Tidak hanya sekedar memproses transaksi, Point of Sales berperan penting dalam operasional sebuah usaha.
Pada artikel kali ini, kita akan membahas lebih dalam berkaitan dengan fungsi, manfaat, contoh, hingga kelebihan dari sistem informasi ini.
Untuk mempermudah dalam pengenalan awal, mari kita simak penjelasan mengenai apa itu Point of Sales terlebih dahulu.
Apa itu Point of Sales?
POS atau Point of Sales adalah sistem yang digunakan dalam berbagai usaha ritel untuk mempermudah proses transaksi jual beli dengan cepat, aman, dan sistematis. Point of Sales sendiri saat ini sudah banyak diaplikasikan pada berbagai jenis usaha, meliputi toko kedai, restoran, barbershop, hingga laundry.
Contoh point of sales diantaranya adalah mesin kasir tradisional, tablet, smartphone, mesin pembayaran kartu (EDC), kios digital, sistem POS berbasis cloud, komputer kasir, hingga perangkat wearable yang mendukung transaksi secara praktis.
Perbedaan Cloud POS dengan Conventional POS
Secara umum, sistem Point of Sales (POS) dapat dibagi menjadi dua kategori: Cloud POS dan Conventional POS. Cloud POS, atau dikenal sebagai POS modern, adalah versi terbaru dari sistem kasir konvensional.
Keunggulan POS modern terletak pada penggunaan teknologi berbasis Android atau iOS, serta dukungan sistem pendukung keputusan yang lebih canggih. Beberapa Cloud POS juga dilengkapi dengan perangkat khusus, seperti terminal yang terhubung secara wireless dengan printer melalui koneksi Bluetooth.
Di sisi lain, Conventional POS adalah sistem lokal yang dioperasikan secara on-premise, terbatas pada perangkat yang terhubung langsung di lokasi tanpa memerlukan server eksternal atau koneksi internet. Mesin kasir konvensional umumnya dilengkapi dengan cash drawer untuk mengelola registrasi penjualan secara fisik.
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, banyak sistem yang beralih ke solusi berbasis internet atau cloud, meninggalkan metode konvensional yang lebih tradisional. Lantas, apa saja perbedaan antara Cloud POS dan Conventional POS secara lebih rinci? Berikut adalah beberapa perbedaan utama antara keduanya:
1. Biaya
Untuk versi tradisional sendiri, biasanya membutuhkan biaya setup dan perawatan yang jauh lebih mahal dengan melibatkan teknisi langsung untuk mengecek mulai dari alat hingga kebutuhan software tersebut.
Apabila kita menggunakan versi cloud, maka biaya yang dikeluarkan untuk proses maintenance dapat ditekan seminimal mungkin. Mengapa demikian? Karena untuk versi terbaru telah menggunakan EPOS (Electronic Point of Sales), dimana untuk pembayarannya sendiri bersifat langganan (subscribe) selama satu tahun pemakaian.
2. Akses Data
Terkait dengan fitur akses data, untuk perangkat konvensional sendiri masih menggunakan bantuan hardisk atau perangkat penyimpanan yang hanya dapat diakses terbatas di suatu tempat saja. Artinya, perangkat tersebut hanya dapat diakses melalui satu alat saja, misalnya pada tempat kerja atau kantor.
Sedangkan, untuk versi yang sudah menggunakan teknologi berbasis internet, maka akses data dapat dilakukan menggunakan aplikasi langsung. Sehingga, proses pemakaian dapat dijalankan secara real-time dan terkontrol secara terpusat melalui aplikasi tersebut. Anda hanya memerlukan hak akses akun dan perangkat berbasis mobile maupun komputer.
3. Risiko Kehilangan Data
Perbedaan yang ketiga, tingkat risiko kehilangan data paling besar dapat terjadi jika anda menggunakan POS versi tradisional. Dikarenakan, anda tidak mempunyai back up data apabila terjadi kesalahan sistem atau gangguan operasional yang dapat terjadi kapan saja. Akibatnya, informasi kemungkinan besar bisa hilang dan tidak ada proses file recovery yang dapat mengatasi permasalahan tersebut.
Risiko kehilangan data juga sangat mungkin terjadi pada versi cloud. Akan tetapi keunggulan dari sistem yang memanfaatkan internet ini adalah penjadwalan back up data dapat diatur sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan bisnis anda.Â
Manfaat dari Adanya Point of Sales
Banyak sekali manfaat yang dapat diperoleh dari penggunaan Point of Sales bagi manajemen transaksi penjualan suatu produk, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Mempermudah Proses Pemesanan
Saat ini, banyak sekali toko atau tempat usaha yang menggunakan tablet atau smartphone sebagai alat bantu untuk proses pemesanan produk. Nah, sistem tersebut masuk ke dalam Point of Sales dengan segala kemudahan dalam setiap fitur dan menu yang ditampilkan.
Hal tersebut berdampak pada mudahnya dalam memilih, membayar, atau menambah pesanan tanpa perlu kita memanggil pramusaji secara langsung. Hanya dengan mengakses aplikasi POS, maka makanan tersebut akan datang sesuai dengan permintaan customer atau pelanggan.
2. Terciptanya Fleksibilitas yang Baik
Dengan hadirnya POS, maka sistem pembayaran tidak hanya berfokus pada satu metode saja. Melainkan dapat dilakukan baik secara tunai, non tunai, maupun menggunakan kartu debit atau kredit.
Dengan kalkulasi atau perhitungan secara otomatis, maka kasir tidak perlu menghitung secara manual terkait uang pengembalian. Sehingga, dapat mempercepat proses pembelian (transaksi) dan terhindar dari antrian yang berkepanjangan.
3. Proses Transaksi Menjadi Lebih Terstruktur
Keuntungan yang terakhir, segala proses transaksi mulai dari tahap pembukuan, penyusunan laporan, dan manajemen inventory atau stok barang dapat terakomodasi dengan baik melalui aplikasi.Â
Jadi, anda hanya perlu mengatur dan mengakses aplikasi melalui perangkat komputer secara online. Selain itu, POS juga dapat mencetak kwitansi atau struk pembelian bagi pelanggan dengan cepat dan akurat.
4. Mempermudah Pengambilan Keputusan
Sistem POS memungkinkan akses real-time ke data penjualan, seperti produk terlaris, stok menipis, dan performa harian. Dengan data otomatis ini, pemilik usaha dapat mengambil keputusan lebih cepat dan tepat seperti restock barang atau penyesuaian strategi penjualan.
5. Mengetahui Ketersediaan Produk Secara Real-Time
Dengan POS, stok produk selalu terpantau secara langsung. Hal ini memudahkan pemilik usaha mengetahui kapan harus melakukan restock, menghindari kesalahan penjualan produk yang stoknya habis, dan menjaga kelancaran operasional serta kepuasan pelanggan.
6. Laporan Keuangan Real-Time
POS menyediakan laporan keuangan secara otomatis setelah setiap transaksi. Informasi ini langsung dapat diakses sehingga pemilik usaha bisa memantau pendapatan, pengeluaran, dan keuntungan secara akurat, memungkinkan pengambilan keputusan finansial yang cepat dan tepat berdasarkan data yang selalu terbaru.
7. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Dengan sistem POS, transaksi menjadi lebih cepat dan pilihan metode pembayaran lebih beragam. Ini mengurangi waktu tunggu pelanggan dan memberikan pengalaman yang lebih nyaman, yang berkontribusi terhadap meningkatnya kepuasan dan loyalitas pelanggan.
8. Pengubahan Data Cepat dan Mudah
Sistem POS memudahkan pengubahan data, seperti harga atau promo, secara cepat dan langsung diterapkan di seluruh sistem. Hal ini memungkinkan operasional tetap berjalan mulus tanpa perlu melakukan perubahan manual di setiap lokasi kasir.
Komponen dalam Point of Sales
Dalam sistem POS, terdapat sejumlah komponen yang saling berhubungan untu memastikan porses transaksi jual beli dan operasional bisanis berjalan dengan efisien. Berikut ini adalah komponen utama dari sistem POS.
1. Perangkat Lunak (Software)
Sebagai fondasi utama, perangkat lunak merupakan elemen yang wajib dimiliki oleh pengguna sistem POS untuk menjalankan sitem secara keseluruhan. Pilihlah perangkat lunak sistem POS yang telah terintegrasi dengan berbagai sistem lain dan memiliki fitur beragam yang dapat meningkatkab efektivitas operasional bisnis.
2. Perangkat Keras (Hardware)
Pengguna sistem POS wajib memiliki perangkat keras yang diperlukan untuk mendukung transaksi dan memastikan kelancaran sistem. Perangkat keras yang dibutuhkan meliputi berikut ini.
- Komputer atau Terminal POS: Perangkat ini digunakan untuk menjalankan perangkat lunak sistem POS serta mengelola proses transaksi.
- Tablet atau iPad: Berfungsi sebagai monitor dalam sistem POS, memberikan fleksibilitas lebih dalam pengoperasian.
- Printer Struk: Mirip dengan kasir kovensional, sistem POS memerlukan printer untuk mebcetak struk pembelian bagi para pelanggan.
- Scanner Barcode: Untuk mempercepat proses input informasi harga dan detail produk, diperlukan perangkat seperti scanner barcode yang da[at secara otomatis memasukkan data produk.
- Mesin EDC (Electronic Data Capture): Perangkat ini digunakan untuk memproses pembayaran yang dilakukan dengan kartu.
- Mesin Kasir: Untuk menyimpan uang tunai dengan aman, membantu mencegah penipuan.
Keunggulan Modern Point of Sales
Dengan pesatnya perkembangan teknologi, sistem POS kini tersedia dalam format digital, menjadikannya sangat relevan di era belanja online saat ini. Sistem digital POS ini akan mempermudah proses transaksi pembayaran serta pengawasan penjualan, jelas akan memeberikan keuntungan yang signifikan bagi perkembangan bisnis Anda.
Berbeda dengab POS offline yang memerlukan mesin kasir, POS berbasis online bisa diakses melalaui aplikasi khusus. Dengan dukungan internet dan peranglat yang memadai, Anda dapat memanfaatkan POS modern. Berikut ini adalah beberapa cara kerjanya.
- Otomatisasi transaksi: Proses transaksi dikelola secara otomatis dan efisien.
- Pelacakan penjualan: Pelacakan beragam jenis penjualan dilakukan secara terpusat.
- Pola penjualan: Menampilkan pola penjualan secara komprehensif dan detail.
- Arus kas & harga: Menyajikan informasi mengenai perbedaan harga serta aliran kas dengan jelas.
- Inventaris: Memantau dan mengelola tingkat inventaris barang atau jasa.
- Informasi harian: Informasi penjualan harian dapat diakses dengan mudah.
- Pengawasan aspek bisnis lainnya: Mengawasi aspek lain seperti inventaris dan keuangan secara efisien.
Rekomendasi Aplikasi Point of Sales
Berikut adalah rekomendasi aplikasi Point of Sales Indonesia yang dapat Anda coba.
1. Sekawan Media
Pada rekomendasi pertama, kami merekomendasikan aplikasi point of sales yang dibuat dan dikelola oleh kami, Sekawan Media. Sebagai salah satu software point of sales terbaik, Aplikasi yang kami buat menyediakan fitur-fitur yang menarik dan pastinya user-friendly.
Fitur-fitur yang terdapat pada aplikasi tersebut adalah manajemen produk dan outlet, pembelian, stok, transaksi, retur, stock opname, dan laporan. Dengan fitur-fitur yang tersedia sudah dipastikan pengguna akan mendapatkan berbagai keuntungan.
Berikut adalah beberapa keuntungan yang akan didapatkan oleh pengguna.
- Aplikasi POS dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain.
- Dapatkan laporan penjualan yang komprehensif untuk mendukung pengambilan keputusan yang lebih akurat dan strategis.
- Semua aktivitas dalam aplikasi tercatat dalam trail audit untuk mencegah penipuan dan kesalahan perhitungan.
- Desain aplikasi yang user-friendly dan dapat diakses melalui berbagai perangkat, termasuk PC, tablet, maupun smartphone.
- Tidak perlu khawatir mengenai biaya tambahan ketika jumlah outlet dan pengguna meningkat.
- Data transaksi dari berbagai lokasi terintegrasi dengan baik, sehingga lebih efisien, terbaru, dan dapat dipantau kapan saja dan di mana saja.
2. Mokapos
Selanjunya adalah aplikasi Mokapos. Aplikasi POS ini cocok untuk membisnis dari pemula hingga yang berpengalaman. Mokapos menawarkan beragam fitur untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
Fitur-fitur dalam aplikasi ini dapat digunakan untuk berbagai operasi perusahaan, mepermudah penyusunan laporan dengan data yang tersedia. Aplikasi ini juga bisa diakses melalui perangkat mobile, menawarkan fleksibelitas lebih dalam penggunaannya.
Selain itu, Mokapos memungkinkan transaksi melalui bank tertentu, dan jalannya transaksi semakin lancar berkat dukungan mesin EDC.
3. Olsera
Aplikasi lain juga dapat Anda pertimbangkan adalah Olsera. Aplikasi ini mendukung perangkat dengan OS Android dan iOS. Olsera banyak digunakan oleh pelaku bisnis ritel baik konvensional maupun online, dengan data transaksi yang disajikan secara akurat dan mendetail.
Salah satu keunggulan Olsera adalah kemampuannya untuk memproses pembayaran secara terpisah meski dilakukan decara bersamaan, sangat membantu dalam situasi gathering di mana setiap orang membayar secara individual.
4. Pawoon
Aplikasi Pawoon menawarkan penggunaan gratis. Aplikasi ini dilengkapi dengan fitur yang komprehensif, sangat berguna untuk pengembangan bisnis Anda.
Pawoon dapat mencatat berbagai transaksi dengan rinci. Selain itu, Anda dapat menerima umpan balik dari konsumen melalui fitur customer relation, yang memungkiinkan Anda berinovasi pada produk.
Dengan demikan, produk yang dikembangkan bisa lebih memenuhi ekspetasi konsumen.
Selain itu Pawoon juga menawarkan kemudahan pengajuan kredit bagi pelaku bisnis yang memerlukan tambahan modal untuk pengembangan usaha. Fasilitas ini disediakan melalui kerjasama Pawoonb dengan pihak bank, memungkinkan Anda untuk mendapatkan modal sesuai kebutuhan.
7 Tips Memilih POS yang Tepat untuk Bisnis
Setelah menyimak dan mempelajari beberapa informasi menarik seputar POS, maka pembahasan selanjutnya masuk pada tips untuk mengelola dan memilih jenis POS sesuai kebutuhan bisnis anda.
1. Menentukan Harga dan Fitur yang Sesuai
Tips pertama, ketika memilih sebuah POS maka anda perlu cari tahu terlebih dahulu mengenai kebutuhan dari usaha anda agar tidak terjadi pemborosan biaya. Karena, pada dasarnya Point of Sales membutuhkan dana investasi yang tidak sedikit jumlahnya.
2. Memastikan Sistem Mempunyai Fitur Pengelolaan Stok Barang
Kedua, ketika anda mendirikan sebuah usaha seperti kedai restoran yang memiliki banyak bahan baku dan stok menu, maka anda sangat memerlukan fitur inventory. Sehingga, dapat membantu dalam proses pengelolaan jumlah stok bahan dari bisnis anda secara maksimal.
3. Mengecek Kecocokan dengan Perangkat Pendukung
Ketiga, pastikan juga sistem yang anda beli sesuai atau cocok dengan kebutuhan spesifikasi dari software (perangkat lunak) maupun hardware (perangkat keras) anda.
4. Memilih POS dengan Fitur Laporan Penjualan yang Lengkap
Keempat, salah alasan mengapa banyak pengusaha menggunakan POS adalah terkait fitur laporan penjualan yang dapat dibuat secara efektif dan efisien. Maksudnya adalah anda hanya perlu membuat melalui aplikasi tanpa harus menulis nota penjualan di kertas terlebih dahulu.
5. Memilih Sistem yang Mudah Digunakan oleh Karyawan
Kelima, dengan tampilan yang mudah dimengerti, POS digunakan untuk dapat menunjang proses operasional sebaik mungkin dan nantinya dapat dikelola oleh banyak orang, termasuk karyawan atau pegawai baru.
6. Memastikan Terdapat Support System yang Siap Membantu
Keenam, dengan adanya Point of Sales system maka telah menyediakan layanan bantuan setiap waktu saat anda mengalami kesulitan dalam proses pengoperasian.
7. Memastikan Memilih POS Berbasis Cloud
Terakhir, dengan menggunakan layanan berbasis cloud, maka anda sudah barang tentu dapat mengakses melalui internet dan dapat dilakukan kapanpun dan dimanapun. Yang terpenting disini adalah anda harus terhubung dengan jaringan internet untuk dapat mengakses aplikasi dengan baik.
Kesimpulan
- Point of Sales adalah suatu sistem yang dirancang khusus untuk membantu proses transaksi penjualan pelanggan berbasis digital.
- Dengan menggunakan sistem POS, maka anda dapat mengembangkan usaha lebih baik lagi, serta terintegrasi dengan berbagai perangkat dan teknologi terbaru.
- Untuk mendukung percepatan proses bisnis dan peningkatan kualitas usaha anda, gunakan sistem Point of Sales berbasis cloud yang lebih terjamin dari sisi keamanan data, informasi, serta kebutuhan produksi dan stok barang yang lainnya.
Sekawan Media menawarkan paket layanan jasa pembuatan aplikasi Android dan iOS untuk membantu sistem informasi anda lebih responsif dan dapat diakses di berbagai tampilan perangkat.
