Dalam sistem bisnis modern, pengelolaan dokumen bukan lagi sekadar kegiatan administratif. Peran penting dari seorang Document Control Staff dibutuhkan dalam kegiatan tersebut.
Profesi ini menjadi tulang punggung bagi perusahaan dalam memastikan dokumen tersusun rapi, mudah ditelusuri, dan sesuai dengan standar yang berlaku.
Bagi Anda yang tertarik berkarier di bidang administrasi teknis atau sistem informasi perusahaan, memahami apa itu Document Control Staff dan bagaimana prospek kariernya adalah langkah awal yang penting.
Apa Itu Document Control Staff
Document Control Staff adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk mengatur, memeriksa, menyimpan, dan mendistribusikan dokumen internal maupun eksternal di dalam sebuah perusahaan atau proyek.
Tujuan utamanya adalah memastikan setiap dokumen baik digital maupun fisik memiliki versi terbaru, valid, dan dapat diakses oleh pihak yang berwenang.
Dalam dunia industri, posisi ini juga dikenal sebagai Document Controller. Mereka menjadi penghubung utama antara divisi manajemen, teknik, dan administrasi agar tidak terjadi kesalahan versi atau kehilangan data.
Baca Juga Sistem Informasi Manajemen: Arti, Fungsi, Tahapan, & Contoh
Tugas Document Control Staff
Dalam menjalankan fungsinya, seorang Document Control Staff memiliki serangkaian tugas harian yang harus dilakukan secara teliti dan terstruktur. Berikut tanggung jawab utamanya yang bersifat operasional:
1. Mengelola Dokumen Masuk dan Keluar
Document Control Staff memastikan seluruh dokumen yang diterima, baik internal maupun eksternal, terdaftar secara sistematis di sistem manajemen dokumen. Mereka menandai setiap dokumen dengan kode unik agar mudah dilacak dan diidentifikasi. Proses ini penting untuk menjamin setiap file dapat ditemukan kapan pun dibutuhkan tanpa risiko kehilangan.
2. Memberi Nomor dan Versi Dokumen
Setiap revisi dokumen harus memiliki kode versi baru untuk menghindari kekeliruan penggunaan data lama. Document Controller mengontrol seluruh perubahan agar sesuai dengan standar dan kebutuhan proyek. Melalui sistem ini, tim lain dapat mengakses versi terbaru secara real-time tanpa tumpang tindih.
3. Mendistribusikan Dokumen ke Divisi Terkait
Petugas document control bertanggung jawab mengirimkan dokumen ke pihak atau divisi yang berhak menerima, baik melalui platform digital maupun manual. Proses distribusi dilakukan menggunakan sistem Document Management System (DMS) agar setiap pengguna menerima versi terbaru. Langkah ini menjaga sinkronisasi antarbagian dan mengurangi potensi miskomunikasi antar tim.
4. Mengarsipkan dan Menyimpan Dokumen
Semua dokumen, baik hasil produksi internal maupun eksternal, disimpan dalam arsip terorganisir menggunakan sistem digital dan fisik. Document Control Staff menata dokumen berdasarkan kategori, tanggal, atau proyek untuk mempermudah pencarian ulang. Pengarsipan ini menjadi dasar audit serta penelusuran tanggung jawab pekerjaan di kemudian hari.
5. Menarik Dokumen yang Kadaluarsa
Ketika dokumen sudah direvisi atau tidak berlaku lagi, Document Control Staff menarik versi lama dari sirkulasi untuk mencegah kesalahan penggunaan. Mereka juga menyimpan arsip versi sebelumnya dalam folder terpisah untuk tujuan referensi dan audit. Sistem ini menjamin hanya informasi terbaru yang digunakan oleh tim operasional.
6. Menjaga Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen
Document Controller membatasi akses dokumen berdasarkan hak pengguna agar data penting tidak tersebar ke pihak yang tidak berwenang. Mereka menerapkan sistem otorisasi dan enkripsi untuk melindungi dokumen sensitif. Dengan demikian, keamanan data perusahaan tetap terjaga sesuai standar keamanan informasi.
7. Menyiapkan Dokumen untuk Audit
Setiap audit internal maupun eksternal membutuhkan dokumen yang valid, lengkap, dan terstruktur. Document Control Staff memeriksa seluruh file, memastikan tanda tangan, stempel, serta versi dokumen sudah sesuai ketentuan. Persiapan ini membantu perusahaan lolos audit dengan efisien dan tanpa hambatan.
Tanggung Jawab Document Control Staff
Selain tugas operasional, seorang Document Control Staff juga memiliki tanggung jawab yang bersifat strategis dan hasil akhir.
- Menjamin seluruh dokumen valid, terdistribusi, dan diperbarui sesuai jadwal.
- Menegakkan standar Quality Management System (QMS) di lingkungan perusahaan.
- Menyusun kebijakan pengendalian dokumen sesuai SOP perusahaan.
- Menjaga keamanan, kerahasiaan, dan keterlacakan dokumen digital.
- Mengembangkan sistem arsip yang mudah diakses dan efisien.
Dengan tanggung jawab ini, Document Control Staff berperan besar dalam menjaga kepatuhan perusahaan terhadap regulasi dan audit mutu.
Kualifikasi Document Control Staff
Setiap perusahaan memiliki standar berbeda, tetapi umumnya posisi ini membutuhkan kombinasi antara kemampuan administratif, teknis, dan komunikasi.
1. Latar Belakang Pendidikan
Biasanya, perusahaan mencari kandidat dengan latar belakang berikut:
- D3/S1 Administrasi, Teknik Industri, Manajemen, atau Sistem Informasi.
- Memahami dasar-dasar manajemen dokumen dan sistem arsip.
- Familiar dengan prinsip ISO 9001 dan manajemen mutu.
- Memiliki kemampuan membaca dan memahami dokumen teknis (terutama di bidang manufaktur dan konstruksi).
- Mengerti dasar audit internal dan proses pengendalian mutu.
- Mampu menggunakan perangkat lunak administrasi dan pelaporan.
Untuk industri yang lebih teknis seperti manufaktur, konstruksi, atau energi, lulusan teknik juga memiliki peluang besar.
2. Pengalaman Kerja dan Sertifikasi
Meski banyak perusahaan menerima fresh graduate, pengalaman magang di bidang administrasi proyek atau document control menjadi nilai tambah. Sertifikasi seperti:
- Document Control Foundation (Consepsys)
- ISO Document Management Training
- Quality Document Control & Compliance Certification
- Pelatihan Internal Audit ISO 9001:2015
bisa meningkatkan kredibilitas dan peluang karier, terutama bagi yang ingin naik ke posisi supervisor atau lead controller.
Bagi mahasiswa yang ingin terjun ke bidang ini, disarankan untuk mempelajari dasar manajemen arsip, prinsip ISO 9001, serta penggunaan perangkat lunak document control sejak dini.
Baca Juga Akuntansi Manajemen: Pengertian, Tujuan, Fungsi, & Contohnya
Skill yang Dibutuhkan Document Control Staff
Selain kualifikasi akademik, skill adalah faktor utama yang membedakan seorang Document Control Staff yang baik dengan yang luar biasa.
Kemampuan Teknis
- Menguasai Document Management System (DMS) seperti SharePoint, Aconex, SAP, atau sistem internal perusahaan.
- Paham prinsip version control, metadata tagging, dan document traceability.
- Mampu membuat laporan dan analisis status dokumen proyek.
- Familiar dengan integrasi dokumen ke sistem ERP.
- Memahami struktur file server dan backup dokumen berbasis cloud.
- Mengetahui standar dokumentasi seperti ISO 9001, ISO 27001, atau ASME.
Soft Skill yang Diperlukan
- Ketelitian dan konsistensi tinggi dalam bekerja.
- Manajemen waktu dan prioritas kerja yang baik.
- Komunikasi efektif antar divisi.
- Kemampuan berpikir logis dan analitis dalam mengelola data.
- Mampu bekerja di bawah tekanan deadline proyek.
Dalam era digital, kemampuan menggunakan software document control berbasis cloud menjadi nilai tambah utama. Perusahaan kini mengandalkan solusi otomatis seperti Document Control Software Sekawan Media untuk mengintegrasikan dokumen antar divisi.
Gaji Document Control Staff di Indonesia
Berdasarkan data dari JobStreet dan Prosple Indonesia, kisaran gaji profesi ini bervariasi tergantung pengalaman, lokasi, dan skala industri.
| Level Jabatan | Kisaran Gaji per Bulan | Keterangan |
|---|---|---|
| Entry Level (0–2 tahun) | Rp5.500.000 – Rp7.000.000 | Fresh graduate atau staf junior |
| Mid-Level (3–5 tahun) | Rp8.000.000 – Rp10.000.000 | Sudah menguasai DMS dan SOP internal |
| Senior/Lead Document Controller | Rp11.000.000 – Rp13.000.000+ | Bertanggung jawab atas tim dan audit |
| Manager Document Control | Rp15.000.000 – Rp20.000.000 | Posisi strategis di proyek besar (EPC/Oil & Gas) |
Kisaran tersebut bisa berbeda antar wilayah. Misalnya, Jakarta dan Batam biasanya menawarkan gaji lebih tinggi dibandingkan Surabaya atau Semarang karena kompleksitas proyek yang ditangani.
Jenjang Karier dalam Profesi Document Control
Profesi ini memiliki jalur karier yang cukup jelas dan menjanjikan. Peningkatan jenjang dilakukan berdasarkan pengalaman, kemampuan teknis, dan pemahaman terhadap sistem manajemen dokumen perusahaan.
1. Entry-Level Document Controller
Posisi awal bagi lulusan baru. Fokus pada pengarsipan dan input data dokumen di bawah pengawasan supervisor.
2. Document Controller
Setelah berpengalaman, Anda akan mengelola seluruh siklus hidup dokumen: dari pembuatan, revisi, hingga distribusi ke berbagai departemen.
3. Senior Document Controller
Pada tahap ini, Anda mulai memimpin tim kecil dan bertanggung jawab atas prosedur pengendalian dokumen dalam proyek besar.
4. Supervisor atau Manager Document Control
Mengatur tim document control di berbagai proyek, memastikan SOP dan kebijakan dokumen berjalan efektif di seluruh organisasi.
5. Spesialis atau Konsultan Dokumen
Beberapa profesional beralih menjadi konsultan independen yang memberikan layanan audit atau perbaikan sistem dokumentasi bagi perusahaan lain.
6. Jabatan Strategis
Dengan pengalaman dan keahlian teknologi, karier dapat berkembang ke posisi Chief Information Officer (CIO) atau Chief Data Officer (CDO) yang memegang tanggung jawab strategis atas manajemen data perusahaan.
Perbedaan Document Control dan Admin Dokumentasi
Banyak orang mengira keduanya sama, padahal secara fungsi dan tanggung jawab ada perbedaan mendasar.
| Aspek | Document Control | Admin Dokumentasi |
|---|---|---|
| Fokus Kerja | Mengendalikan versi dokumen & memastikan kesesuaian dengan standar ISO | Menyusun laporan dan menyimpan arsip administratif |
| Konteks Pekerjaan | Umumnya di proyek besar, manufaktur, atau konstruksi | Dapat di berbagai bidang kerja |
| Tools yang Digunakan | DMS, SharePoint, Aconex, SAP | Spreadsheet, dokumen manual |
| Orientasi | Teknis dan formal | Umum dan administratif |
| Output Utama | Dokumen valid, terstandar, dan siap audit | Arsip tersusun dan laporan administratif |
Perbedaan ini menegaskan bahwa Document Control Staff adalah posisi yang lebih teknis dan terintegrasi dengan sistem mutu perusahaan.
Kesimpulan
Secara singkat, Document Control Staff adalah profesi yang berperan penting dalam menjaga keteraturan dokumen dan efisiensi sistem informasi perusahaan.
Pekerjaan ini menuntut ketelitian tinggi, pemahaman terhadap sistem manajemen dokumen, serta kemampuan komunikasi lintas divisi.
Dengan potensi gaji yang kompetitif dan jenjang karier yang jelas, posisi ini cocok bagi mereka yang ingin berkarier di dunia administrasi teknis atau sistem informasi.
Di tengah transformasi digital, profesi ini semakin dibutuhkan karena perusahaan berlomba mengimplementasikan sistem dokumentasi berbasis cloud.
Ingin sistem dokumentasi yang lebih efisien dan terintegrasi? Gunakan Document Control Software Sekawan Media, solusi profesional untuk otomasi, keamanan, dan efisiensi pengelolaan dokumen bisnis Anda.
FAQ Document Control Staff
Apa itu Document Control Staff?
Document Control Staff adalah petugas yang mengelola, memeriksa, dan memastikan dokumen perusahaan terarsip rapi serta sesuai standar mutu.
Berapa gaji Document Control Staff di Indonesia?
Kisaran gaji berkisar antara Rp5,5 juta hingga Rp13 juta per bulan, tergantung tingkat pengalaman dan industri.
Document Control Staff lulusan apa?
Umumnya berasal dari jurusan Administrasi, Teknik Industri, Manajemen, atau Sistem Informasi.
Apa perbedaan Document Control dan Admin Dokumentasi?
Document Control bersifat teknis dan fokus pada pengendalian versi dokumen sesuai standar ISO, sedangkan Admin Dokumentasi lebih bersifat administratif umum.
