Mengenal Document Management System untuk Kemudahan Mengelola Dokumen

Table of Contents
Table of Contents

Dokumen adalah surat tertulis dan tercetak yang berisikan data-data penting pada sebuah perusahaan atau bisnis. Dokumen-dokumen yang menumpuk tentunya menjadi sebuah pekerjaan bagi anda dalam merapikannya. Penempatan berkas-berkas penting pasti memerlukan tempat yang aman dan ruang yang luas, terlebih lagi dalam jumlah yang banyak. Melakukan arsip dokumen sangat penting dilakukan dan perlu diperhatikan cara penyimpanannya bagi sebuah perusahaan agar sewaktu-waktu ketika dibutuhkan anda dapat mencari dan mengambilnya dengan mudah. 

Perkembangan teknologi yang semakin hari semakin canggih merupakan sebuah kesempatan bagi anda untuk memanfaatkannya sebagai sumber daya dalam perusahaan. Seperti document management system yang merupakan salah satu pemanfaatan teknologi untuk mencapai serta mewujudkan visi dan misi perusahaan. Pengelolaan dokumen secara manual yang cukup menyita waktu dan ruang, kini dapat teratasi dengan adanya document management system. 

Document management system atau biasa disebut aplikasi e-arsip adalah sebuah software sebagai pengganti penyimpanan dokumen-dokumen penting perusahaan. Sayangnya hingga saat ini masih banyak masyarakat yang belum mengenal mengenai manfaat dan wujud document management system ini. Padahal, aplikasi ini sangat berguna dan memberi banyak manfaat untuk manajemen perusahaan. 

Apa Itu Document Management System?

Document management system adalah sebuah aplikasi atau software yang memiliki kegunaan untuk mengelola dokumen-dokumen penting di perusahaan. Manajemen arsip berbasis digital ini lebih sistematis, terukur, dan aman. Menggunakan aplikasi ini perusahaan anda akan mendapatkan kemudahan dalam melakukan penyimpanan atau arsip dokumen perusahaan. Dahulu penyimpanan atau arsip dokumen dilakukan secara manual dengan mencetak file menjadi lembaran-lembaran, kemudian dimasukkan ke dalam sebuah tempat yang sekiranya dianggap aman oleh perusahaan. Seiring dengan berkembangnya elektronik digital, penyimpanan dokumen sudah tidak lagi dilakukan secara manual, melainkan dapat dilakukan secara praktis dan lebih hemat biaya serta aman. Penyimpanan dokumen dapat dilakukan dengan format digita dan lebih aman. 

Dimana Document Management System Diterapkan?

Berdasarkan penegrtiannya, document management system dipergunakan sebagai alat atau tempat dalam menyimpan berbagai dokumen penting. Seluru perusahaan, organisasi, bisnis, bahkan lembaga resmi tentu membutuhkan penerapan aplikasi ini. Menggunakan aplikasi arsip digital akan membantu manajemen arsip lebih tersistem dan tentunya aman dari human error yang dapat menyebabkan kehilangan arsip penting. Segala risiko menggunakan penyimpanan dokumen manual yang dapat merugikan perusahaan anda, kini dapat diatasi dengan adanya perangkat lunak ini. 

Mengapa Harus Menggunakan Document Management System?

Mungkin saat ini anda masih belum sepenuhnya dalam mengenal document management system, atau mungkin anda masih ragu untuk menerapkan aplikasi ini untuk menjadi salah satu sumber daya atau alat dalam perusahaan anda untuk mencapai kesuksesan. Berikut adalah penjelasan yang akan memperkuat pengenalan software e-arsip sebagai berikut:

1. Lebih Ramah Lingkungan 

Penyimpanan dokumen atau surat-surat penting yang dicetak tentu akan menghabiskan banyak lembaran-lembaran kertas yang nantinya akan menjadi sampah yang tak terpakai apabila dokumen tersebut sudah tidak lagi dirasa penting dan tidak akan digunakan kembali. Menggunakan document management system dapat mengurangi pemborosan dalam menggunakan kertas tersebut. Dengan software ini dokumen akan dikirim melalui server yang ramah lingkungan bebas kertas. Penggunaan kertas dalam perusahaan tetap dibutuhkan di waktu tertentu namun tidak sebanyak sebelumnya ketika anda menggunakan penyimpanan dokumen secara manual. 

2. Keamanan Arsip Dokumen Lebih Terjamin

Menggunakan aplikasi arsip digital akan menolong anda dalam menghindari kerusakan atau file penting hilang. Dapat dilihat ketika perusahaan masih menggunakan cara manual yaitu dengan menyimpan data dengan mencetak file-file tersebut kemudian disimpan dalam sebuah ruangan, kemungkinan perusahaan akan mengalami kehilangan dokumen itu presentasenya sangat tinggi. Arsip yang ingin anda gunakan sewaktu-waktu rawan hilang bahkan bisa saja anda lupa dimana tempat penyimpanan arsip tersebut. Kondisinya akan berbeda ketika anda menerapkan software manajemen dokumen ini yang akan menyimpan arsip dengan aman dalam server digital yang menggunakan keamanan terjamin.

3. Berbagi Arsip Secara Mudah

Ketika anda ingin transfer file atau berbagi kepada rekan kerja di perusahaan, document management system satu-satunya solusi tepat untuk kemudahan dan kelancaran kerja anda. Dengan aplikasi ini seluruh divisi dapat melakukan permintaan akses dokumen kepada divisi pengarsipan di waktu tertentu dengan persetujuan kepala divisi. 

4. Pengelolaan Lebih Mudah 

Dokumen penting dapat tersimpan dengan rapi dengan pemisahan bagian-bagian file yang masih aktif maupun yang sudah tidak aktif. Arsip tersebut dapat dikelola secara otomatis dengan penggunaan teknologi digital yang dilengkapi berbagai fitur sesuai kebutuhan anda dalam pengelolaan dokumen tersebut.

5. Manajemen Pengamanan dan Pengawasan 

Dengajn kelengakapan fitur yang dapat disesuaikan, akses dokumen dapat diatur untuk keamanan dan kerahasiaan dapat diatur dengan penggunaan akses yang dapat dibatasi hanya untuk orang-orang tertentu. Hanya karyawan tertentu di dalam perusahaan yang berkepentingan mempunyai kaitan dengan penggunaan dokumen penting yang akan mendapatkan akses dalam pengelolaan arsip-arsip tersebut.

6. Digitalisasi Dokumen

Seluruh dokumen tidak memiliki batas masa aktif dan isi dari dokumen tersebut tidak akan berubah apabila tidak ada yang melakukan edit dalam isi file tersebut. Pemusnahan dokumen secara fisik tidak akan terjadi karena dokumen telah tersimpan secara digital dan aman. 

Kami menyediakan layanan pembuatan aplikasi persuratan (e-office)

7. Sistem Pencatatan Terpusat 

Perkembangan teknologi akan memberi manfaat yang sangat membantu anda dalam pencatatan dokumen penting perusahaan. Aplikasi ini bisa mencatat lokasi penempatan dokumen dengan lengkap dan tepat, bahkan pencatatan tersebut dapat otomatis dilakukan secara real-time. Hal ini akan dapat menolong anda dari tindakan manipulasi data oleh oknum tertentu yang tidak bertanggung jawab. 

8. Efektif dan Efisien

Perusahaan yang masih menerapkan penyimpanan dokumen secara konvensional atau manual pasti memiliki penyimpanan yang kurang terstruktur dengan baik. Terlebih lagi, ketika ada yang meminjam dokumen tersebut untuk kepentingan tertentu dan tidak mengembalikannya di tempat semestinya. Tidak bisa dipungkiri juga bahwa terkadang ada yang meminjam dokumen dan tidak mengembalikannya secara tepat waktu padahal dokumen tersbut juga dibutuhkan untuk keperluan lain. Dengan menerapkan document management system sistem penyimpanan akan lebih terstruktur yang akan memudahkan anda dalam mencari dokumen yang dibutuhkan hanya dengan satu klik saja tanpa memerlukan waku yang lama. 

Fitur Apa Saja yang Dapat Memudahkan Pengelolaan Dokumen?

Menciptakan kemudahan mengelola arsip penting dalam perusahaan kini akan anda dapatkan dengan mudah dan tidaka da batasan dalam masa aktif penggunaannya. Fitur aplikasi yang cukup lengkap sesui dengan kebutuhan anda akan membuat pengelolaan dokumen menjadi lebih efektif dan efisien dan dapat dilakukan oleh beberapa orang dalam akses file tersebut. Berikut adalah beberapa fitur yang akan memudahkan dan membuat anda nyaman dalam mengelola arsip dokumen:

1. Manajemen Dokumen

Fitur ini gunanya untuk menyimoan, mencari, membagikan, menjaga, hingga memberi masa aktif di berbagai dokumen secara sistematis dan akurat. 

2. Jaminan Kerahasiaan

Demi keamanan dokumen perusahaan, akses dokumen dapat diatur dengan cara memberi batasan akses. Dokumen dapat diberi tanda rahasia dan diberi password.

3. Peminjaman Arsip 

Pencatatan peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan peminjaman dokumen dari divisi pengarsipan untuk divisi lain dapat dilakukan secara tersistem dan terpusat. 

4. Notifikasi 

Pemberitahuan akan muncul secara otomatis ketika masa dokumen habis dan perlu tindakan berikutnya.

Dan masih banyak fitur lainnya yang akan melengkapi kebutuhan anda dalam mendapatkan kemudahan pengelolaan arsip dokumen. Apabila anda ingin mengetahui kelengkapan fitur lainnya, kunjungi halaman produk document management system kami.

Related Article

pengertian visitor management system

Mengenal Visitor Management System: Pengertian dan Manfaat

Visitor management system atau sering disebut aplikasi buku tamu merupakan aplikasi pengganti buku tamu yang memanfaatkan akses internet. Jika dibandingkan dengan penggunaan buku tamu konvensional, visitor management ini jauh lebih praktis, kelengkapan fitur memudahkan pengunjung untuk check-in lebih cepat tanpa harus antri mengisi data pengunjung.

Selengkapnya
LAYANAN

Melayani berbagai kebutuhan pembuatan aplikasi dan website yang menjangkau area UMKM hingga bisnis berskala Enterprise.

Timah Electronic Office
PT. Timah Tbk
2018
Sistem Manajemen Transportasi
PT. Wijaya Putra Santosa
2019

Copied To Clipboard

Bagikan Ke: