Sistem ERP atau Enterprise Resource Planning adalah perangkat lunak yang membantu mengelola dan mengotomatisasi proses bisnis. Mulai dari penjualan, produksi, keuangan, hingga SDM.
Sistem ini dapat diandalkan untuk operasionalisasi bisnis, karena mampu mengintegrasikan proses bisnis, penyajian data real-time dan akurat, persediaan dipantau 24 jam, data pelanggan terintegrasi dengan baik, dan mampu mengakomodasi pertumbuhan bisnis.
Mengapa Perusahaan Membutuhkan Implementasi ERP?
Banyaknya pilihan modul dan fitur yang bervariasi, sistem yang mudah disesuaikan, dan mendukung perkembangan perusahaan, memungkinkan sistem ERP dapat diandalkan untuk mendukung kebutuhan operasional perusahaan. Berikut lima alasan mengapa perusahaan membutuhkan implementasi ERP.
1. Efisiensi dan Integrasi Proses Bisnis
ERP mengotomatisasi proses bisnis agar operasionalisasi lebih efisien. Sistem ini terintegrasi dengan berbagai modul dan fitur, seperti produksi, pemasaran, logistik, keuangan, hingga persediaan. Memungkinkan perusahaan mengontrol banyak proses dalam satu platform.
2. Memusatkan Data dari Berbagai Departemen
ERP tidak hanya memusatkan proses, tetapi juga memusatkan data dari berbagai departemen. Hal ini dapat meminimalisir adanya duplikasi data, memudahkan koordinasi dan kolaborasi, serta memudahkan berbagai departemen untuk mendapatkan informasi real-time.
3. Analisis Lebih baik
Sistem ERP juga menyediakan alat analisis dan pelacakan kinerja bisnis secara real-time. Modul ini membantu perusahaan memantau kinerja bisnis dan pengambilan keputusan lebih akurat.
4. Efektifitas Skalabilitas
Dengan sistem andal ini, perusahaan tak perlu khawatir ketika bisnis mulai berkembang. Sebab, sistem ERP dapat menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis tiap perusahaan. Mulai dari penambahan departemen baru, perusahaan baru, hingga lokasi baru.
5. Menghemat Biaya
Sistem ERP dapat menjadi alat untuk menghindari kegagalan sistem dan kesalahan proses bisnis, seperti duplikasi dan pencatatan yang tidak sinkron.
Dengan proses yang lebih terintegrasi, pengerjaan ulang dapat diminimalkan dan waktu penyelesaian lebih cepat. Selain itu, pencatatan yang akurat memungkinkan perusahaan mengoptimalkan penggunaan sumber daya, sehingga biaya operasional dapat ditekan.
Proses Implementasi ERP Pada Perusahaan
Secara umum, proses implementasi ERP pada perusahaan melewati beberapa tahap. Mulai dari tahap pemilihan software ERP, implementasi ERP, dan dukungan pasca-implementasi.
- Analisis Kebutuhan Bisnis – perusahaan mengidentifikasi kebutuhan bisnis untuk menyelaraskan dengan modul atau fitur yang harus dimiliki oleh sistem ERP.
- Merancang Desain Sistem – tim desain ERP perusahaan menentukan peran, mendokumentasikan prosedur standar, dan menentukan alur kerja sistem ERP
- Membangun Sistem ERP – sistem ERP dibentuk sesuai dengan kustomisasi yang diinginkan perusahaan.
- Menguji Sistem ERP – sistem ERP diuji untuk memeriksa bug, integritas data, dan memastikan bahwa sistem yang dibagun sesuai dengan kebutuhan bisnis.
- Implementasi ERP – sistem ERP digunakan oleh perusahaan.
- Dukungan Pasca-Implementasi – sistem ERP dimodifikasi, dievaluasi, dan pengguna mendapat pelatihan tentang sistem ERP yang digunakan perusahaan.
Langkah-Langkah Implementasi Sistem ERP Pada Perusahaan
Implementasi ERP pada perusahaan bukan sekadar mengaplikasikan perangkat lunak untuk pengelolaan dan otomatisasi proses bisnis saja. Secara detail, implementasi tersebut berlangsung dalam langkah-langkah sebagai berikut.
1. InstalasiÂ
Tahap pertama adalah proses instalasi. Proses ini mencakup pemasangan ERP sesuai alur kerja perusahaan, memindahkan data perusahaan ke sistem ERP, menyiapkan perangkat dan infrastruktur yang diperlukan, menginstal ERP, dan menyesuaikannya dengan kebutuhan.
2. Migrasi
Selanjutnya adalah proses pemindahan data ke sistem ERP. Proses ini mencakup pengecekan keakuratan data, memastikan data yang dipindah adalah data terbaru, tidak ada error, atau data ganda. Data-data disusun dan dicocokkan agar selaras dan bisa digunakan oleh semua departemen.
3. Pengujian
Ketiga, menguji kesiapan sistem ERP dan kesesuaiannya dengan kebutuhan. Mulai dari mencoba fitur, menu, hingga alur kerja untuk mengetahui cara penggunaannya. Apabila ditemukan error atau kendala teknis, sistem dapat diperbaiki sebelum digunakan oleh seluruh departemen.
4. Pelatihan
Pengguna dilatih dalam pelatihan terstruktur agar dapat mengoperasikan sistem ERP dengan benar. Apabila ditemukan kendala atau hambatan dalam mengoperasikan sistem, perusahaan bisa berdiskusi lebih lanjut dengan vendor agar tidak bergantung pada vendor sepenuhnya.
5. Implementasi
Pada tahap kelima, sistem ERP mulai digunakan secara resmi. Perusahaan tetap bisa melakukan pengaturan tambahan apabila ada fitur atau modul yang perlu disesuaikan.
6. SupportÂ
Setelah pengguna dapat mengoperasikan sistem dengan baik, tim implementasi beralih menjadi tim support untuk mengatasi kendala yang terjadi. Pada tahap ini, perusahaan juga terus melakukan pemeliharaan sistem dan kinerja sistem ERP terus dievaluasi menggunakan indikator KPI.
Implementasi ERP Pada Perusahaan Manufaktur
Meskipun tampaknya sama, tetapi penerapan sistem ERP pada perusahaan manufaktur lebih kompleks dibanding perusahaan lainnya. Berikut implementasi ERP pada perusahaan untuk mendukung perusahaan manufaktur.
- Mengontrol dari bahan baku sampai produk jadi – sistem ERP mengelola data, mengatur, memantau, dan mengkoordinasikan seluruh aktivitas produksi.Â
- Memastikan produksi jalan sesuai rencana – mulai dari Bill of Material atau BOM (bahan yang digunakan dan jumlah), routing (urutan proses produksi), dan work order (perintah produksi ke bagian terkait). Apabila ada perubahan pada bagian apapun, sistem akan memberi peringatan dan menyesuaikan.
- Monitoring secara real-time – sistem memantau jumlah unit yang sudah diproduksi, waktu produksi, dan produk cacat atau reject.
- Pengendalian stok otomatis – ketika produksi berlangsung, sistem otomatis menyesuaikan jumlah bahan baku, produk setengah jadi, hingga barang yang siap masuk gudang.
- Terintegrasi dengan biaya produksi – ERP menghitung biaya bahan baku, tenaga kerja, mesin, dan overhead.
Contoh Implementasi ERP Pada Perusahaan
Sebagai contoh, berikut adalah implementasi ERP pada perusahaan jasa logistik PT FGH. Perusahaan ini bergerak di bidang pengiriman dan distribusi barang ke berbagai wilayah Indonesia. Setiap hari, PT FGH berkutat dengan armada kendaraan, gudang, tim operasional, hingga administrasi yang berbeda-beda.
Dalam beberapa waktu, PT FGH seringkali mengalami kendala dalam pencatatan pengiriman, penagihan, dan pemantauan armada. Mengingat, ketiganya dimonitor melalui sistem yang terpisah dan menggunakan dokumen manual. Hal ini menimbulkan adanya keterlambatan informasi hingga kesulitan pelacakan status pengiriman.
Kemudian, perusahaan memutuskan menerapkan sistem ERP untuk menunjang kelancaran operasional. Manfaat penggunaan sistem ini cukup terasa dalam operasional sehari-hari.
Dengan sistem ERP, pencatatan pengiriman kini menjadi terpusat dan real-time dengan memanfaatkan modul logistik, penagihan berjalan lebih cepat dan akurat dengan modul akuntansi, serta pemantauan armada lebih efektif dan terkontrol melalui modul fleet management.
Penutup
Implementasi ERP pada perusahaan tidak hanya memberikan kemudahan integrasi proses bisnis, biaya lebih terkendali, dan transparansi meningkat.
Lebih dari itu, ERP berperan sebagai fondasi operasional yang memastikan proses berjalan lancar, menyajikan analisis data lebih akurat, serta memungkinkan pengambilan keputusan cepat dan tepat.
Kendati demikian, penggunaan sistem ERP saja belum cukup. Guna memaksimalkan pengalaman pelanggan, perusahaan perlu mengintegrasikan software ERP dengan website profesional.
Software ERP akan memastikan proses di belakang layar berjalan cepat dan akurat, sedangkan website akan menjadi wajah perusahaan yang dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan.Tak perlu khawatir dan bingung untuk membangun website profesional dan kredibel.
Sekawan Media hadir dengan layanan pembuatan aplikasi web yang bisa jadi solusi untuk kebutuhan bisnis Anda. Hubungi tim kami melalui laman kontak untuk konsultasi dan informasi lebih lanjut.
