Perkembangan dunia sistem informasi terus mengalami perubahan setiap saat dengan mengikuti kebutuhan kerja manusia yang kompleks. Salah satu contoh sistem informasi yang terus berkembang untuk membantu dalam kebutuhan transaksi penjualan bisnis adalah Point of Sales. Fungsi dari sistem informasi tersebut tidak hanya sekedar memproses transaksi penjualan saja, melainkan sebagai bagian terpenting dalam operasional sebuah usaha.

Pada artikel kali ini, kita akan membahas lebih dalam berkaitan dengan fungsi, manfaat, contoh, hingga cara kerja dari sistem informasi ini. Untuk mempermudah dalam pengenalan awal, mari kita simak penjelasan mengenai apa itu Point of Sales terlebih dahulu.

Pengertian Point of Sales (POS)

POS atau Point of Sales adalah suatu sistem yang digunakan dalam kebutuhan berbagai macam usaha bisnis ritel untuk dapat mempermudah proses transaksi jual beli secara cepat, aman, dan sistematis. POS juga termasuk versi modern dari mesin kasir konvensional yang masih sering digunakan pada beberapa toko atau usaha.

Biasanya, untuk versi konvensional masih dilengkapi dengan cash drawer sebagai proses pengelolaan registrasi dalam penjualan produk atau barang. Point of Sales sendiri saat ini sudah banyak diaplikasikan pada berbagai jenis usaha, meliputi toko kedai, restoran, barbershop, hingga laundry.

Perbedaan POS modern dengan versi konvensional terletak pada penggunaan perangkat teknologi berbasis Android atau iOS dengan sistem pendukung keputusan yang jauh lebih advanced. Ada juga yang menggunakan perangkat khusus, dengan sebutan sebagai terminal dengan konektivitas menggunakan printer bluetooth secara wireless.

Perbedaan Cloud POS dengan Conventional POS

Dengan perubahan zaman dan teknologi informasi yang ada, mengakibatkan banyak dari sistem aplikasi yang beralih dengan memanfaatkan internet atau berbasis cloud dan meninggalkan sistem yang sifatnya masih konvensional. Lantas, apa saja yang membedakan antara Point of Sales versi lama dan baru? Berikut merupakan beberapa jenis perbedaan dari kedua tipe ini.

1. Biaya

Untuk versi tradisional sendiri, biasanya membutuhkan biaya setup dan perawatan yang jauh lebih mahal dengan melibatkan teknisi langsung untuk mengecek mulai dari alat hingga kebutuhan software tersebut.

Apabila kita menggunakan versi cloud, maka biaya yang dikeluarkan untuk proses maintenance dapat ditekan seminimal mungkin. Mengapa demikian? Karena untuk versi terbaru telah menggunakan EPOS (Electronic Point of Sales), dimana untuk pembayarannya sendiri bersifat langganan (subscribe) selama satu tahun pemakaian.

2. Akses Data

Terkait dengan fitur akses data, untuk perangkat konvensional sendiri masih menggunakan bantuan hardisk atau perangkat penyimpanan yang hanya dapat diakses terbatas di suatu tempat saja. Artinya, perangkat tersebut hanya dapat diakses melalui satu alat saja, misalnya pada tempat kerja atau kantor.

Sedangkan, untuk versi yang sudah menggunakan teknologi berbasis internet, maka akses data dapat dilakukan menggunakan aplikasi langsung. Sehingga, proses pemakaian dapat dijalankan secara real-time dan terkontrol secara terpusat melalui aplikasi tersebut. Anda hanya memerlukan hak akses akun dan perangkat berbasis mobile maupun komputer.

3. Risiko Kehilangan Data

Perbedaan yang ketiga, tingkat risiko kehilangan data paling besar dapat terjadi jika anda menggunakan POS versi tradisional. Dikarenakan, anda tidak mempunyai back up data apabila terjadi kesalahan sistem atau gangguan operasional yang dapat terjadi kapan saja. Akibatnya, informasi kemungkinan besar bisa hilang dan tidak ada proses file recovery yang dapat mengatasi permasalahan tersebut.

Risiko kehilangan data juga sangat mungkin terjadi pada versi cloud. Akan tetapi keunggulan dari sistem yang memanfaatkan internet ini adalah penjadwalan back up data dapat diatur sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan bisnis anda.

Baca juga: Pengertian Sistem Informasi dan Contoh Penerapan pada Dunia Industri

Manfaat dari Adanya Point of Sales

Banyak sekali manfaat yang dapat diperoleh dari penggunaan Point of Sales bagi manajemen transaksi penjualan suatu produk, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Mempermudah Proses Pemesanan

Saat ini, banyak sekali toko atau tempat usaha yang menggunakan tablet atau smartphone sebagai alat bantu untuk proses pemesanan produk. Nah, sistem tersebut masuk ke dalam Point of Sales dengan segala kemudahan dalam setiap fitur dan menu yang ditampilkan.

Hal tersebut berdampak pada mudahnya dalam memilih, membayar, atau menambah pesanan tanpa perlu kita memanggil pramusaji secara langsung. Hanya dengan mengakses aplikasi POS, maka makanan tersebut akan datang sesuai dengan permintaan customer atau pelanggan.

2. Terciptanya Fleksibilitas yang Baik

Dengan hadirnya POS, maka sistem pembayaran tidak hanya berfokus pada satu metode saja. Melainkan dapat dilakukan baik secara tunai, non tunai, maupun menggunakan kartu debit atau kredit.

Dengan kalkulasi atau perhitungan secara otomatis, maka kasir tidak perlu menghitung secara manual terkait uang pengembalian. Sehingga, dapat mempercepat proses pembelian (transaksi) dan terhindar dari antrian yang berkepanjangan.

3. Proses Transaksi Menjadi Lebih Terstruktur

Keuntungan yang terakhir, segala proses transaksi mulai dari tahap pembukuan, penyusunan laporan, dan manajemen inventory atau stok barang dapat terakomodasi dengan baik melalui aplikasi.

Jadi, anda hanya perlu mengatur dan mengakses aplikasi melalui perangkat komputer secara online. Selain itu, POS juga dapat mencetak kwitansi atau struk pembelian bagi pelanggan dengan cepat dan akurat.

Baca juga: Sistem Informasi Manajemen dan Manfaat untuk Bisnis

Contoh dan Cara Kerja Point of Sales

Pada dasarnya sistem Point of Sales sendiri merupakan tempat bagi pelanggan untuk melakukan transaksi pembayaran barang atau jasa di suatu tempat usaha. Sistem Point of Sales juga mempunyai beberapa contoh komponen fisik, diantaranya adalah sebagai berikut:

Komponen register, digunakan untuk membantu dalam proses menghitung transaksi yang dilakukan oleh pelanggan.
Komponen perangkat, yaitu dapat berupa tablet, iPad, atau perangkat portable yang lain untuk mendukung fungsi sebagai monitor dalam sistem POS.
Alat pembaca kartu kredit, memungkinkan konsumen anda untuk membayar dengan lebih aman menggunakan kartu kredit.
Mesin kasir, meskipun anda dapat melakukan transaksi secara kredit atau non-tunai, anda masih membutuhkan tempat untuk menyimpan uang tunai yang aman agar terhindar dari praktik penipuan.
Barcode atau pemindai kode barang, merupakan fitur dimana dapat membaca secara detail (rinci) produk suatu item tanpa harus memeriksa manual.
Komponen printer tanda terima, berfungsi untuk menunjukkan kepada konsumen apa dan kapan melakukan transaksi pembelian produk, dan berapa jumlah tagihan yang harus dibayar.

Berkaitan dengan cara kerja dari Point of Sales dalam bisnis ritel, maka dapat diurutkan sebagai berikut:

Membantu dalam mengotomasi proses transaksi yang sedang dilakukan.
Melakukan proses pelacakan terhadap data penjualan.
Menunjukkan pola penjualan secara komprehensif.
Menangkap perbedaan antara arus kas atau harga dari produk.
Memantau dan memonitoring tingkat inventaris suatu barang atau jasa.
Mengumpulkan informasi penjualan harian pelanggan secara terpusat.

Baca juga: Penerapan Sistem Pendukung Keputusan (SPK) dalam Teknologi Informasi

7 Tips Memilih POS yang Tepat untuk Bisnis

Setelah menyimak dan mempelajari beberapa informasi menarik seputar POS, maka pembahasan selanjutnya masuk pada tips untuk mengelola dan memilih jenis POS sesuai kebutuhan bisnis anda.

1. Menentukan Harga dan Fitur yang Sesuai

Tips pertama, ketika memilih sebuah POS maka anda perlu cari tahu terlebih dahulu mengenai kebutuhan dari usaha anda agar tidak terjadi pemborosan biaya. Karena, pada dasarnya Point of Sales membutuhkan dana investasi yang tidak sedikit jumlahnya.

2. Pengelolaan Stok Barang

Kedua, ketika anda mendirikan sebuah usaha seperti kedai restoran yang memiliki banyak bahan baku dan stok menu, maka anda sangat memerlukan fitur inventory. Sehingga, dapat membantu dalam proses pengelolaan jumlah stok bahan dari bisnis anda secara maksimal.

3. Perangkat Pendukung yang Memadai

Ketiga, pastikan juga sistem yang anda beli sesuai atau cocok dengan kebutuhan spesifikasi dari software (perangkat lunak) maupun hardware (perangkat keras) anda.

4. Fitur Laporan Penjualan yang Lengkap

Keempat, salah alasan mengapa banyak pengusaha menggunakan POS adalah terkait fitur laporan penjualan yang dapat dibuat secara efektif dan efisien. Maksudnya adalah anda hanya perlu membuat melalui aplikasi tanpa harus menulis nota penjualan di kertas terlebih dahulu.

5. Perangkat Mudah untuk Digunakan

Kelima, dengan tampilan yang mudah dimengerti, POS digunakan untuk dapat menunjang proses operasional sebaik mungkin dan nantinya dapat dikelola oleh banyak orang, termasuk karyawan atau pegawai baru.

6. Terdapat Support System yang Baik

Keenam, dengan adanya Point of Sales system maka telah menyediakan layanan bantuan setiap waktu saat anda mengalami kesulitan dalam proses pengoperasian.

7. Berbasis Cloud

Terakhir, dengan menggunakan layanan berbasis cloud, maka anda sudah barang tentu dapat mengakses melalui internet dan dapat dilakukan kapanpun dan dimanapun. Yang terpenting disini adalah anda harus terhubung dengan jaringan internet untuk dapat mengakses aplikasi dengan baik.

Kesimpulan

Point of Sales adalah suatu sistem yang dirancang khusus untuk membantu proses transaksi penjualan pelanggan berbasis digital.
Dengan menggunakan sistem POS, maka anda dapat mengembangkan usaha lebih baik lagi, serta terintegrasi dengan berbagai perangkat dan teknologi terbaru.
Untuk mendukung percepatan proses bisnis dan peningkatan kualitas usaha anda, gunakan sistem Point of Sales berbasis cloud yang lebih terjamin dari sisi keamanan data, informasi, serta kebutuhan produksi dan stok barang yang lainnya.

Sekawan Media menawarkan paket layanan jasa pembuatan aplikasi Android dan iOS untuk membantu sistem informasi anda lebih responsif dan dapat diakses di berbagai tampilan perangkat.