidak kalah penting. FMS yang terintegrasi dengan aplikasi lain, dapat menghemat waktu operasional, meminimalisir human error, dan kolaborasi antar divisi lebih mudah.
4. Perhatikan Skalabilitas dan Fleksibilitas Sistem
Tips memilih Fleet Management System selanjutnya adalah memastikan bahwa sistem dapat diperbesar dan dapat menyesuaikan dengan kebutuhan.
Ketika bisnis berkembang, kelebihan ini memungkinkan bahwa sistem tidak mudah eror dan lambat saat data makin banyak. Dengan begitu, aplikasi dapat digunakan dalam waktu panjang.
Bahkan ketika bisnis siap membuka cabang baru, mengelola kendaraan di wilayah berbeda, memantau operasional di berbagai kota atau daerah, dan memiliki jenis kendaraan baru.
5. Lakukan Uji Coba dan Demo Produk
Sebelum memutuskan memilih FMS tertentu, lakukan uji coba untuk memastikan sistem bekerja sesuai standar dan dapat memenuhi kebutuhan.
Perusahaan juga bisa menggunakan demo untuk menilai keandalan, performanya secara keseluruhan, dan keuntungan yang bisa diperoleh.
Baca juga: Contoh Penerapan Fleet Management System di Berbagai Industri
Kesalahan Umum dalam Memilih Fleet Management System
Seringkali, perusahaan terlalu fokus pada biaya rendah dan kurang mengetahui kebutuhan bisnis yang relevan. Oleh karena itu, banyak yang terjebak pada keputusan cepat.
- Terlalu fokus pada harga – banyak perusahaan memilih FMS murah tanpa mempertimbangkan fitur dan kebutuhan jangka panjang, sehingga harus mengganti sistem di kemudian hari.
- Kurang menyesuaikan dengan kebutuhan operasional – memilih FMS terbaik tanpa menyesuaikan dengan kebutuhan, hanya akan membuat pengeluaran anggaran bertambah.
- Mengabaikan fitur integrasi – meskipun aplikasi lain bisa terhubung secara manual, integrasi FMS dengan aplikasi lain dapat memberikan efektivitas lebih besar.
- Tidak mempertimbangkan skalabilitas – FMS tidak hanya penting digunakan saat ini, tetapi juga jangka panjang ketika armada semakin bertambah dan perusahaan tidak harus mengganti sistem.
- Mengabaikan keamanan data – akibat terlalu fokus pada harga, perusahaan dapat melupakan keamanan yang ditawarkan oleh sistem.Â
Rekomendasi Fleet Management System Sekawan Media
Jika bisnis Anda sedang mencari Fleet Management System yang dapat memberikan solusi dan memenuhi semua kebutuhan, Sekawan Media dapat menjadi solusi fleet management system.
Sekawan Media menghadirkan aplikasi bermutu tinggi untuk berbagai masalah manajemen perusahaan. Aplikasi kami dilengkapi dengan fitur-fitur unggulan yang taktis dan dapat diandalkan.
Mulai dari fitur order kendaraan, vehicle tracking, fuel usage tracking, dan pajak. Untuk mengetahui informasi lebih lanjut, jangan ragu untuk berkonsultasi dan coba demo aplikasi fleet management system gratis.
Penutup
Memilih Fleet Management System bukan sekadar memilih aplikasi terbaik, tetapi juga memastikan bahwa fitur-fitur yang ditawarkan selaras dengan kebutuhan perusahaan dan sesuai dengan standar yang ada.
Untuk mendapatkan FMS yang tepat, ketahui kebutuhan, perhatikan fitur-fitur yang ditawarkan, pertimbangkan kemudahan dan integrasi, perhatikan skalabilitas, dan lakukan uji coba.
