Di sinilah peran Document Control menjadi sangat penting, terutama di industri teknologi, software development, dan startup yang berorientasi pada data.
Sebuah sistem document control yang baik membantu perusahaan menjaga keamanan informasi, kepatuhan regulasi (compliance), serta efisiensi kerja antar tim. Lebih dari sekadar administrasi, document control merupakan tulang punggung pengelolaan informasi organisasi.
Apa Itu Document Control?
Pengertian Document Control
Document control adalah proses pengelolaan dokumen secara sistematis untuk memastikan bahwa setiap dokumen yang digunakan oleh organisasi merupakan versi terbaru, akurat, dan sesuai standar yang berlaku.
Dalam konteks teknologi informasi dan software development, document control berfungsi sebagai sistem pengendalian dokumen digital — mulai dari penyimpanan, distribusi, hingga pengarsipan otomatis.
Dengan implementasi document control, perusahaan dapat memastikan bahwa seluruh stakeholder memiliki akses terhadap dokumen yang benar, mencegah kesalahan operasional, serta mempercepat proses pengambilan keputusan.
Tujuan dan Manfaat Document Control
Beberapa tujuan utama penerapan document control meliputi:
- Menjamin integritas dan keaslian dokumen.
- Menghindari duplikasi dan penggunaan versi dokumen yang salah.
- Mempermudah proses audit internal maupun eksternal.
- Memastikan kepatuhan terhadap standar mutu seperti ISO 9001 atau ISO 27001.
- Meningkatkan efisiensi kolaborasi antar divisi dengan sistem terpusat.
Bagi perusahaan digital, sistem ini juga mendukung keamanan data melalui hak akses terkontrol dan enkripsi dokumen.
Tugas dan Tanggung Jawab Document Control
Tugas Utama
Seorang Document Controller memiliki tanggung jawab penting dalam memastikan seluruh dokumen perusahaan terkelola dengan rapi dan aman. Berikut beberapa tugas utamanya:
- Menyusun dan mengelola sistem penyimpanan dokumen perusahaan.
- Melakukan version control terhadap setiap revisi dokumen.
- Mengatur distribusi dokumen kepada pihak yang berwenang.
- Menyusun format atau template dokumen sesuai standar internal.
- Menyediakan dokumen yang relevan saat audit atau inspeksi proyek.
- Menjaga kerahasiaan dokumen internal maupun eksternal.
Dalam perusahaan teknologi atau software house, document control juga berhubungan erat dengan proyek pengembangan aplikasi, di mana setiap dokumen teknis, SOP, dan kontrak klien harus terdokumentasi dengan baik.
Contoh Aktivitas Harian Document Controller
- Mengarsipkan dokumen hasil meeting atau change request dari tim IT.
- Memastikan semua dokumen pengujian (testing) dan deployment tersimpan dalam repositori yang tepat.
- Melakukan validasi dokumen versi terbaru sebelum diunggah ke sistem cloud.
- Berkoordinasi dengan Project Manager atau Quality Assurance untuk memastikan kelengkapan file proyek.
Skill yang Dibutuhkan Document Controller
Untuk menjalankan tugas secara efektif, seorang document controller harus memiliki kombinasi keterampilan teknis dan administratif, antara lain:
- Keterampilan organisasi & administrasi untuk mengelola volume dokumen yang besar.
- Pemahaman standar manajemen mutu seperti ISO 9001, ISO 27001, atau sistem compliance lain.
- Kemampuan menggunakan software document management system (DMS) seperti SharePoint, M-Files, atau sistem kustom perusahaan.
- Soft skill seperti ketelitian, komunikasi antar departemen, dan kemampuan bekerja dengan tenggat waktu ketat.
Bagi perusahaan yang sudah mengadopsi sistem digital, penguasaan teknologi cloud dan workflow automation menjadi nilai tambah yang signifikan.
Sekawan Media juga menawarkan solusi pembuatan document management system untuk membantu tingkatkan produktivitas bisnis Anda.
Gaji Document Control di Indonesia
Kisaran gaji seorang document controller di Indonesia cukup bervariasi tergantung sektor industri, pengalaman kerja, dan skala perusahaan. Berikut gambaran umumnya:
| Level | Posisi | Kisaran Gaji (per bulan) |
|---|---|---|
| Entry-Level | Document Controller | Rp4.000.000 – Rp6.000.000 |
| Mid-Level | Document Control Officer / Specialist | Rp6.000.000 – Rp10.000.000 |
| Senior | Document Control Manager / Project Lead | Rp10.000.000 – Rp15.000.000+ |
Beberapa faktor yang memengaruhi besaran gaji antara lain:
- Kompleksitas proyek dan tanggung jawab.
- Sertifikasi profesional (misal ISO Management System).
- Penguasaan tools digital seperti cloud DMS atau ERP.
- Lokasi perusahaan dan sektor industri (konstruksi, IT, manufaktur, oil & gas, dsb).
Jenis Pekerjaan Terkait Document Control
Beberapa posisi yang masih berhubungan erat dengan fungsi document control antara lain:
- Document Control Specialist – mengembangkan kebijakan dan prosedur pengelolaan dokumen.
- Quality Assurance (QA) Officer – memastikan kesesuaian dokumen dengan standar mutu.
- Project Administrator – mengelola dokumen administratif dalam proyek pengembangan software.
- System Administrator (DMS) – menangani aspek teknis sistem penyimpanan dan user access.
Dalam lingkungan startup, posisi document control bisa bergabung dalam tim Operations atau Project Management Office (PMO) untuk mendukung efisiensi workflow.
Pentingnya Document Control di Era Digital
1. Transformasi Digital dan Cloud Storage
Dengan meningkatnya tren remote working dan kolaborasi lintas lokasi, penggunaan cloud-based document control system menjadi solusi utama bagi banyak perusahaan.
Sistem ini memungkinkan tim untuk mengakses dokumen dari mana saja, melakukan update real-time, dan menjaga keamanan data melalui otentikasi multi-level.
2. Integrasi dengan Workflow Otomatis
Document control modern kini tidak lagi berdiri sendiri.
Banyak sistem yang sudah terintegrasi dengan project management tools seperti Asana, Trello, atau Jira untuk mempercepat alur persetujuan (approval process) dan dokumentasi otomatis.
Beberapa manfaat utama dari integrasi ini meliputi:
- Waktu persetujuan dokumen lebih cepat.
- Transparansi perubahan dokumen (audit trail).
- Pengurangan human error melalui sistem otomatisasi.
Rekomendasi Software Document Control Terbaik
Untuk perusahaan yang ingin menerapkan document control secara digital, berikut beberapa pilihan sistem populer:
- Microsoft SharePoint – Cocok untuk organisasi besar dengan kebutuhan kolaborasi kompleks.
- M-Files – Memiliki kemampuan pencarian dokumen berbasis metadata.
- Google Workspace (Drive, Docs, Sheets) – Praktis untuk bisnis kecil hingga menengah.
- Sekawan Media Document Control System – Solusi berbasis web dengan kemampuan kustomisasi tinggi, keamanan terjamin, dan mudah diintegrasikan dengan sistem perusahaan lain.
Sistem document control yang baik sebaiknya mendukung automasi, multi-user access, dan integrasi API agar dapat beradaptasi dengan kebutuhan organisasi modern.
Tantangan dalam Implementasi Document Control
Meskipun memberikan banyak manfaat, implementasi document control juga menghadapi sejumlah tantangan, antara lain:
- Resistensi pengguna terhadap perubahan sistem manual ke digital.
- Kurangnya standarisasi internal antar departemen.
- Risiko keamanan data jika sistem tidak dikelola dengan benar.
- Kurangnya training untuk tim operasional dalam menggunakan sistem baru.
Untuk mengatasinya, perusahaan perlu mengadopsi pendekatan bertahap, memberikan pelatihan intensif, dan memilih platform yang user-friendly namun tetap memenuhi standar keamanan tinggi.
Implementasi Document Control System Bersama Sekawan Media
Document control bukan hanya tentang pengarsipan dokumen, tetapi juga bagian penting dari strategi transformasi digital perusahaan.
Dengan sistem yang terintegrasi dan aman, bisnis dapat menjaga efisiensi, meningkatkan kolaborasi tim, serta memastikan kepatuhan terhadap standar industri.
Sekawan Media hadir sebagai mitra teknologi yang membantu perusahaan mengelola dokumen secara profesional melalui Document Control Software yang dikembangkan sesuai kebutuhan bisnis Anda.
Solusi ini memungkinkan organisasi untuk menyimpan, mengelola, dan melacak seluruh dokumen dengan aman dan transparan.
Coba demo gratis dan temukan bagaimana sistem Document Control Sekawan Media dapat membantu meningkatkan efisiensi perusahaan Anda.
