Gantt chart adalah salah satu metode manajemen proyek untuk merencanakan, melacak, dan mengelola proyek secara efektif.
Metode Gantt chart adalah metode yang dapat memberikan gambaran waktu yang jelas tentang tugas-tugas yang harus dilakukan dalam suatu proyek, memungkinkan para pemangku kepentingan untuk melihat perkembangan dan mengidentifikasi kemungkinan terjadi hambatan.
Dalam artikel ini, kita akan membahas secara mendalam tentang Gantt chart, termasuk komponen, contoh, serta cara membuatnya berikut ini.
Apa itu Gantt Chart?
Gantt chart adalah metode yang dicetuskan oleh Henry L. Gantt di abad ke-20. Gantt chart adalah representasi grafis dari jadwal suatu proyek.
Dengan menggunakan bar horizontal, diagram Gantt menunjukkan durasi setiap tugas dan hubungannya dengan tugas lainnya.
Selain itu, diagram ini juga memberikan pandangan keseluruhan tentang waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap elemen proyek.
Intinya, Gantt chart berguna untuk menyampaikan pemahaman yang jelas tentang waktu mulai dan selesai dari setiap tugas, sehingga memudahkan manajer proyek untuk merencanakan sumber daya, mengelola anggaran, dan menanggapi perubahan dalam suatu proyek.
Fungsi Gantt Chart
Dalam manajemen proyek, alat visual seperti diagram Gantt telah menjadi senjata utama untuk merencanakan, melacak, dan mengelola proyek dengan lebih efisien.
Metode ini bukan hanya sekadar diagram batang dan garis, tetapi sebuah instrumen canggih yang memainkan peran kunci dalam meningkatkan efektivitas manajemen proyek.
Berikut adalah beberapa fungsi Gantt chart:
1. Perencanaan yang Jelas
Salah satu fungsi utama metode Gantt chart adalah menyajikan perencanaan proyek secara jelas dan terstruktur. Dengan representasi visual melalui metode ini, setiap tugas dan jadwal dapat dipantau secara efektif.
Tim proyek dapat dengan mudah memahami tugas apa yang perlu diselesaikan, kapan, dan bagaimana tugas tersebut saling berkaitan.
2. Pemantauan Kemajuan Secara Real-Time
Diagram Gantt dapat memberikan pemantauan kemajuan proyek secara real-time. Melalui bar tugas yang terus diperbarui, tim proyek dapat dengan cepat melihat tugas mana yang telah selesai, sedang berlangsung, dan belum mulai.
3. Pengelolaan Risiko yang Lebih Baik
Dengan pemahaman yang mendalam tentang jadwal proyek, diagram Gantt membantu dalam pengelolaan risiko yang lebih baik.
Tim proyek dapat mengidentifikasi potensi risiko yang mungkin muncul sepanjang jalannya proyek dan mengambil tindakan pencegahan atau reaktif untuk mengatasi masalah yang timbul.
4. Komunikasi yang Efektif
Fungsi lain Gantt chart adalah sebagai alat komunikasi yang efektif di antara anggota tim dan pemangku kepentingan proyek.
Diagram visual yang dipresentasikan melalui Gantt chart relatif mudah dipahami dan membantu dalam menyampaikan informasi secara jelas dan kohesif.
Komponen Gantt Chart
Diagram Gantt terdiri dari beberapa komponen utama yang membantu dalam mempresentasikan jadwal proyek secara visual.
Berikut adalah komponen yang terdapat dalam diagram ini:
1. Task List
Komponen pertama yang ada dalam Gantt chart adalah task list. Daftar tugas merujuk pada rangkuman tugas yang perlu dilaksanakan dan disusun secara vertikal. Selain itu, tugas-tugas tersebut dapat dikelompokkan untuk mempermudah pengaturannya.
2. Timeline
Timeline juga terdapat pada Gantt chart. Keterangan ini dapat ditulis secara horizontal, kiri ke kanan. Periode yang Anda gunakan juga fleksibel. Anda dapat memilih hari, minggu, bulan, sampai tahun.
3. Dateline
Komponen Gantt chart selanjutnya adalah dateline. Dateline adalah penunjuk waktu saat ini yang muncul di tengah-tengah timeline.
Komponen ini membantu dalam menentukan pekerjaan yang harus diselesaikan saat ini serta tugas yang akan dilakukan di masa mendatang.
4. Bars
Selanjutnya adalah bars yang mengindikasikan sejauh mana suatu tugas telah diselesaikan. Terdapat juga bar yang menunjukkan batas waktu, memungkinkan pemantauan sisa waktu yang tersedia.
5. Progress
Komponen Gantt chart selanjutnya adalah progress. Ini sedikit mirip dengan bars, di mana komponen ini disajikan dalam bentuk diagram batang, sedangkan progress disajikan dalam bentuk presentase.
6. Milestones
Selanjutnya, terdapat komponen yang bernama milestones sebagai penanda waktu dari agenda yang penting dari proyek Anda.
Misalnya, pada waktu tertentu, ada rapat yang akan dilakukan. Pada diagram Gantt, terdapat milestones yang muncul pada waktu tersebut.
7. Dependencies
Komponen selanjutnya adalah dependencies. Pekerjaan tertentu mungkin harus diselesaikan sebelum pekerjaan lain dapat dimulai.
Contohnya, dalam pembuatan aplikasi, proses riset pengguna harus dilakukan terlebih dahulu sebelum desain aplikasi dapat dimulai.
Diagram ini juga memungkinkan penghubungan dua tugas ini melalui garis. Maka dari itu, terdapat keterangan terkait dua tugas yang saling bergantung.
8. Resource Assigned
Komponen selanjutnya adalah resource assigned. Setelah daftar tugas dan tenggat waktu tertulis dengan jelas, ada aspek penting yang perlu diperhatikan, yaitu seseorang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas tersebut.
Nah, diagram ini mampu mengakomodasi informasi tersebut melalui penyebutan “resource assigned”.
Contoh Gantt Chart
Berikut adalah contoh dari diagram Gantt dalam mengelola tugas-tugas pada suatu proyek:
Cara Membuat Gantt Chart
Sebenarnya, langkah-langkah pembuatan Gantt chart mudah saja. Bahkan, proses ini dapat Anda lakukan menggunakan berbagai media.
Tahap pertama dalam pembuatan diagram Gantt adalah memilih medianya. Mulai dari metode manual dengan menggunakan kertas dan pena, hingga memanfaatkan perangkat lunak, seperti Excel atau aplikasi manajemen khusus lainnya.
Setelah menentukan media yang akan Anda gunakan dalam diagram ini, langkah selanjutnya cukup membuat diagram atau tabel yang sesuai dengan kebutuhan proyek.
Bagian horizontal akan mewakili baris yang mencerminkan rentang waktu, sementara bagian vertikal akan menjadi kolom identifikasi untuk setiap kegiatan dalam diagram Anda.
Proses pembuatan diagram Gantt dilakukan dengan pengisian kotak-kotak di baris kegiatan sesuai dengan durasi pengerjaan yang telah ditentukan.
Jika Anda menggunakan diagram pada Gantt chart, sebaiknya gunakan jenis diagram batang untuk representasi visual yang optimal.
Setelah tahap pengisian selesai, Anda dapat menambahkan nama dari penanggung jawab tugas tersebut di kolom paling kanan, dan Gantt chart telah selesai Anda buat.
Apakah Anda melihat betapa mudahnya cara membuat Gantt chart ini? Dengan beberapa langkah sederhana, Anda dapat membuat alat visual yang sangat efektif untuk merencanakan dan melacak proyek dengan jelas.
Itulah dia penjelasan lengkap tentang Gantt chart beserta fungsi, komponan, dan cara membuatnya. Pada intinya, diagram ini merupakan salah satu metode efektif dalam mengelola tugas-tugas dalam suatu proyek pada perusahaan.
Jika Anda memiliki sebuah bisnis yang memiliki berbagai tugas dan penanggung jawab, Anda harus memiliki aplikasi untuk membuat diagram Gantt agar pengelolaan tugas menjadi efektif.
Jangan khawatir, Anda dapat membuat aplikasi melalui Sekawan Media! Kami menyediakan layanan jasa pembuatan aplikasi berbasis web untuk keberlangsungan bisnis Anda.
Dikerjakan oleh tim berpengalaman, Sekawan Media akan mengembangkan aplikasi Anda dengan standar internasional serta garansi yang dapat diandalkan.
Selain itu, Sekawan Media juga melayani jasa pembuatan aplikasi Android dan iOS, tentunya sesuai dengan kebutuhan Anda.
Oleh karena itu, kunjungi website Sekawan Media untuk solusi dari bisnis Anda di segala sektor!
